郭丽婷

（山东省北镇中学，山东 滨州 256600）

引言

随着社会主义市场经济的发展和我国初级教育事业的不断发展，中学档案管理工作也进入了一个新的历史阶段。档案管理工作能反映学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用，分析利用学校档案能更好地帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好中学档案管理，对教育教学教研活动有着不可替代的作用。

对中学档案工作来说，采用良好的管理方式，不仅能够使考核更有据可依，促使学校档案管理工作发挥自身优势，协助教务工作开展，还能够将在对整体档案目标的分解、落实、检查与监督中，明确档案部门工作职责，提高档案管理人员综合素养，使其具有服务意识，确保各项工作的有效推进。在新的时期下，新时代的发展对中学档案工作提出了更高的要求，在当前信息时代背景下完善中学的档案管理工作对于中学党政管理、教学管理、科学发展、维护学校安全稳定、维护广大师生和档案社会利用者的合法权益起到了至关重要的作用，此外，良好的档案管理工作可以有效地提高学校的教学与管理的效率，推动学校档案管理工作与学校的协同发展。

一、新时期中学档案管理工作概述

（一）中学档案管理工作的新特点现代中学档案管理工作的新特点包括以下两个方面：首先，档案资料的形式发生巨大变化，以往的中学档案多为纸质，而现今的档案除了纸质之外还有电子档案的存在，这使档案管理工作的复杂性增强；其次，档案管理的目的有所创新，以往的档案管理工作主要作为学校发展的见证，而现在的档案管理工作还起到彰显学校风采，为学校进行社会宣传、为在校师生和离校校友提供帮助的作用。

（二）完善中学档案管理工作的必要性

中学档案管理工作进行的好坏，是衡量一个学校是否重视自身发展，是否能够在发展中不断总结经验的指标，混乱的档案管理证明了学校在发展中并不重视经验的总结，而完善的档案管理制度和高效的档案管理工作不仅能够为学校发展提供借鉴，还能够使社会对学校有更加充分和明确的认识，因此，完善中学档案管理工作日是十分必要的。

二、推进中学档案管理的工作的重要作用

学校档案是广大教师经过长期的教育教学工作、学校管理、及其它各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料。不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、勤、技、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部体制改革,优化教师队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的只能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理和教研工作必不可少的资料。因为它不仅对局部单位的工作和生产有意义对整个社会有意义,并且具有当前现实意义,更具有长远的历史意义。所以它在工作中的重要性不容忽视。从细节上来说，推进中学档案管理工作实施的重要作用可以分为以下几个方面的内容

（一）有助于优化工作流程

传统的中学档案工作，更侧重进行“八防”，主要需做好纸质档案信息的收集、分类与归档，对档案资料的开发利用意识不足。外加档案工作受关注度有限，造成工作开展存在一定的滞后性与不完整性，工作职能被弱化。而应用目标管理方式，将档案工作与教务、党政、采购、工会等部门工作结合，有助于优化工作流程，提升档案管理的及时性、有效性，促进智能档案工作系统建设，从而体现档案管理工作价值，达到预期工作目的。

（二）有助于引入创新型人才

中学档案管理工作所涉及的资料文档内容多，工作繁杂，需要工作人员掌握专业技能，具有扎实的理论基础。很多中学的档案管理人员多为其他工作人员兼任或返聘退休教师，这便会造因工作理念陈旧，档案管理方式单一，阻碍智能设备、信息化软件的应用。而应用目标管理方式，需要引入专业化的档案管理人员，构建一支创新型、综合素养较高的档案工作人员团队，这在一定程度上能够促进对实施内容的监督，做好绩效考核，促进档案科研、管理、编整与数字化平台建设工作如期推进。

（三）有利于更好地积累中学教育史料

档案学家曾经说过：档案是未掺过水的史料。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，真实地记录了学校的发展轨迹，是学校重要的信息资源。通过学校档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况，更好地总结学校自身形象和建设的得失成败。目前的中学档案管理工作恰恰忽视了这一宏大的叙事积累作用，将档案工作脱离历史的、时代的背景，孤立、简单甚至粗暴地加以对待。这是对教育、对历史极不负责任的态度，亟待改变。

（四）更好地服务学校和社会

档案的核心使命是公共服务。档案记录着学生老师的成长轨迹，保存着教育教学的经验成果，是学校师生学习借鉴和教学科研所不可或缺的重要知识资源。国外许多中学的档案馆是对公众开放的，强调在社会参与和社会互动中实现其服务功能和社会效益。就当下中学档案工作而言，管理者的素质不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得档案的作用难以充分发挥，从而严重制约了学校档案工作的发展。

三、推动中学档案管理实施的有效策略

（一）革新工作理念，组织工作会议

中学阶段是青少年身心发展、获取知识、开阔视野的关键阶段。学校要想促进教育教学工作提质增效，应关注档案管理工作的模式创新。学校要想做好档案的管理工作，首先需要革新工作理念，召开工作会议，展开辩证分析，为档案管理工作的实施奠定夯实基础；其次需要加强对工作人员的考评，依据档案管理工作的总体目标对各部门工作设置考核目标，从而结合不同岗位的工作内容差异，进行逐层的量化、分解，实现对档案人员的及时考评与综合监督，增强其职业意识、使命感，使其对自身工作内容应取得怎样的效果及到达何种程度了如指掌，从而更好地理解档案目标管理模式，适应新的工作方式与节奏，形成服务意识。

