文/刘雷（昌乐县文化市场综合执法大队）

在各个单位中，文书档案管理工作负责对企业各部门重要的文件进行管理，其不仅关系到部门的日常管理，还深刻影响着部门的长远发展。因此，企事业单位必须不断对文档文件相关工作进行加强与完善，通过创新工作理念与工作场所等方式，使所有文书管理工作与各部门达成良好的沟通与协调，对各项工作的顺利开展提供帮助与依据，使公司管理更加科学合理。新时期下，档案管理工作要想适应时代发展需求，需要对档案管理工作效率进行创新与改革，并以实际工作情况为依据，合理选择适应自身发展的工作制度和方法，为文书工作的有序开展提供保障，进一步提升单位的工作效率[1]。

一、文书工作对档案管理工作的影响

（一）文书文件的规范性间接决定了档案管理工作的效率

文书工作中对文件的整理主要包括编目、编号、排列、分类与装订等，文件的整理工作具有一定的规则与规范。一般来说，文书文件的规范性决定了文件材料的质量，进而对档案归档效率造成影响，规范的文件管理工作能够避免出现返工的现象，档案管理效率必然得到提升。

（二）文件收集的齐全性对档案完整程度造成影响

当前企事业单位的文书处理工作一般都使用统一的公文系统，导致单位工作人员过于注重公文系统内的线上流传文件，部分系统以外的账外流传文件受到了忽视；或者过于注重电子版文件，而忽视了因特殊原因产生的外来纸质文件。由于归档人员对公文系统过于重视等人为因素，很容易造成有价值的文件流失。文件收集与整理是文书工作中重要的基础与前提，文件收集齐全才能保证档案的完整性与多样性[2]。

（三）文件制成的标准性决定档案的持久性

文件书写所用的材料与规格决定了文件的制成工作成效。具体来说，为保证文件的使用耐久性，书写材料应选择碳素墨水，确保书写内容清晰可辨识。为保证文书制成的标准性，在选择用纸规格方面，应尽量避免用纸规模参差不齐，字迹模糊、纸质老化的纸张一概不使用，以保证档案文件寿命。通过对文件制成标准性进行严格控制，对纸张的历史面貌、材料内容、自身特色等进行有效保护，确保档案文件能够长期保管与使用。

（四）文件归档的价值决定档案的利用效益

根据国家相关规定，相关部门要做好归档文件的筛选，在大量的文件资料中应该选择凭证价值与利用价值较高的重要文件资料。鉴于此，相关文件在归档之前应该首先对其价值进行鉴定，深入分析该文件可能给企业带来的效益，如果归档管理过于宽泛，那么不仅会对管理成本造成影响，还会增加档案利用人员的时间成本压力，由于检索需要浪费大量的时间，一定程度上会对查准率造成影响。

二、文书管理和档案管理工作的联系

文书管理与档案管理是密不可分的两个环节，在整个管理流程中，这两项工作是相互衔接的。只有加强二者工作衔接过程的规范性，实现文书工作与档案管理工作的有机集合，才能保证文书管理与档案管理工作的有序开展。首先，文书管理与档案管理工作在工作对象和工作任务方面具有很大差别，其中，文书管理的工作任务是对文件的保管、整理、督办、分办、手法等工作流程进行管理，而档案管理主要是对文件进行利用、保管、鉴定与编目等。站在这个层面上，文书管理工作是档案管理工作的前提，而档案管理是文书工作的延伸与最终的归宿。其次，文书管理与档案管理项目互相促进，联系密切。没有齐全的文件，就没有完整的档案，文书文件的质量直接决定了档案的质量，只有处理好文书工作，才能为档案管理工作提供基础与条件[3]。反之，档案管理提高了对归档文件的要求，也能够促进文书工作更加系统化、规范化。通过对档案管理中组卷合理性进行严格规范，对管理期限进行界定，形成对文书工作的全面检查，对文书工作来说是一种优化。

