王飞

临沂市公路事业发展中心兰山区中心 山东临沂 276000

数字化档案管理是以数字信息技术作为基础，针对档案管理对象采取一系列的数字化管理措施，从而达到提升工作效率的目的。随着网络信息技术不断发展，传统的人工档案管理模式已经很难适应数字化档案管理需求，因此在新的时代背景下，必须运用数字化信息技术，创新档案管理模式，提升档案管理质量，更好地推动档案管理工作。

1 行政事业单位数字化档案管理的意义

1.1 有利于提高办公效率

档案管理工作繁杂且机械，档案涉及对象流动性较强，只有充分、全面了解情况才可能实现精准、快速统计，传统档案管理模式显然难以做到，效率的低下导致效益也受到影响。数字化档案管理的实现能够帮助行政档案快速归档，进而实现档案的有效利用，数字化归档可以实时反映各类变动的精准数据，人员可更加便捷地对已储存数字资料进行查询和统计。档案库由实体档案保管基地转至信息管理中心，场所的转换意味着工作的快捷高效，对于提升办公效率、帮助行政单位精简人员、推动单位现代化快速发展都有重要意义。

1.2 有利于提高档案利用率

传统档案管理是人力对于纸质档案的管理，内容繁杂、工作量大且较易出现差错，不仅如此，查找和查询的困难也在很大程度上降低了档案资源利用的有效性。数字化档案管理可以帮助使用者在最短时间内精准查找所需文档，与此同时，将纸质档案进行数字化处理还可以使得档案的管理和使用摆脱时间和地域的束缚，在减少误差的同时，极大提升整体档案利用效率。

2 档案数字化管理的内容与方法

2.1 档案数字化的内容

档案的数字化在档案管理中变得越来越重要，越来越受到档案管理人员的重视，是现代数字化管理中的重中之重。什么是档案数字化？其主要是随着计算机的发展、多媒体的演变和数字摄影技术而形成的一种新型的档案管理模式。即打破以往的传统模式，将原来的纸质档案文件通过计算机的操作后，使其记录的文字、图画、表格、数据变得更直观。无论是在查找还是在记录时都变得非常方便。即节省了时间又解放了人工。

2.2 档案数字化的方法

档案数字化在实践中是将档案从实体的档案库提档出来后，首先进行拆卷，继而进行档案校对，将档案材料分为高扫、平扫，接着将相关数据进行采集。无论是实体档案或实数字化档案，其中都会有相关的图表，其次就是将与档案相关的图表更加精细准确地导入数字化档案中。档案的数字化是以互联网为基础进行的，运用相关的浏览器或者服务器实现远程操控。无论身处何处，想要查阅有关档案时，再也不会因为时间、人工、运输等问题而延缓工作。数字化档案的系统在安全问题上也进行了多方面的考虑，可以通过时间轴、档案的大小、档案的性质等多种方法进行划分，完成档案的查阅。

3 新形势下行政事业单位档案数字化管理策略

3.1 树立档案数字化管理意识

行政事业单位若想实现档案管理向数字化迈进，首先需要做的是转变档案管理人员工作观念，树立数字化管理意识，进而使其自主学习相关新知识，提升数字化管理技能。观念是指导行为的重要因素，只有切实转变管理观念，才可能最终实现档案的数字化管理。另外，事业单位还要制定出与之相适的、符合自身发展需求的、系统化的数字档案管理模式，同时也要将档案利用机制、档案工作机制、档案安全机制以及档案保密机制的制定和实施纳入规划。

3.2 完善现代化设备

现代化设备是实现档案管理信息化、数字化发展的必要条件，所以行政事业单位要在自身发展实际需求的基础上开展调查研究，广泛听取相关工作人员以及专家学者的建议，加大该方面的资金投入，引进先进且合适的办公设备，合理使用经费，在做出合理预算的条件下发挥资金的最大作用，引进高质量现代化设备，为档案管理数字化发展奠定基础。

3.3 提高档案数字化管理的服务质量

传统的档案管理模式在用户需要查阅时，档案管理人员的效率低，查找速度也比较慢。在档案数字化管理的趋势下，档案管理人员应提升自身的信息化管理技能，建立相应的档案数据库，有秩序地编号、分类，完善档案信息，并定时更新档案数据库。当有用户需要查阅时，档案管理人员可以通过便捷的查找方式快速得到需要的信息，进而大大提高了档案的查阅速度和工作效率，这对提高档案管理的服务质量具有重大意义。

3.4 加强档案管理人员培训

数字化管理的趋势使得行政事业单位内部对于专业数字化管理人才的需求加大，只有专业人员才可能实现传统管理模式的更新和转换。而当前形势下，各级行政事业单位专业人才匮乏，因此加强对于档案管理人员培训极为关键。定期培训的开展可以帮助人员转变档案管理意识，认识到数字化管理对于整个单位工作顺利开展的重要意义，熟练应用计算机等现代设备进行档案的数字化管理，快速从繁杂的信息中对有价值信息进行提取，进而在很大程度上提升管理的有效性。

4 结语

行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。