文/国核示范电站有限责任公司 姜涵

声像档案包括录音录像、音频视频、照片以及对应的文字说明等形式的信息文件，是一种特殊的档案载体，相对纸质文件具有更加生动、直观以及形象的特点。利用声像档案来记录核电工程项目建设以及运行的全过程，对于项目的建设和经营发展具有重大意义。但是，目前很多核电单位在声像档案管理方面，还存在诸多问题，如采集随意、权责不分等，这都大大影响了声像档案管理的质量以及效果。提高核电声像档案管理水平，需要我们进一步改变传统思想认识，正确看待管理中的各种不足，大胆创新，积极探索，不断改进，从体制机制、程序方法等方面，提高声像档案管理的质量和效率。

一、核电声像档案管理的重要性

核电声像档案包括了从前期筹建、施工建设、调试到试运行生产整个过程中产生的大量数码照片、录音、录像等多媒体文件，涵盖了项目建设过程中的各项重要活动以及工程节点等内容，对核电工程的运维管理具有重要意义。而且声像档案并不是单独存在的，因此可以将其看作是其他载体档案的必要补充，与纸质载体的档案相比，核电声像档案只是通过不同的形式进行历史记录，除了文字、图片记录以外，还包括了视频、音频等形式，两者可以相互印证。

核电工程持续不断地发展，势必会需要与外部单位进行交流合作，相比常规载体的档案，声像档案可以更大程度上满足技术交流的需求，为对外交流提供更好的媒介。但是，目前来看，受思想意识以及硬件设施等因素的限制，很多声像档案的信息采集并不完整，无论是存储还是查询应用均存在较大的不便和隐患，还需要做进一步的创新和完善，制定针对性与可行性更高的管理方案，提高声像档案管理整体效果。

二、核电声像档案管理存在的问题

（一）管理意识不足。虽然声像档案对于核电工程项目具有重要作用，但是在管理上依然存在诸多的问题，导致问题出现的最根本原因便是人员意识的不足，在对声像档案的收集整理与归档方面缺乏专业性保障，留下了诸多隐患。声像档案属于一种特殊的档案载体，与文书、会计等传统档案有着明显的差别，这就导致很多非专业的管理人员产生思想上的偏差，忽视了声像档案管理的重要性，并不将其作为档案来源看待，仅仅只是将其作为一种简单的信息记录形式，进而无法采取有效的措施进行管理。甚至存在部分声像文件并未进行专业的存储管理，而是直接安排拍摄人员保管，导致该部分重要的声像资料无法得到有效管理，在后期很容易出现丢失、损坏等问题，无法将声像档案具有的优势发挥出来。

（二）专业管理缺失。档案管理工作本身就具有较强的专业性特点，但是对于核电声像档案管理而言，人们对此认识不深，导致很多管理工作的开展具有非常强的盲目性与随意性。目前核电工程声像档案大部分是按照项目阶段或者事件重要程度来拍摄存储，很多拍摄人员重视程度不够或者专业能力不足，导致声像资料拍摄质量不佳，信息模糊，甚至在首次使用后出现损坏或丢失问题。另外，重要的工程照片、声像资料拍摄后未进行细致的整理说明，随着时间的流逝，无法对声像资料所记录的事件准确还原，使得声像档案的作用大打折扣。尤其是工程建设过程中人员流动性比较强，如果缺乏对声像档案管理的统一要求，完全由拍摄人员自持资料，就非常容易造成声像档案的流失，对后续的存储、保护以及管理利用产生诸多不良影响。有些声像档案需要专门的软件才能打开，这就需要在保存声像档案的同时也要保存相应的软件。另外，声像档案的储存条件要求较高，不同于普通纸质文件，声像档案需要保存在专业的档案室、档案柜，温度及湿度的设定也要符合标准，然而目前很多管理者对此重视不足，难以保证声像档案储存条件符合标准，导致声像档案无法发挥应有价值。

