张晔

摘要：管好、用好自然资源档案，提高其信息化建设水平，关系到自然资源管理工作长期、稳定的发展。建设自然资源数字档案室、加快自然资源档案信息化进程，对提高自然资源各项工作具有非同寻常的意义。内蒙古自治区自然资源厅从档案管理工作的实际出发，进行了数字档案室建设，以“构建数字化、网络化、智能化为一体的数字档案”为主要目标，实现了自然资源档案一体化管理与共享利用，提高了自然资源保障能力和保护水平。

关键词：自然资源档案管理；数字档案室

为进一步健全档案工作机制，加强自然资源档案的管理和利用，内蒙古自治区自然资源厅开展了数字档案室建设工作，实现自然资源档案收、管、存、用全流程信息化管理和“数、图、文”一体化管理，实现“档案制度标准化”“档案资源多样化”“档案利用便捷化”“档案管理信息化”“档案安全高效化”，全面提升了内蒙古自治区自然资源厅各级管理部门档案管理能力。

1.完善标准规范体系，实现档案制度标准化

完善标准规范体系、实现档案制度标准化，对于自然资源档案信息化管理具有十分重要的意义，内蒙古自治区自然资源厅在档案管理系统建设、数据库建设、数据库元数据、档案数字化加工、数据汇交与共享等方面的管理存在着诸多问题，相关标准制度尚未建立。因此，在遵循国家相关标准规范的基础上，内蒙古自治区自然资源厅根据档案管理实际情况，对档案管理相关标准规范进行了补充、完善。

内蒙古自治区自然资源厅制订了《档案管理系统建设规范》，对内蒙古自治区自然资源厅、事业单位和各级自然资源行政主管部门档案管理系统通用建设技术规范与要求进行了规定，包括系统设计与实施的具体要求、实现系统功能的平台和具体技术、系统建设的详细实施细则以及系统测试相关事项，适用于厅机关、事业单位和各级自然资源行政主管部门对档案管理系统的建设、使用和评估；制订了《档案管理系统数据库建设规范》，对内蒙古自治区自然资源厅档案管理系统数据库建设参考规范进行了规定，包括表、视图、函数、字段、存储过程等数据库对象的命名规范、过程规范，以及安全性规范。为档案管理系统数据库建设提供了规范性指导；制订了《档案管理系统数据库元数据规范》，对电子文件形成、交换、归档、交接等过程元数据设计、捕获、著录的一般要求进行了规定，包括文书类、专业类、科技类、照片类、录音录像类电子文件元数据，适用于内蒙古自然资源厅对计算机系统中直接生成的电子文件（含归档纸质文件数字化副本）的管理；制订了《档案数字化加工技术规范》，对厅机关及其直属单位纸质档案、照片档案、录音录像档案进行数字化加工的技术和管理要求进行了规定，包括档案出库、档案整理、档案著录、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案入库、数字资源库建设、数字化成果验收等多个环节的详细规定，有利于厅机关及其直属单位实现对档案数字化流程的规范化管理；制订了《数据汇交与共享规范》，对汇交数据内容及格式、汇交数据时间、汇交数据程序、汇交数据质量要求、汇交数据组织、汇交共享数据检测等内容进行了具体的规定。对加强内蒙古自治区自然资源档案数据的汇交工作、保证各盟市的档案数据信息纳入自治区统一的档案数据信息管理基础平台、建立覆盖全区的档案数据数据库、确保自治区、盟（市）、旗（县）三级登记信息的实时共享，为提高汇交数据的质量发挥了重要作用。

上述标准规范的制订进一步完善了内蒙古自治区自然资源厅档案管理标准规范体系，是对政策法规、国家标准、地方标准的具体实践。为档案信息科学有序建立、标准规范存储提供了有力支撑和可靠保障。

2.建立可拓展档案管理系统，实现档案管理一体化

为适应未来自然资源档案数据采集、管理和利用的发展需求，解决内蒙古自治区自然资源厅原档案管理系统在电子档案自动分类接收、元数据管理、鉴定处置、监督指导及数据安全管理等方面存在的不足，建立数字档案室管理系统，实现自然资源各门类档案的集中统一管理，进一步提高自然资源档案信息开发利用与服务水平。

