于冬阳

（吉林省洮南市环境卫生管理中心，吉林 洮南 137100）

目前，计算机是人们生活和工作中的一个重要的、必需的工具，其具有的功能也是多种多样的，为办公带来了巨大变革，人们可以方便快捷的办公。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它有利于单位在高科技方面有更大的创新和突破。从当前实际情况看，电子信息档案也有不足之处，比如，相比传统的纸张档案来说，电子信息档案的风险性更大，如果没有制定科学的风险防范措施，单位的数据就容易被盗。因此，在使用电子信息档案时，单位一定要注意信息的安全性，主动制定一些避免风险的措施，确保信息资源安全。

一、电子信息档案的主要特点

随着人类社会的快速进步，计算机技术的发展也十分迅猛，进而有大量的电子出版物、电子文件、电子邮件涌现出来，它们开始逐步取代以纸质为介质的文件。因此，档案网络化、电子化已经成为档案工作发展的必然趋势。电子档案的优点有：信息存储量巨大、传递方式非常快捷、独立的信息存储空间、方便的操作手段、易于长期保存，它需要较小的空间、能共享信息资源、复制档案的过程中信息不容易被丢失，有着多种多样的表现形式，使档案更生动、更形象，有良好的复用性，它是数字化信息技术的产物。电子信息档案的主要缺陷是：对设备有较强的依赖性、信息存在不安全性、载体易修改性、载体与实用技术的稳定性不够、元数据的依赖性较强，逻辑结构与物理结构存在复杂性以及载体与信息之间相分离等。……