提高办公室人员办文办会办事能力的认识

2021-11-27李利

魅力中国 2021年46期

李利

（国家能源集团陕西神延煤炭有限责任公司，陕西榆林 719000）

引言：办公室是单位与外界沟通的窗口，肩负着重要的责任，其不但代表着单位的形象，也起到了服务全体的作用。办公室人员作为办公室的核心，其工作能力直接影响着单位的发展，只有提升办公室人员的水平，才能够提升整体的思想水平与素质，以确保办公室工作顺利开展。

一、办公室人员应具备的能力

（一）语言表达能力

办公室人员的基本能力，影响着整个单位的工作效率，关系着各项工作能否顺利进行。办公室作为单位的基础部门，工作人员经常与单位外的人接触，如接打电话、上传下达、汇报反馈等，都需要语言交流。因此，就需要工作人员具有良好的语言表达能力，不仅要求办公室人员口齿清晰，还要求其具有说话的艺术，使其在交谈的过程中的语速和语调都非常职业化，使谈话的内容更具有信服力。

（二）扎实的写作功底

因为办公室工作人员经常需要写各种文件与发言稿，例如，领导讲话所需要的稿件，或者各种工作的总结报告。所以办公室人员要具有一定的写作功底，并且要求文笔较好。除此之外，办公室人员还需要具有提炼素材的能力，比如：在为领导编写发言稿时，就需要从大量的信息中，提取出重要的信息，凝结而成领导的发言稿。

（三）熟练使用计算机

随着信息技术的快速发展，无纸化办公已经成为时代的主流。因此，办公室工作人员必须具有熟练使用计算机的能力，才能促进单位的发展。例如，word、Excel 等办公软件，办公室人员要做到灵活运用，是其必须掌握的技能之一，熟练使用此类软件可以大幅度地提高工作人员的工作效率，使其更好的开展日后工作。

（四）自身创新能力

科技的发展日新月异，办公室人员不但要学习日常的业务，还需要提升创新能力。创新能力是新时代背景下办公室人员必须具备的能力之一。因为创新的核心是思维能力，所以办公室人员要在日常的工作学习中，发现并创造新的事物，通过思考和探索，在实际中实现创新。

二、提高办公室人员办文办会办事能力的途径

（一）提高办公室人员的自身能力

1.提高学习能力

办公室人员学习能力的提升，是新时代发展的必备要求。首先，要做到加强政治理论的学习。在工作中，办公室的工作人员专注各项事务性的工作，关于政治理论学习投入的时间和精力相对较少，进而导致其学习能力下降[1]。因此，要结合我国国情和时代的特征，大力推进理论创新，强化办公室人员的政治理论学习，将其思想统一到党的基本路线上，为其树立良好的人生观和价值观。其次，要加强学习科技知识，只有不断学习科技知识，才能够提高科技素养，以提升超前思维与决策能力。随着事物的不断变化，也能够充分掌握其中的规律，敏锐发现其中的发展趋势，以超强的理论思维和战略思维跟进发展的新形势。最后，要加强本职业务学习，因为办公室工作要求是需要加强信息和调研工作，必须要保证公文和稿件的层次清楚、文字通顺、表达准确，尤其是要符合公文的规范。办公室的日常工作就是信息工作，是领导掌握政务动态，了解民意的主要途径，也是处理突发事件和紧急情况的基础。因此，要确保信息的通畅和准确，才能够保障领导作出正确决策。办公室人员要做好自身的本职工作，为领导提供决策服务，将调研工作当成主要任务，在调查研究的基础上，提出相应的意见和实施方案，才能为领导提供最真实的决策依据。

2.提升业务能力

业务能力，通常体现在岗位分管业务的规章制度熟悉程度和日常工作中处理相关事项的效率和妥当程度。提高业务能力，需具有一定的文化专业基础。可以通过定期学习各项规章制度和文件，并与优秀的员工进行深入交流，探讨技巧，结合自身的工作经验，就可有效提高相关能力。部门领导要让所有部门员工了解到业务能力是办公室人员发展的基础，要让具有潜力的骨干人员坚信基础牢固程度直接影响着自身发展的高度，通过树立此信念，使办公室所有工作人员都将提升业务能力作为首要任务。

3.为人处事能力

为人处事能力指的是办公室人员与各阶层人员的沟通能力、协调配合的组织能力和处理人情世故的能力，是实际工作过程中非常重要的一项能力，尤其是对办公室人员影响巨大。想要提升为人处事能力，就要做到维系好同事交情、要懂得接人待物的礼数、互相关心帮扶、信守承诺等。为人处世能力较优秀的员工，可以积累到大量的人脉，以提升个人甚至部门的工作效率。

4.提高执行能力

执行能力指的是，在做一项任务时，提前计划目标和措施，并在实践落实环节起到的重要作用。办公室人员在实际工作过程中，提高主动性和执行能力是尤其重要的。例如，政工师办公室工作人员，不但要提升工作能力，还要注重专业技能和相关知识的培养，办公室工作者要认真学习公文处理相关知识，在日常工作中，要做好公文流转发放工作，精心筹备相关会议等活动，确定好每个人的分工，使每个人都落实到相应任务，从而保证工作有序完成，要做到每位办公室人员都能够认真地做好自己的分内工作。同时，也要具备良好的心理素质，因为办公室人员在日常工作中会与领导或上级经常接触，难免会发生差错。在面对领导的批评和指示时，保证良好的心态，切勿低沉自卑，才能积极改进相关问题。要明确个人分工，部门领导要做好监督工作，才能保证实践环节的准确和高效。

