苏红

（北京特种机械研究所，北京 100143）

引言

电子文件单套制管理是指对电子设备生成的各类文件仅以电子方式进行归档、保存、管理和利用而不再生成纸质档案的管理方式。在信息技术和信息系统在航天事业各领域的快速推进和广泛应用的背景下，记录和传递信息的主流载体形式已由电子载体所替代，特别是在产品设计开发和科研管理领域，已经可以实现全程三维电子文件的无纸化研制生产。作为国家档案全宗的重要组成部分，航天档案工作也应顺应发展趋势，客观面对现有管理模式下的不足，客观思考“单套制”的管理必然，不断提高档案管理现代化水平，为航天事业的高质量发展夯实智慧基础。

一、航天档案“双套制”管理现状及不足分析

就笔者了解的航天档案管理现状，大致可以归纳为以下三种情况：其一是只认纸质文件存档的“纸质单套制”；其二是纸质与电子一起归档的“双套制”；其三是在认可纸质文件原始凭证作用的基础上以电子文件作为参考使用的“电子辅助制”。此类管理模式都是强调纸质档案，但随着航天事业全业务领域信息化程度的加深和纸质文件效用的逐渐下降，其管理缺陷也不断显现。

（一）日常管理工作量大且效率低下

“双套制”下纸质文件和电子文件需保持内容上的完全一致，所以存在归档时的双向整理，即电子文件打印输出为纸质文件，纸质文件数字化为电子文件，不仅需要耗费大量的打印时间和费用，而且在对纸质文件和电子文件的一致性进行核对时上也需要投入大量的人力。……