三、文书工作对档案管理工作的重要性

档案管理工作是一项政策性工作，并且文书管理工作具有较强的保密性与专业性，在今天市场经济迅猛发展的背景下，相关文书档案管理人员应该充分意识到文书工作的重要性。文书工作在单位各部门工作中起到良好的指导作用，可为各项工作的顺利进行提供保障，关系到企业的长久发展。因此，对于文书管理工作过人员而言，应该对档案管理重要性形成深刻的认识与理解，积极面对档案工作中存在的问题并及时采取合理的解决措施，切实提升档案管理整体水平。对于企事业单位来说，文书档案同时兼具历史凭证于参考的作用，面对社会发展的新局势，文书档案管理迎来了全新的机遇与挑战，相关人员应该不断对管理方法和手段进行创新，加强档案管理的现代化水平，加强文书岗位工作人员素质的培养，对于提升档案管理效率具有深远意义。

四、文书档案管理工作中存在的问题

（一）档案收集与整理不符合规范

一方面，档案材料的收集不规范，相关的文书人员在处理文件、用纸和版记方面的操作不规范。没有按照国家颁布相关公文中的规定进行操作，具体来说，文书档案收集不规范主要包括以下几个方面：文件用印不合理、格式不恰当，缺少时间、编号、著名与标题等因素、主题用词不准确或缺少主题、书写用纸不规范、公文纸张装订或规格不符合要求等。

另一方面，归档文件的整理不符合规范，导致档案材料不完整。我国档案管理行业标准中明确规定档案归档各项操作流程，但是实际操作中，文书人员并没有按照要求进行，在整理归档材料时，存在较多不规范操作，例如，归档材料字迹没有使用纸质较好的复印纸，而是使用传真纸，字迹很容易就会消失；注重档案正文的收集，而忽视了说明文件与其他附件；只收集纸质材料，没有考虑到其他材料等。上述问题对档案管理工作的顺利进行造成了一定阻碍，严重影响了档案文件的质量与最终使用效果。

（二）文书管理效率低，缺乏各部门的协作与配合

现实生活中，很多企事业单位对文书文件管理工作不够重视，在文档的管理过程中，仍然沿用传统的设备和方法，导致文书管理工作与现代社会脱节，难以适应时代发展要求。通常情况下，由于缺少计算机设备，很多单位资金短缺比较严重，一定程度上影响了文书管理的工作效率。例如，很多文书管理的关键环节不能有效识别，管理概念无法及时更新，在大量无效工作上浪费时间，管理工作效率显著下降[4]。

除此之外，文书文件广泛贯穿于单位各个部门与科室，在各部门的积极协作与配合下，归档工作才能有序开展。但是现实生活中，各部门工作人员配合程度往往不高，很多人员觉得自己留档比较方便，没必要将部门文件交付给统一的部门管理。由于各部门工作人员的不配合，文书管理人员的工作积极性受到了较大影响，很多重要文件没有及时归档管理，长此以往，文书管理流失大量重要文件，管理效率偏低。

（三）文书管理人员素质水平较低

在大多数管理者心中，认为文书管理工作比较简单，几乎每个人都可以胜任。然而，文书管理工作并不像想象的那么简单，不仅需要一定的员工技能，也需要较高的专业技能水平。单位行政岗位与文书管理岗位的工作人员往往年龄较大，管理方法比较落后，很难吸引年轻的新时代人才，工作效率普遍较低；大多数文书岗位员工甚至不懂得使用信息技术，文书档案管理工作很难有效开展。

五、文书管理工作的强化对策

（一）加强文书工作与档案工作的规范衔接

文书文件的管理是档案管理的基础，文件质量的好坏决定了档案质量的高低，如果没有高水平高质量的文件材料作为基础，很难提高档案质量。因而，要想保证档案管理工作成效，首先要做好文书文件的规范化管理，具体来说，在实际工作过程中，处理文书文件时，应该本着为档案管理做好基础与铺垫的心态，加强文书工作与档案工作的一体化发展。为了更好地推动各项工作开展，文书管理人员应该加强对文件材料质量的把控，统一规范文字的格式标准与纸张的大小标准等。同时，文件材料的起草、批阅、修改等操作不允许使用铅笔、红墨水、圆珠笔等。为保证及时准确地处理文件，应该及时做好收发文件的记录与登记，文件一旦缺失，可确保及时找出原因[5]。需要注意的是，要做好外出开会记录、领导讲话记录等账外材料的收集与处理工作，以进一步保证档案的完整性。