（二）提升办公室人员的工作水平

1.养成大局观

办公室人员的基本素养就是服务于大局，其也是上级考核评定的标准，因此，任何机构的办公室人员都要具备此项能力[2]。拥有服务大局的能力，就可以在办公或处理事情时考虑得更加周全，使之缜密地去完成工作的每一个步骤，从而提升工作效率。培养办公室人员的大局观，通常从多部门的协同工作和提高责任心入手。多参与多部门的联合工作，可以使员工充分了解到自身岗位在整个单位运行中，所发挥的作用，产生哪些影响，有利于员工站在全面角度思考自身价值，从而提高工作质量。而责任心的培养，可以让办公室人员了解到工作质量将直接影响后续的发展。同时，也要培养员工思想道德素质，做到适当的表扬，从而提升员工的荣誉感，使其更加积极地承担岗位工作。

2.疑难问题的处理

处理疑难问题的妥善程度，是检验办公室人员个人和部门综合实力的重要指标。想要提升此项水平，就需要思路开阔创新、拥有较强的业务能力，并能够做到高效完成相应工作，具有可以将负面影响降到最低的能力。按部就班的工作是普通员工，可以妥善处理疑难问题的人员，要适当给予奖励，以激发其积极性。

（三）提高团队合作配合能力

办公室工作与其他工作的区别就是，办公室是一个相互制约的、相互合作的部门，在日常工作中要向其他部门汇总和上报各类复杂问题，为办公室人员的工作增添了一定的难度。因此，办公室工作人员之间要建立良好的团队合作关系是十分重要的。注重团队的合作意识，才能有效化解阻碍，不但能够促进同事之间的交流学习，也能够在合作的过程中达到双赢的目的。办公室人员在工作时，要对手头的工作和各个环节的工作任务进行分析，结合实际，对所涉及的部门及单位进行条块分割，之后进行合理搭配，进而进一步促进工作落实。积极做好协调工作，要实现互帮互助、取长补短共同学习。在合作的过程中，处理好与合作伙伴的关系，同时，加强个人工作能力，以增强工作效率。

（四）提高创新局面的能力

由于办公室工作是比较单一枯燥的，所以创新局面是增加办公室人员活力的主要措施。创新能力是办公室人员需要具备的基本素质之一。随着社会发展的新兴形式，办公室人员也面临了新的挑战和环境，因此，提高创新意识，是十分重要的。办公室工作人员，要将创新当成一种工作追求，坚持与时俱进，在实际工作中，发挥创新思路[3]。要根据党和政府的基本方针为创新路线，结合实际情况，提出针对性的创新意见，保持良好心态去开展创新工作，在实践中提升自我，积累规律。办公室是各个部门的枢纽，保证了机关的正常运转，在企业和单位中发挥着重要作用。不但要调节各项日常工作，还要妥善处理各方面的关系，避免各种差错的发生。相关领导要多加关心办公室人员的生活情况，为其提供良好的工作环境。并要鼓励大家互相学习，互相提出意见并改进，鼓励办公室人员创造新思路，发掘办公室的优势，督促检查，以发挥出办公室人员的最大实力，实施奖惩制度，以促进其工作热情。

三、办公室人员提升办文办会办事能力的措施

（一）加强单位文化建设

单位领导要重视办公室人员能力的提升，要积极创造考察、培训等机会，提高其工作能力与思想水平。可以通过素质提升活动，通过考试等形式，增加办公室人员的压力，进而转化为工作及学习的动力，最后实现提高自身能力的目的。

（二）全心全意投入工作

办公室人员要建立良好的思想品德，将工作看成自己的事情，完全投入进去，并非敷衍了事。办公室人员在与领导接触的过程中，不要违反规章制度，不要阿谀奉承，尽自己的最大努力去完成工作，以增加领导的信任。在工作过程中，针对自己分内的工作，要按时保质保量的完成，避免由于个人原因导致出现中断、延期的情况。要充满激情去开展工作，避免将个人情绪带到工作当中，防止影响工作效率。在遇到挫折时，要坚持埋头苦干，坚信机会是留给有准备的人，只有扎实肯干，才会真正成功。在实际工作中，要将单位的健康发展作为自己的目标。

（三）虚心请教加强能力

在日常工作中，办公室工作人员遇到难以解决的问题时，要虚心向前辈请教，通过学习他人长处，来弥补自身不足，在学习中掌握相关技能。学习的对象可以是单位前辈，也可以是具有优点和优秀业绩的同辈或后辈，努力学习，改正自身的缺点与不足。办公室工作人员也要培养自身的责任意识，在工作中要做到严格要求自己，保持精益求精的工作态度，全身心投入到工作当中，同时也要在闲暇时间充实自己，丰富自己的专业知识。可以自行购买相关资料进行学习，或参加相应的培训提升自己的能力。只有掌握足够的知识，才可以实现创新。运用所学到的知识，打破常规的思维方式，要有创新精神，勇于探索，开拓创新，才可以使枯燥的工作变得活跃有趣，不但可以提高工作效率，也能够为单位创造价值。