内蒙古自治区自然资源厅采用模块化开发方式，以自顶向下、逐步分解、分而治之的基本思想，将自然资源档案收、管、存、用功能整理、开发，建立了扩展性极强的档案管理系统。系统“收集中心”可满足前端业务系統在线归档的需求，具备完善的收集功能。建立了开放性数据接口，可实现对OA电子政务系统、地籍管理系统、建设用地管理系统等前端业务系统的数据定时、自动接收，并收集自然资源预归档目录、原文、业务元数据等电子信息，形成完整的“预归档文件库”；系统“管理中心”可实现档案著录、档案统计等诸多管理功能。结合自然资源综合档案、专业档案特征，构建了自然资源档案管理中心，实现了文书类、建设用地类、矿产类、地质环境类、不动产登记类、执法监察类等多档案门类管理。实现了档案数、图、文一体化管理，使档案信息更为直观地展现，方便档案查询利用，最终实现以图管地、管矿。实现了档号、案卷目录等专业报表自动生成、自动统计功能，满足日常档案管理需求。提供了流程自定义、自动化库房管理、档案元数据管理、档案在线编研等高级功能，为进一步提升自然资源档案信息化水平打造了充足空间；系统“保存中心”可实现档案接收、档案鉴定等保存功能。能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动为电子档案命名。可使用第三方权威机构提供的技术手段，在适当时间生成电子档案原文的固化信息，提供验证途径。系统支持各种类型的档案鉴定任务，包括档案密级或保管期限变更，档案续存、销毁、移交等，支持档案管理人员依据书面鉴定报告，通过直接修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务；系统“利用中心”可实现档案查、借阅、档案检索、档案编研等利用功能。系统提供多种类型的检索方式，包括不设定检索字段的简单检索，选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索，模糊检索和精确检索，跨档案门类检索，全文检索等。能支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源，并能在检索结果中作更精确查找。系统支持用户在权限许可范围内在线查看、打印目录数据或原文，如有必要，能限制用户对电子档案或传统载体数字副本组件或具体页面的可阅读范围。能对数字档案资源的下载进行审批、添加数字水印和授权阅读时间等，支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。并支持用户开展档案编研工作，授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研素材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果。

自然资源数字档案室应用系統的建设，实现了自然资源综合档案的收集、管理、保存、利用全流程管理，使得自然资源档案管理更加规范化、系统化、高效化，为自然资源档案信息化发展奠定了坚实的基础。

3.多样化检索方式，实现档案利用便捷化

内蒙古自治区自然资源厅专业档案类型繁多、数量庞大，其档案管理工作具备一定的复杂性。其中，矿业权档案作为一种重要的信息资源，尤其是矿业权档案中的勘查实施方案、勘查阶段的总结报告、开发利用方案等材料，对矿产资源勘查、开采区内地质构造、地质成矿条件和成矿规律有初步的判断或确切认识，对周边地区地质找矿、国家编制矿产资源规划等工作具有较强的参考和借鉴意义；建设用地档案真实地反映了土地利用的客观现状，包括征用、使用、划拨、调换和使用权出让等内容，是土地利用及其使用过程的历史记载，具有长期的查考利用价值，也是国土工作人员办理各类业务、加强自然资源管理的主要依据，是国家依法管理、合理利用土地，妥善解决土地纠纷必不可少的历史依据。因此，管好、用好矿业权、建设用地等自然资源档案，实现自然资源档案高效化、便捷化利用，对于提升自然资源部门档案管理水平具有重要意义。

内蒙古自治区自然资源厅数字档案室应用系统以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，满足利用者各类查档要求。系统提供多种检索方式，可进行档案类型查询、模糊查询、全文检索、跨档案门类检索，可以选定多项检索字段及其逻辑关系进行高级检索，来查询利用全文、条目、业务过程等多层次、多类型档案信息。