（三）信息化程度较低。面对大量的声像档案，在管理方式上依然是创新性不足，整体上来讲信息化程度过低，而无法真正做到现代化的管理。在信息技术与网络技术的潮流下，我国各级档案部门逐渐建立了多媒体声像档案系统，以网络技术为支持，来改善和提高声像档案管理效率，真正做到声像档案资料的共享，满足不同人员对档案资料的应用需求。尤其是对于核电工程项目的声像资料来讲，在建设阶段、行政接待、内部管理等方面产生且收集的声像档案资料数量非常大。再加上随着项目的进展，在工程筹建、土建施工、设备采购与安装、调试试运行等环节更是产生了大量且重要的声像材料。如果依然是存储在个人电脑中，未按照完整格式进入声像档案系统，势必会对核电工程声像档案保存的完整性以及利用的有效性产生不利影响，因此，企业还需要加强对此方面的重视，加大对声像档案管理信息化的建设力度，为声像档案的高质量管理提供支持。

三、核电声像档案管理优化策略

（一）加强前端控制。1.完善管理制度。针对核电声像档案管理要求制定相对完善的规章制度，对明确声像档案管理的基本要求以及执行措施，以此来约束相关工作人员的行为，保证每个环节执行的规范性与专业性。由企业内部职能部门负责业务领域内声像资料的收集，并由各参建单位联合参与管理，以此来保证相关工作领域内产生的声像档案资料得以有效的收集、保管。2.补充采集流程。对于声像档案材料的采集需要制定出详细的流程，包括制定采集标准、建立组织机构、制定拍摄计划、现场拍摄与照片甄选、材料收集整理、文件材料归档以及管理利用等。以统一的采集流程作为工作指导，保证项目实施过程中声像档案资料能够有效拍摄收集，提高整个过程执行的规范性。3.专业人员配置。在目前所具备的文档管理人员基础上，额外配置专门的声像档案管理人员，并且要负责多媒体声像档案管理系统的培训与管理。争取在最短的时间内，企业内部的所有档案管理人员均能够熟练操作和使用声像档案系统，按照要求完成声像档案的存储管理以及开发利用。

（二）做好中间管控。1.严格审核档案质量。重点针对目前普遍存在的“重拍摄、轻整理”的问题进行整改，转变拍摄以及管理人员的思想意识，提高其对声像档案的重视程度，并且做好相互之间协调配合工作，确保声像档案的质量符合专业标准。此外，要制定内外部的审核机制，内部即通过员工、部门声像档案管理人员、企业声像档案管理人员，外部即通过施工单位、总包、业主的流程来进行审核，提高核电声像档案的归档质量。2.流程在线监控。由声像档案管理人员来负责对档案资料各项申请的动态监控，实时掌握档案资料的动态信息，保证声像文件流程无异常。要注意完成著录数据、归档数据以及借阅数据的统计导出，利用声像档案管理系统生成报表，对封面、目录以及备考表等进行导出操作，掌握声像档案的整体信息。3.把握好过程检查。管理人员需要与各部门、各单位保持良好的沟通，对于工程建设不同阶段、不同环节所产生的声像文件有一个整体的把握，了解各部门、各单位声像档案的收集情况，并结合项目的实际进展情况，做好相应的中间检查工作，确保声像档案的完整性与可靠性。

（三）注意最终利用。声像档案存在的目的便是提供利用，将多媒体文件的价值最大程度地发挥出来。多媒体声像档案管理系统应当可以提供多种操作，包括以短信或邮件等形式通知借阅者与管理员，利用、审批以及归还，均可以在线完成。另外，还要重视对归档的声像档案进行编研开发，按照重大里程碑、系统、设备等属性进行分类，并以时间的顺序将相关声像资料以直观形象的方式还原真实历史。

四、结语

加强对核电声像档案的管理，是当前核电项目文档发展的一项重要课题，需要我们从实际出发，对声像档案管理中存在的问题和不足做全面分析，提升管理意识、加强专业性管理、提高信息化程度，全面做好前端控制、中间管控及最终利用等环节，通过多个方面的联合创新，来进一步提高声像档案管理的综合效果，真正发挥出声像档案对于核电工程建设的重要作用。