邓稀元 重庆财经职业学院

办公室的工作涉及了党政、人力、财务、后勤保障等多方面的事务，需要与不同院校进行对接与反馈。由于信息不完整、人员数量不足、任务繁多等现实因素，在实际执行时面临着十分严重的低效率问题，事务杂乱，没有系统的规划。为了增强办公室部门的工作成效，提高办公速度，高校对办公室管理提出了创新理念的新要求。从而改变办公室人员的工作思路，构建具有创造力的工作环境，让高校办公室的管理更加科学、严谨。

一、在高校办公室的管理中面临的问题

（一）管理规范不完善

在管理制度上，高校办公室的设立还存在着一定的不足。职能描述不明确，会出现工作重合的状况，进而产生相互推诿、做事拖延、不做实事的不良风气。高校办公室作为行政部门，同样有一定“官僚化”的问题存在。由于管理规范不完善，人们对任务归属不够明确，会出现延误工作的情况，严重影响办公效率。

（二）办公形式较为传统

通常高校在高科技设备上的应用十分普遍，但是在办公室的工作中信息化设备往往并没有得到有效地利用，而将纸质文件作为主要的办公方式，影响了工作速度，无法得到快速的反馈。而信息的多次修改与会议的各种通知都会造成办公信息的冗余，影响整体的工作氛围，不利于办公室工作的有效开展。

（三）办公理念较为落后

在许多高校办公室的工作中，往往还是以领导指示为主要工作内容，行政人员工作态度不积极。这种办公方式会让工作内容浮于表面，降低了办公的实效。而领导的延迟反馈或者反复意见也会降低实际的办公效率。

（四）工作人员能力不足

工作人员的办公能力是建设高校办公室的重要影响因素，在现代化的发展下，办公人员应熟练掌握办公软件的操作。有一定的沟通水平，工作能力强。而管理人员也应当具备科学的管理观念，对事务能够进行合理地安排。如果工作人员对办公软件无法进行相应的操作，会极大的影响工作效率。管理人员的不合理安排也会影响到办公室人员的情绪，增加工作烦琐程度。此外，部分人员在工作时执行力不强，做事听一步做一步，效率低下，弱化了办公效果。

二、创新办公理念，加强行政管理

（一）完善办公室工作制度，更新管理理念

为高校办公室设立相应的管理制度，能够有效规范工作内容，减少事务重复。制度的完善也能够让工作任务更加明确，提高工作的条理性。在制度的制定中，要首先从办公室的实际工作出发，将工作内容进行明确的划分。确定各个岗位的职责，为公章管理、财务记录、公文写作等方面制定准则，在实际工作中让人们能够有例可循。保证每项工作都有相应的负责人，明确权责，在有问题出现时也能够迅速找到错误发生的环节。

在当前的高校环境中，传统的管理方式无法满足办公室工作的需求。管理人员应积极吸收先进的管理理念，提出更有创新性的管理方式。以培养学生为目标，实现办公任务的高效管理，要求管理人员以科学的工作方式完成相应的任务。与其他部门保持沟通，了解工作进度，及时更新信息。定期总结工作内容，对已经结束的工作进行备份保存，了解部分事务超出期限未完成的原因，并组织讨论，提高工作的实效性。对办公室的各项工作进行系统的管理，简化工作流程，提高效率。

（二）提升工作人员的专业素质，确立以服务为主的工作方向

注重办公室人员的素质培养，加强培训，组织人员学习办公软件的操作，并加强实践。对现代化设备的操作方式形成系统认知，了解如何使用多媒体设备、计算机、打印机等，提高办公效率。丰富办公室人员的文化知识，让他们在工作中更加游刃有余。提升工作人员的沟通能力，要求他们在与领导、同事或者其他部门交流时能够准确、完整地传达信息，保障工作的顺利开展。将经验丰富的工作人员与新人组成小组，形成一带一的工作模式，让新人能够迅速熟悉工作，营造和谐的工作氛围。在繁杂的工作中，办公室人员应注重心态的平和，以良好的工作态度解决问题。

同时高校办公室应加强自身的服务意识，无论是为校领导进行学校事项的规划，还是为教师与学生查询信息，工作人员都应当进行积极地落实。加强服务观念，充分调动学校各个部门的力量，合力解决问题。办公室内部也应当注重信息的统计，让人们都能够参与到办公室的工作中来。保持严谨的工作态度，全身心投入到工作中来，提高工作的精确性。规范服务方式，在与他人打交道时不能懈怠，优化办公质量。

