浅谈医院外籍专家文秘工作

2021-11-27叶立芳

魅力中国 2021年46期

叶立芳

（1.上海市质子重离子医院放射物理科，上海 201321；2.上海市放射肿瘤学重点实验室（20dz2261000），上海 200000；3.上海质子重离子放射治疗工程技术研究中心，上海 200000）

一、医院外籍专家文秘的基本要求

（一）积极学习、提高媒介素养

秘书工作是一个施展综合才能的舞台，秘书的工作离不开各种媒介，合理的利用媒介，使用媒介收集信息，参与媒介互动，上传下达，辅助决策，解决沟通壁垒等，因此秘书具备较高的媒介素养就尤为重要。秘书作为一个特殊的工作群体，其工作的展开离不开对信息的收集加工，在新媒体时代，更加需要熟练掌握各种媒介的应用，因此，媒介素养是秘书这一职业必须具备的。秘书具备的媒介素养可以概括为媒介知识、媒介观念、媒介应用。

作为一个特殊的工作群体，秘书在新媒体时代更需要提升自己的媒介素养，丰富自己的专业能力。因此，在新媒体时代，应该采取一些积极的措施来不断提升秘书的媒介素养。

（二）做好个人自主学习

医院文秘岗位要求具备丰富的多学科知识和扎实的专业核心技能，各方面能力综合运用能力能够运用自如，文秘要保持终生学习的好习惯，面对新事物要积极进取、勇于探索，做好个人自主学习。

1.加强文秘基础知识学习

文秘基础知识内容多、涉及范围广，要想都充分掌握想必很难，学习是一辈子的事情，要想提高自身文秘基本素质，就必须加强学习。要自主学习，勤于积累，做到厚积薄发，通过课外书本、网络、自媒体等多种途径，广泛获取新知识，扩充自己的知识储备，勤于思考，不能人云亦云，总结出自己学习的一套方法和技巧。

2.提高专业综合能力

知识学得再多，也要充分运用才能如鱼得水。每一次的实习和与外籍专家交流，都是文秘专业能力综合运用的一次重要机遇，医院文秘专业学生要把握好每一次交流学习的机会，把所学的多种技能和知识在岗位上充分发挥。不仅如此，在学习和工作中也要善于拿多种方法解决问题，注重知识的综合运用。

（三）具备良好的职业道德

职业道德是医院文秘人员完成工作的第一要条件，也是作为一名医护人员的专业素养。整体而言，医院文秘人员良好的职业道德体现在忠于职守，就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助服务对象做好各项工作；要责任心强，细致严谨是对医院文秘人员的一项基本标准要求，表现为要在岗位工作中具有强烈的事业心和责任感，在职责范围内敢于担当负责；要秉持公器，医院文秘工作依托于服务对象的职权和能力，要自觉做到不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。同时，医院文秘工作人员，无论何时都要将病人放在第一位，切实做到甘于奉献。对患者健康和生命权利的敬畏，关爱患者的生命价值，尊重患者的人格和尊严，维护患者的自主性。

二、如何做好医院外籍专家文秘工作

（一）提升服务意识

医院外籍专家文秘最基本的工作就是为外籍专家提供服务，坚持效率和全过程原则。全过程原则是向全面、准确、详细地传达外籍专家的意图和需求，详细地传达给交流的对方，也要真实地向上级报告，为今后医院的各项决策打下良好的基础。效率性原则是在秘书工作过程中确保工作质量同时，确保工作效率，有效进行医院的各项工作。

医院的秘书工作人员要完善自己所在部门的服务。外籍专家文秘作为医院领导、员工以及医院内部各部门之间的重要纽带，在整个医院和医院办公室中发挥积极作用。调动工作的主观能动性，创造性地开展工作，有耐心地回答外籍专家所需要知道的问题，提高医院员工对秘书工作的满意度。

（二）提升文秘工作者的写作功底和语言表达能力

称职的秘书，必须具有远等能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其他能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是看家的本领，是文秘人才的核心技能之一，在西方发达国家优秀的秘书被称为第一流的文字处理能手。

外籍专家文秘文字表达力具体表现在以下几个方面：首先，发挥文字综合能力、帮助外籍专家编制谈话文件，编制工作计划，整理各种文件是秘书主要工作。材料要写实、认真，不可乱杂、不可有非逻辑性。另外，还需要具备票据借据、讲演稿、解说词、日常应用文、法律文件、合同等写作能力，这可以保证医院发生紧急情况时的应对能力。

（三）提升文秘工作者的随机应变能力

文秘工作人员是领导频繁接触的工作人员，在接触上司的过程中会发生各种事情。因此医院文秘需要灵活多变的能力。面对不同的交流对象就要用不同的方式进行解答，医院的工作和所需接触的对象是极其复杂的。因此，要让医院文秘能够更好地处理和出现问题。现代医院的秘书工作是医院发展过程中的需要，运用新的事业，利用新的工作岗位，使新的事业得以更好的发展。积极应对现代医院领导的工作需求，适应新时代医院发展需求，提高自身的服务意识、文字处理能力和执行能力，以随机应变能力、高效率和高标准完善自己的秘书工作，保证现代医院工作顺利有序。