（二）加强各部门的合作，强化文书收集工作效率

作为文书管理工作人员，应该充分了解业务部门正在进行工作的开展情况，并对即将运行的新工作进行一定掌握，工作中要时常深入到各个部门中，确保及时获得业务信息。同时，文书工作人员还要主动思考档案工作的核心，结合实际工作开展情况，对文书资料进行收集与整理，进一步加强档案部门与各部门的配合与协作，确保档案收集过程顺畅。另外，收集资料过程中要理清重点资料与普通资料的区别，将收集重点放在能体现单位现状、历史与发展方向的资料上

（三）做好档案宣传管理工作，形成资源利用意识

在档案管理工作中，文书管理是一项重要的基础工作，档案管理部门要坚持把文书管理作为一项长期的工作。无论是档案管理制度与规章制度，还是管理体系与领导机制，都需在制度和组织的层面上，形成一套系统完善的管理方式方法，以保证档案管理工作能够有序开展。很多大型企业事业单位，都是由各个基层的小部门组成的，档案部门的各项文件资料也是在这些部门中收集得到的，文书档案管理人员在工作中应该充分发挥好各部门之间沟通交流的桥梁与纽带作用，为文件收集工作提供便利。此外，文书人员要及时向单位管理者汇报工作情况，通过多种方式将相关法律法规进行传达，让单位领导认识到文书工作的重要性，并给予一定的支持。在此基础上，为适应信息化建设要求，文书管理工作应利用好高新技术，不断对档案管理工作进行改革、创新，以时代发展新趋势为依据，大胆利用各种技术手段，全面创新档案管理方法。

新时代背景下，信息化建设的步伐不断加快，作为文书档案管理工作人员，应充分利用好各种现代化技术设备与手段，努力提升自身的理论知识水平与档案管理技能水平，确保档案管理工作能够满足现代化社会发展要求。总的来说，文书管理工作具有至关重要的作用与影响，能够对单位各项社会活动产生参考价值，文书管理工作人员应该充分认识到文书工作的重要性，不断提升自身素质，进而推动单位各项事业有序开展。

（四）加强文书人员技术水平

新的发展时期带来了新的发展体制，也对员工素质提出了较高的要求。各单位在文书管理人员的招聘工作中，应根据具体需要，筛选出专业技能较强、文献素养较高的专业人员。与此同时，单位要定期开展文书管理人员的培训教育活动，加强文书人员对自身工作的认识，切实提升人员队伍的综合素质。还可以在内部建立考核激励制度，充分调动员工工作积极性，鼓励员工进行创新。为进一步提升文书人员队伍的技术水平，单位还要在文书人员待遇与权利方面给予充足竞争空间，加强职业危机等的系统教育，鼓励员工进行学习，为文书档案管理工作的可持续发展提供保障。

（五）强化技术创新

在文书档案工作的强化过程中，离不开正确的文书档案管理理念，文书工作应加强技术方面的创新，以现代化技术作为支撑，加强计算机网络等技术的应用，解决管理过程中的问题与困难。文件管理网络是档案信息化建设的主要构成部分之一，首先，单位必须加强人员对技术创新的正确认识，克服传统的管理思想理念，确保科学研究者对文书管理形成正确的认识，增强人员的是使命感与责任感，在钻研过程中加强新技术与新方法的使用，确保满足时代发展新需求；其次，管理者应该将电子文书档案纳入统一的网络系统，将文书管理的技术创新视为信息化建设的一部分。将各类检索、分类、收集的文件进行合理利用，形成部门资源在线流通的信息流与资金流，其不仅决定了档案管理技术能否取得进步，而且关系到单位信息化建设能否成功。

六、结语

综上所述，新局势下，各单位文书管理在档案管理中发挥着越来越重要的作用，管理人员应该积极克服落后的管理方式与理念，不断对自身行为进行创新改善，加强工作方式的标准化与规范化管理，积极与各部门进行配合与协调，进一步加快现代化建设进程。通过对文书管理工作进行完善创新，推动档案事业发展。