伍琳芸 赣南医学院第一附属医院

引言

在信息大数据广泛应用的时代，实行差旅费管理信息化已成为必然趋势。差旅费管理信息化不仅仅是医院整体资源优化升级的要求，也是完善医院内部控制体系的要求。差旅费管理信息化不但拓展了数据获取渠道，而且使财务管理更加透明化、清晰化，提高了医院财务管理水平。

一、医院差旅费管理内部控制要求

（一）预算控制

医院差旅费管理内部控制要求之一，即具体落实预算控制工作，即严控预算执行刚性，以信息登记形式保证预算控制活动的规范性。在此期间，制定预算管控制度，从而指导资金支出活动，尽最大可能提高资金利用率[1]。预算控制阶段，细化权责分配，并动态改进协调机制，确保经济业务在规范范围内开展，确保审批任务又好又快完成。除此之外，差旅费内部控制阶段，预算控制人员全面规避预算管理风险，并从整体上提高预算执行有效性，减少避免重复审批、越权审批和违规审批等现象。

（二）经费使用范围与标准控制

设定医院在差旅经费使用范围的过程中，应与地方相关法律法规的相关要求保持一致，针对经费支出类型、结构、适用范围明确化，以便为支出事项标准化审核提供依据[2]。与此同时，完善经费标准化控制体系，并全面优化经费开支管理程序，大大提高资金利用率。

（三）审批权限控制

在审批权限设置时，遵循科学化原则，确保经费管理级次与权限相匹配，同时，审批级别、审批程序、审批职责科学化、合理化确定。为减少越权审批、越级审批现象，应保证不同级别审批人员在授权范围内合规使用审批权力。同时，不同级别审批人员在额度内合法处理业务及相关事项，确保差旅费管理工作规范化开展。

二、传统差旅费管理存在的弊端

（一）报销流程耗时长，效率低

差旅费手工报销模式下，报销人需遵循：事前提交出差申请—部门负责人及分管院领导审批—财务初审（事前审批单是否合规，票据是否真实完整、报销金额核算）—部门负责人审批—财务负责人审批—出纳付款。

报销人员在传统报账模式下提出差旅费报销请求，往往因制度了解片面、报销程序烦琐而重复申请，长此以往会失去耐心，且精力不足。财务人员处理差旅费报销任务时，往往以手工核算方式为主，这无疑会延长报销时间，且出错率较高，导致电算化模式的应用停留在理论层面，难以深化财务管理工作改革。负责审批的领导因事务繁杂而业务处理时间长，这意味着报销人要静心等待，如果实际等待时间超出报销人的心理预设时间，便极易产生矛盾。除此之外，差旅费手工报销模式的显著特征是零散审签，这既会耗费时间，又极易打断领导的工作思路。总结可知，差旅费报账流程线下运作，报销人无法通过信息系统查看报账进度，这说明差旅费管理环节存在信息非对称现象，随着差旅费报销任务量的不断增多，差旅费手工报销模式将面临严峻挑战。

（二）经费使用数据无法实时共享

如今，传统的线下差旅费报销模式系统间协同协作效果不尽如人意，这在一定程度上会延长经费使用数据共享时间，难以充分利用系统交互运作优势，导致医院财务管理效率大幅降低。具体来说，首先，经费管理部门无法实时掌握经费预算的执行情况，无法根据经费的实时使用状况调整经费管理策略；其次报销人员无法掌握差旅费报销进度导致沟通成本增加，影响财务科的员工满意度。