（四）医院强化文秘工作的统一管理

1.要强化文秘工作人员的质量意识，树立质量第一的观念，明确文秘工作岗位质量责任

并结合医院工作实际情况，修订完善公文管理各项制度，使文秘从业人员自觉遵守公文处理基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求，加快推进办公自动化系统科学化、规范化进程。

2.建立有效的公文流转程序

严格按照规范程序办理公文、严格执行公文行文规则、严格审核签发制度、严格控制文件“份数”，禁止滥发文件和发无效无用的文件。并对公文审核签发手续、附件、格式进行复核，严格按照标准规范公文用纸纸型、幅而尺寸、排布规则、装订要求，合理确定发文范围。

三、提高医院外籍专家文秘人员业务素质的探讨

外籍专家文秘人员是推动现代医院管理体系中不可或缺的工作人员，也是有效发挥外籍医疗专家积极作用中一个不可缺少的重要岗位。现代社会的文秘人员对待工作必须要有上进心，做事一定要心思缜密，与其他兄弟部门的相处一定要谦逊，从小事中提升自身素质修养。因此，作为一名外籍专家文秘人员，不仅要注重办事效率，也要注意提升自己的素质要求，要不断加强自身修养，认清自己所处的位置，做好服务工作，促进医院日常各项工作的顺利开展。在提高医院外籍专家文秘工作人员业务素质方法上，可归纳为以下几个方面：

（一）学会彼此包容、互相尊重

客观来说，随着经济一体化和互联网的飞速发展，加强了不同文化间商务人员的文化敏感意识及相互对不同文化的容忍与理解，但是仍有很多人低估了文化影响对跨文化交际的重要性。外籍专家文秘人员应该清楚地认识到，文化的差异并不能成为评价一种文化好坏的衡量标准。而作为一个在跨文化沟通中起一定引导作用的角色，涉外秘书工作人员应该掌握的是如何在跨文化交际中尊重他国文化差异，并且避免触犯他国文化禁忌，学会良好的沟通交流。作为外籍专家文秘人员，在和外籍工作人员的交流沟通中，不管是办事方式还是接待方式，都应该认真学习对方国家的文化。只有互相理解，相互学习，克服民族中心论，提高自己的文化敏感度，才能让文化差异不会变成跨文化交际的一道障碍。

（二）提高沟通能力掌握沟通技巧

语言是文化的载体，也是反映文化的一面镜子，任何一种民族在经过历史的沉淀和积累中，都形成了本民族独一无二的语言特色，不同国家与民族拥有不同的语言特色。语言也是信息的载体，它承载了一个国家的文化特征，是人与人之间思维和交际的重要工具。作为外籍专家文秘人员，必须具备高素质的语言素质。现如今，英语是当今世界上使用最广泛且无可争议的“国际通用语言”，所以涉外秘书工作者，要掌握较高的英语语言运用技能，避免在涉外交际中出现中式英语，阻碍跨文化交际的进行。而语言交流中的两条重要原则是合作原则和礼貌原则，礼貌是人类文明的标志，也是一个人的良好品质。外籍专家文秘人员应该注重礼貌原则，尤其是汉英语言表达方式的不同。

（三）加强医院外籍专家文秘人员政治素养建设

要注重强化人应该具备的基本素质——政治素质，没有高尚的道德涵养，能力再强也无法赢得同事的尊敬和信赖。要想当医院的外国专家秘书，首先要拥有良好的政治素养和政治视野，外事无小事，要保持风险意识。。二是要有爱心，奉献精神、求真务实的精神，忠于义务，服从医院和部门领导的章程，有坚定的政治思想立场接受新事物，敢于接受新事物。创新思想，不断提高自己的思想理论水平。三是必须要经得住时间的诱惑和检验。不要以名利为目的，不要傲慢、自高自大，也不要把秘书工作出现错误归结为经验不足或者其他原因。不能依靠领导和影响力，违法乱纪，或者利用职务之便处理个人问题。正确定位秘书工作岗位，明确秘书工作义务和责任。

（四）加强医院外籍专家文秘工作人员的基本训练

提高医院外国专家专业秘书处理公文综合能力。要成为医院合格的外籍专业秘书，书面基础要扎实。最有效的办法是参与实战，在实战中积累经验，稳扎稳打地练习基础技术。医院秘书人员能力提高还有参加部门内工作计划制作、撰写报告等途径，可以提高文件和新闻稿撰写的能力，并能熟练掌握和使用。虽然这些样式通常是固定格式的，但也应该注意其粗糙程度可能导致的遗漏错误。同时能完全理解并熟练使用办公自动化技术、办公软件、现代装备等。现代是一个信息技术和科技飞速发展的时代，只有与社会共同发展，才能适应时代的要求，做合格的医院外专秘书工作。