模糊检索：输入框中通过输入关键字进行模糊搜索数据，关键字高亮显示。示意图如下：

多样化的检索方式，为快捷、准确的查找所需档案提供了方便，满足了各类利用者不同查档需求，实现了自然资源档案便捷化、高效化利用。

4.进行数字资源建设，实现档案资源数字化

进行数字资源建设，实现档案资源数字化是档案信息化管理的基础和核心。根据《数字档案室建设指南》，应实现各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入档案信息化应用系统中统一管理。通过“存量档案数字化”工作建立完整的数字档案目录库、原文库、全文索引库、多媒体库等数字档案专库，为多途径利用档案提供坚实基础。

内蒙古自治区自然资源厅进行了数字资源建设，对新增文书档案、特殊载体（照片、录音、录像）档案、专业档案进行了收集、整理、著录、数字化和挂接工作；对各门类档案数字化成果和电子数据进行了合规性清理，包括电子档案分级存放规范命名、文件名称命名合规性清理，电子档案文件格式和质量清查；对传统载体档案数字化成果进行了OCR识别，对处理后的电子档案与相应目录元数据对应挂接；对建设用地审批档案进行了数据整理，将建设用地审批系统电子文件与纸质文件进行核对，整理电子文件和纸质文件，补充了差异性文件并关联相关数据。内蒙古自治区自然资源厅数字资源建设，实现档案整理与数字化共92695件，包括文书档案70，953件、建设用地审批档案10351件、会计档案1411件、矿业权5988件、规划类历史档案2231件、行政复议诉讼167件、实物档案77件、用地置换档案21件、录音录像112件、照片966件、光盘15件、设备档案17件、基本建设190件、审计档案10件、资质类186件。实现了对各门类档案数字资源的有效整合，形成了目录数据、原文数据、全文数据、流媒体视频等多类型信息库，加强了各类业务系统电子文件管理，提升了电子档案管理水平。

5.多门类档案管理，实现档案资源多样化

内蒙古自治区自然资源厅在已有档案资源库基础上，建立了文书、声像、科技与专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理功能、元数据管理功能、分类方案的扩展管理功能以及电子档案移交包制作的扩展管理功能。实现了文书、声像、科技与专业多门类档案管理，包含用地预审、土地估价、土地利用总体规划、矿业权设置方案、矿业权储量评估方案、采矿权审批、探矿权审批、规划类历史档案、行政复议诉讼等多类型档案资源，实现了档案资源多样化。

6.构建安全保障体系，实现档案安全高效化

内蒙古自然资源厅进行了安全保障体系建设，采用近线备份与离线备份相结合的方式，对各门类电子档案、各门类传统载体档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用系统配置文件与日志文件等数字档案资源进行备份。备份系统采用蓝光光盘刻录印刷一体机、蓝光光盘检测机、蓝光光盘存储库、条码打印机、条码扫描仪及蓝光光盘等设备，对数字档案室管理系统数字资源库进行统一备份，保障实体档案、电子档案安全存储、有效利用。构建了档案安全保障体系，实现了档案安全高效化。

数据备份软件按照备份策略，将重要数据源源不断地备份到蓝光光盘存储介质上。管理员可以在短时间内（而非数小时或数天）从宕机或崩溃状态恢复系统，不再需要重新安装和重新配置操作系统、应用程序、系统设置和个性化设置等。

同时，内蒙古自然资源厅在数字档案室管理系统中开发了数据库备份与恢复功能，可添加数据库信息配置以及备份周期，实现了数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复。使得自然资源档案备份及保管更加高效化、安全化。

综上所述，内蒙古自治区自然资源厅以现有实体档案和信息环境为基础，充分借鉴云计算、大数据等实践经验，进行了数字档案室建设，对自然资源档案管理服务、业务等内容进行了优化，覆盖自然资源档案收集、管理、存储、利用的全流程，为内蒙古自然资源厅充分发挥自然资源档案利用效能、行使部门职责提供了有力支撑。在自然资源档案信息化建设不断发展的今天，我们应继续加大对自然资源档案信息化管理探索的力度，充分挖掘自然资源档案知识服务价值，全面提升自然资源各级管理部门档案管理能力，推进自然资源档案事业健康、科学、可持续发展。

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