（二）促进工作协调，引入优质管理方法

鉴于学校的档案管理工作具有系统性、繁杂性的特点，因此学校在进行档案管理工作时应引入良好的管理模式，并加强工作协调，特别是对于一些交叉、重复的工作内容，应依据组织架构进行职能划分，从而促进工作梳理，实现部门间的有效配合；对于一些需要及时跟进监管的工作，除应做好档案资料的整理外，还应留存工作痕迹。例如：学校在对原有教学场地进行整修的过程中，需要档案部门与采购、审核工作部门之间的配合，需要相关工作人员依据预算方案、工作流程，对招投标、合同、工作执行等一系列工作过程的资料进行如实、有效整理，并提交给档案部门，做好备份。在进行工作考核时，应从两方面检查其是否完成了工作目标：一方面是检查预结算工作的推进情况，施工进度与质量是否符合预期；另一方面是检查档案工作是否高效、及时[2]。

（三）提高工作重视，促进工作配合

档案工作推进中，还应提高全体教职人员的重视，使其认识到档案管理的必要性，端正态度，积极配合，明确重难点工作，把握档案工作的关键节点，展开档案工作考评，从而促进档案工作科学落实，对其完成情况加以指标化考核，促进各个岗位之间的沟通与配合。对于未能完成目标的，应说明问题，依据工作管理机制，进行追责，在此基础上，学校还应当提高档案工作部门的管理与服务能力，促进基础档案工作实施，助力智能档案数据系统建设，可以应用当前先进的技术手段，如云计算、大数据、AI 等技术。此外，应形成具有自身管理特色的档案工作手册，实现即时归档，保证档案资料库建设的实效性、可靠性与安全性。对于数字平台，还应关注运维工作，以免档案资料被不法分子、黑客等攻击，或进行档案信息内容的盗取、篡改[3]。

（四）加大投入力度，运用信息技术

随着我国信息化技术的不断发展，传统校园档案管理方式已经不再适用，因此，促进信息化档案平台建设，还需校领导加大工作重视。只有提高投入力度，积极应对新时代所带来的工作挑战，补齐短板，才能达到理想的管控效果、保质保量地完成工作任务。为此，在阶段性管理工作完成过程中，应调整档案管理方式，结合管理目标，促进工作人员发挥自身的积极性与创造力，及时更新档案信息库，做好对阶段形性数据价值的挖掘，展开工作反思。并且，需不断加强对信息技术的应用，节约人力成本，提升档案工作实效性，实现精细化管理，取得理想的工作效果，达成整体工作目标[4]。

（五）引入高新人才，达到管理目标

为实现档案管理目标，应组建高素质的档案人才队伍，只有拓展人才招聘渠道，关注对自有人员的专业技能考核，才能为目标管理模式的开展打下坚实的基础。其次，结合每一位员工子任务分解情况，逐步落实工作，让档案工作获得各部门的配合与支持，提升相应工作人员的服务意识。例如：可结合校园安全管理的不足，进行对历史档案资料的查询与数据导出，总结问题原因，促进综合治理，体现档案工作优势[5]。

四、推动学校档案工作服务于学校科学发展

（一）以学校档案为历史借鉴，促进学校管理。学校是生产档案的主体，又是档案发挥效用的主要场所。学校档案真实地记述和反映了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。学校要发展，管理是重点。学校自身建设和价值观的形成离不开作为其载体的学校档案。

（二）以档案为载体，促进教育教学管理。实践证明，学校档案促进了学校教育教学的发展。首先，学校档案是以一定的符号系统和一定的载体形式记录了学校教育教学活动以及对未来发展的启示，汇集了学校现有的一切知识成果，是学校发展过程的记录，学校档案作为学校进行教育教学管理的重要凭借，在一个学校内部和多个学校之间的教学管理和建设交流中起着媒介的作用。因此，学校档案可以说是促进了学校教育的教学发展。

（三）以档案管理体现学校管理自身价值。学校档案建设就是一种学校自身形象和价值观建设。开发和利用学校档案信息，是学校提升自身形象和价值观体现的一个平台。档案管理工作只有得到上级领导和全社会的重视与支持，才能有其自身生存和发展的条件，才能扩大学校档案工作在学校自身形象和价值观建设工作中的活动舞台，才能越来越成为学校不可缺少的重要部门。

五、结语

作为一所具有丰富办学经验的中学，需加强对档案工作的重视，积极引入有效的管理模式。只有结合整体教育教学推进目标，设定档案工作开展的任务，进行逐级量化分解，为工作落实推出相应的保障措施，密切档案部门与行政、教研等之间的协作，才能对工作开展情况加以全过程、动态化跟进与评估，实现高效监管，明确工作职责，在共同努力、携手并进下高效完成年度工作任务，从而使本校档案管理工作进入标准化、智能化发展新阶段。