高国光

（哈尔滨哈投投资股份有限公司热电厂工程管理部，黑龙江 哈尔滨 150030）

大数据时代环境下，人们的生产生活模式发生了较大的改变，大数据对企业档案管理工作也带来了较大的影响。企业档案中包含了许多有价值的信息，通过对这些信息进行深度挖掘，能够更好的满足企业发展需求。借助大数据技术进行企业档案管理，有利于深度挖掘各种有价值的信息，使其更好的满足企业发展需要。因此无论是企业还是档案管理人员，都需要在实际工作中加强对档案管理工作的重视，并从观念、管理模式、服务方式等方面加大创新力度，与时俱进，全面提高档案管理工作的整体水平，使档案在企业发展过程中发挥出重要的效能。

一、大数据技术对企业档案管理工作的影响分析

大数据作为海量数据的集合，具有数据规模大、类型多、低价值密度和高流转速度等特点，通过应用大数据技术，实现了数据从资源向资产的转变。在当前大数据时代背景下，各行各业发生了较大的变化。对于企业档案管理工作而言，通过应用大数据技术，可以有效的提高档案管理工作的效率和质量，提高档案服务水平，并能够为企业发展提供科学、可靠的信息支持。大数据在企业档案管理工作的应用，对企业档案管理工作的影响较大，大致可以归纳为以下几个方面：

（一）数据信息资源价值的挖掘

一直以来企业档案管理工作都存在重藏轻用的问题，企业档案往往只作为一种凭证及对企业重大事件记录的资料，档案的价值得不到重视。基于大数据背景下，企业对数据信息资源的价值越来越重视，并从企业发展过程中产生的大量的结构化和非结构化数据中深入挖掘与企业发展相关联的信息，将信息资源向资产方向转化，从而推动企业的创新发展。在这种情况下，企业档案管理工作的内容和模式也发生了较大的变化，企业档案的价值能够被深入挖掘，从而将档案信息的重要作用有效的发挥出来。

（二）各种数据信息的非结构化特征

大数据环境下，企业数据信息内容更为繁杂，包含大量的结构化数据、非结构化数据和半结构化数据，数据信息处理难度增加。这也对企业档案中非结构数据的处理工作提出了更高的要求。在企业档案管理工作中，通过应用大数据技术有效处理非结构化信息数据，实现非结构化数据的有效整合和输出，为企业对非结构化数据的查询和利用提供更多的便利。

（三）用户对档案服务质量提出了更高的要求

大数据环境下，数据表现形式和处理模式发生着较大的变化，数据信息量过于庞大，这也为海量数据中寻找到所需要的数据信息增加了难度，这也成为制约档案服务质量的重要因素。对于档案管理工作，其对技术性和专业性具有较高的要求，特别是在大数据环境下，各种数据信息的融入，这也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。再加之公众对信息的共享程度越来越高，企业档案管理工作需要处理好保密档案和档案公开利用之间的关系，从而保证用户能够随时获取到所需要的档案信息。

二、大数据背景下档案管理工作面临的问题

（一）档案管理意识有待加强

在当前大数据时代环境下，信息开放程度加大，档案作为重要的信息资源，这也对档案的开放程度提出了更高的要求。但一些档案档案管理人员自身档案管理意识缺乏，对档案管理工作的重要性认识不到位，再加之档案管理工作监督力度不足，这也导致企业档案管理工作相对混乱。而且企业档案管理工作无法带来直接的效益，这也导致企业管理者对档案管理工作重视不足，各项工作落实不一位，并没有基于企业长远发展视角加大对档案工作的投入。基于多种因素共同作用下，企业档案管理机构职能被削弱，工作人员专业素质不高，档案管理制度形同虚设，企业档案的重要作用和价值无法充分发挥出来，这必然会对企业的健康发展带来较大的影响。

（二）档案管理手段落后

当前部分企业档案管理手段落后，管理工作效率低下。而且在传统档案管理模式下，档案信息收集、整理和检索工作难度较大，档案利用和档案信息获取过程中档案管理人员查找困难。一些企业虽然也进行了档案信息化建设，但信息化程度较低，信息化的优势没有发挥出来，这对于档案管理工作效率和质量的提升带来较大的影响，而且无法对企业档案信息进行有效利用，档案信息的重要价值无法发牢固出来。

（三）企业档案信息安全问题急需解决

信息技术在各行各业中的应用，为各行业的发展带来了诸多的便利，但同时也带来了信息安全隐患。在企业档案管理工作中引入信息技术，档案信息收集、整理、存储等各环节的工作效率大幅度提升，但同时各环节的安全隐患也有所增加，档案信息安全受到较大的威胁，因此在档案管理工作中，档案信息安全问题急需解决。

三、大数据背景下企业档案管理工作优化路径

（一）转变档案管理工作理念

企业实际运营发展过程中会产生大量的数据信息，这些数据信息是企业重要的财富，直接关系到企业的健康发展。但长期以来企业档案管理工作相对落后，这也使档案信息的重要无法发挥出来。在当前大数据时代背景下，档案信息储存的稳定性、动态性和便捷性具有较强的优势，这对企业档案管理工作效率和质量提高，企业档案服务性能的提升都具有极为重要的意义。因此对于企业档案管理工作而言，需要加快转变管理理念，重视先进技术手段的应用，并推动档案管理思路的优化和创新，全面提高档案管理工作效率，实现档案信息的高效利用，确保档案信息资源价值的充分发挥。