三、差旅费管理信息化建设

（一）差旅费报销流程

医院推广智能差旅费报销模式后，遵循申请递交、报销单打印与递交、影像扫描、等待审批、初审结果共享、复审结果共享和出纳付款这一流程。各环节管理内容如下：

第一，递交事前出差申请。出差人在信息系统中填写出差审批表，根据出差类型推送给所在部门负责人、预算归口部门负责人、分管院领导审批。出差人员只需静候批复结果。出差工作人员都能够自行递交出差申请，并且实时掌握审批情况。第二，递交差旅费报销单。事后报销人在出差审批表后链接发票、车船票等，提交报销申请。为提高差旅费报销成功率，应放置相关附件，避免因报销材料不全而重复申报，导致资源利用率降低。第三，影像扫描。票据员针对上述报销人递交材料逐项扫描，并传输到电子影像系统，为后期审核提供电子信息依据。第四，等待审批。差旅费审批环节层层推进，目的是完成如实报销任务，避免为投机取巧行为提供可乘之机。一般来说，审批工作由部门负责人、各院领导以及预算归口部负责人等多层级共审。通过审批后，意味着报销工作顺利进行。审批不合格情况下，则驳回报销申请。第五，初审结果共享。初步审查差旅费报销环节是否存在违规现象，同时，检查附件资料是否全面、真实。此外，报销凭证来源是否可信。一旦发现违规现象，有权驳回报销申请。第六，复审结果共享。工作人员围绕上述审核过程及结果再次进行真实性验证，验证无误后，将凭证信息传向会计核算系统。第七，出纳付款。出纳将通过财务复审的报销单向上递交，通过银医互联系统进行资金支付。

（二）数据共享，优化预算分析管理

差旅费的信息化建设包括办公系统、票联系统、商旅系统、电子档案管理系统、银医互联系统、移动报销端、人力资源系统等组成，数据信息在各系统间便捷传输[4]。与此同时，各类系统与信息平台处于互联互通状态，在一定程度上突破了系统间数据信息传输屏障，能够实现数据信息有效获取目的，这无疑会提高医院财务工作实效性。从差旅费报销人员角度来看，报销环节能够简化程序、优化流程，避免耗时、耗力，推动差旅费管理工作向系统化、精益化发展。

差旅费的信息化建设，能够优化预算分析管理程序，全面提高预算控制的有效性。从实际情况来看，以科室、预算指标、资金来源为参照，决定开支事项是否需要事前申请，确定申请时，报销人填写申请单并提交，进而围绕业务类型预算校验，当开支项目不在规定的预算范围内，那么报销活动无法继续进行，反之，冻结所选业务类型预算，并等到审核结果。审核阶段，由领导、共享中心协同推进。需注意的是，科学化、合理化设置信息系统，这既能全过程了解预算授权范围内报销进程，又能据此分析部门间在预算执行环节的协配表现，避免出现徇私舞弊现象。换言之，智能报账系统满足预算的事前管理、过程管理需求，同时，有效规避无预算、超预算列支等行为，确保预算工作有效开展，进而优化业务控制效果，推动财务管理水平迈向新台阶。

（三）设置AI解答，医院信息互通

差旅费信息化管理过程中设置AI解答。当前，人工智能技术与医疗行业融合发展态势不可阻挡，这既符合智慧医院相关政策，又能为差旅费信息化、智能化管理提供有利条件。当AI解答模式正常投用，则医院信息孤岛问题得到解决，同时，医院数据采集、存储、共享、使用等环节在技术支持下紧密联系，这为医院智慧建设奠定了坚实基础。AI解答模式能否在医院信息互通中发挥应有优势，应面向财务人员系统化培训。同时，向报销人介绍有关AI解答的交互操作要求，直到财务人员、报销人正确理解差旅费管理信息化模式，使AI解读能力显著提高。站在出差人员角度分析解读有关差旅费报销的政策信息大大加快差旅费报销效率，同时，整个报销过程简洁明了，取得财务信息化管理的良好效果。

结语

综上所述，医院实行差旅费管理信息化，能够使差旅费管理过程更加清晰，管理方式也更加便利，有利于形成科学的财务管理系统，增强医院财务管理信息化的能力。通过完善差旅费使用流程，增加医院财务使用的科学性，在大数据时代，实行差旅费管理信息化，有利于推动医院可持续发展，使医院资源合理配置。