（二）借助云计算技术构建企业档案管理系统

当前企业档案管理工作中需要对庞大数据信息进地处理，基于这种情况下，需要积极应用云计算技术构建企业档案管理系统。在企业档案管理系统基本架构构建过程中，要求具有充足的存储容量、强大的分析能力和较快的响应速度。通过应用云计算技术，可以实现资源的自动化配置和管理，降低互联网技术管理工作的难度，进一步提高资源的利用率。而且云计算技术具有资源共享、快速交付及按需服务等特点，通过应用云计算技术，可以降低海量数据信息对企业信息管理工作的压力。基于云计算的信息存储和挖掘也能够促进企业档案管理工作的有序开展，特别是以云计算为基础的企业档案管理系统，具有强化的存储、分析和反应等能力，有利于实现对档案管理工作成本的有效控制，更好的发挥出档案信息的重要效能。

（三）利用人工智能开展信息采集

档案信息采集是档案管理工作中较为关键的一个环节，直接关系到档案的价值。在当前大数据背景下，将大数据技术引入到档案管理工作中，可以实现对大量数据信息的高效处理。在企业档案信息采集过程中，通过将现代信息技术与人工智能技术进行结合应用，实现对数据信息的合理筛选，并整合档案信息资源，针对有效的数据信息进行整理和保存。再加之运用移动通信技术，人们可以随时获取自己所需要的档案信息。这无论是对于数据信息采集效率还是档案信息的及时更新都具有极为重要的意义。

（四）整合业务流程

大数据在企业档案信息收集、存储和利用过程中发挥着重要作用，这也进一步为企业档案业务流程的整合起到了积极的促进作用。由于在传统档案管理工作中具有较强的独立性，与企业其他业务之间缺乏紧密的联结，这也使企业档案管理工作具有较强的被动性，影响了企业档案管理工作成果的输出。在当前新形势下，企业为了构建大数据存储和数据挖掘系统，则需要整合存量档案信息，并加强档案工作与企业其他业务的有交对接，促进档案管理信息系统与企业其他业务信息系统的衔接，拓展企业档案信息的来源，进一步丰富企业档案的结构和类型，确保企业档案管理工作能够与大数据时代发展要求相符。

（五）基于需求和价值建立企业档案数据库

数据库作为企业档案信息的管理、开发和服务的重要手段，通过建立完善的企业档案数据库，这也是大数据环境下企业档案管理工作转型升级的重要举措。而且为了响应国家档案资源存量数字化和增量电子化的目标要求，当前企业档案管理工作中，需要将档案数据库建设作为档案信息化的重要工作内容，加愉快推进档案信息的互联共享。通过开发企业档案数据库，针对特定专题内容进行档案信息采集、分析、筛选和加工，并挖掘具有特定利用价值的各类档案数据，从而为档案利用者提供更具针对性、实用性的档案信息服务。

（六）深度挖掘企业档案资源的价值

对于企业而言，其通过对档案资源进行管理，主要是使档案资源能够为企业生产经营管理服务，为企业的健康发展提供可靠的信息支持。在当前大数据背景下，数据资源的价值被重新定义，而且大数据也为数据信息的挖掘和分析提供了技术支撑。企业一直以来档案资源开发利用主要是针对结构化数据进行二次开发，企业档案中的非结构化数据得到合理利用，无法将其价值有效的发挥出来。通过应用大数据技术，企业在档案资源开发和利用过程中，能够从海量、繁杂及非结构数据中提取有应用价值的信息，并通过应用专业技术和手段对企业档案资源价值进行深入挖掘，以此来助推企业档案管理和服务工作的转型升级。

（七）重视大数据背景下企业档案的安全

大数据环境下企业档案管理工作发生了较大的变化，大数据为企业档案工作带来了新的机遇和挑战，但基于网络的开放性特点，企业档案信息也面临着严峻的安全问题。由于企业档案中包含着企业经营和发展过程中一些具有极高价值的信息，一旦这些信息出现泄露，必然会对企业的正常发展带来较大的影响。因此在当前大数据背景下，企业要强化对档案信息安全的管理。企业档案管理部门要提高自身的信息安全意识，并深入了解大数据环境下档案管理工作的特性，积极采取有效措施加在对关键信息数据的保护，及时发现风险并进行防控，进一步保证企业档案信息的安全。另外，企业还要结合自身的情况，积极应用各种先进的安全防护技术，并设置档案信息管理系统的访问权限和身份认证，进一步保护好档案信息的安全。

四、结束语

对于企业档案管理工作中，大数据为其带来了良好的机遇，但同时也使企业档案面临严峻的挑战。基于这种情况下，企业档案管理工作需要积极应对，加快自身的转型升级，构建现代化的档案管理模式，借助于档案信息管理系统实现对档案的高效管理。并重视各种先进技术的应用，全面提高企业档案管理工作效率和质量，更好的发挥出企业档案的重要价值，为企业的健康、可持续发展提供重要的信息保障。