（三）科学转化办公室工作职能

推进信息化职能的转变，建立自动化的工作模式。完善线上系统，及时更新办公室工作信息。让工作人员能够了解目前的进度，做到心中有数。在下一步的工作中可以迅速找到切入点，实现工作目标。及时了解学校动态，提高获取信息与传递信息的效率，展开深入分析。协调管理工作，与学校其他部门保持紧密地联系。加强信息化与办公自动化的结合，构建全面的工作信息网络。

在高校中，办公室往往需要对不同部门进行工作的协调，担负着指挥、规划等多项职责。因此要注重加强办公室工作的统筹意识，在工作规划时对各个环节进行全面的考虑，保证每个细节符合活动要求。对每一项工作形成基本的认知，做事有先有后，沉稳细致。兼顾到师生、学校、各个部门的情况，完成纽带的关联作用。在出现矛盾状况时，要以学校师生的利益为重，对矛盾进行深入地了解并积极解决，保证学校教学活动与各项工作的顺利推进。

保证办公的公平性，严格依据学校的管理条例，规范办公流程。办公室是学校行政工作的主要执行部门，是学校与领导的管理助手。办公室人员在遇事时要平和对待，摆正自身的位置，不能越过个人所拥有的职权，更不可滥用。做事要符合章程，保证办公流程的透明化，让他人信服。

（四）做好部门协调，优化办公方案

办公室在高校的管理中起到了重要的枢纽作用，核心的工作内容就是做好学校、部门、师生之间的协调工作。这对于工作人员的能力提出了较高的要求。在工作安排时要有缜密的思维，主动思考问题，创新工作形式，有意识地提高工作效率。不能仅仅听从他人指挥，要发挥自身的动力，积极完成任务。遇到问题时也要主动寻找解决问题的方法，对工作进行及时的总结，减少重复现象的发生。在这样的工作模式下，工作人员能够更快地积累经验，与其他部门形成良好的合作关系，获得教师与学生们的信任，在之后的工作中也就会更加游刃有余。时刻牢记办公室的服务职能，在工作时不能以个人的主观想法进行判断，要根据学校的规定选择处理方式，不能急功近利。在学校会议结束后，要及时整理会议记录，对会议中的重点要求进行传达。同时也要了解其他人对于会议的想法，加强上下双方的沟通，进一步解决高校中存在的问题。

创新能力是现代高校工作中的重要要求，加强办公室管理人员与行政人员的创新性能够为行政工作提供更多的可行方案，从多角度展开对办公室工作的探讨，扩展视角，追求高效的办公环境。组织头脑风暴等活动，挖掘员工的创造力，提出具有创新性的意见。发挥团队作用，优化工作方式。在不断地改进下，提升办公室的工作动力。

（五）紧跟时代需求，完善工作环节

作为教育的重要组成部分，高校应紧随时代的变化，转变教育观念，从而加强学生的培养。而办公室作为重要的行政部门，管理人员也应当认识到自身的重要责任。提升思想意识，关注政策变化，加强自身的使命感。围绕时代的变化与需求，改良工作环节。不能完全依赖过去的经验，要有大局观。以高校的实际情况为重要参考，大胆探索，打破桎梏。工作人员要在实践中不断总结经验，改变以往被动的工作方式，主动参与到高校的发展中来。

围绕师生的根本需求展开工作，深入解决问题。对学校发表的政策给予合理的解释，减少异议，避免在落实的过程中发生矛盾。在决策实施之前，办公室人员应对决策内容进行全面的推演，进一步细化。上下统一，发挥学校各个部门的团队力量，踏实完成每个工作环节。让任务能够完成得更加圆满，符合时代需求，从而实现高校的发展目标。

（六）以人为本，深化工作内涵

教育是一个国家的根本，也是高校的主要工作内容。办公室应关注教师与学生的实际需求，关注他们的成长空间，注重未来发展。开展教育、培训等工作，丰富师生的精神生活。了解师生的生活品质，收集相应的意见，对宿舍、食堂、教室等环境进行合理的调整。制定科学的考核制度，促进教师个人的发展，让每个学院都能获得教学上的提升，进而督促学生完成学习任务，实现个人规划。

三、高校办公室行政管理的未来展望

作为高校内部重要的行政部门，办公室的管理人员与普通行政人员都应当积极规范自身行为。将学校的发展目标作为自身的努力方向，提升办公室工作的服务质量。促进学校教育的不断发展，提高学校的竞争力。在工作时应对事务进行清晰的分类，急事急办，对于一些特殊的事项采取特殊方案，不拘泥于常规。在任务较多时也要保持冷静的心态，按照轻重缓急依次处理，对每一项工作都不能疏忽，要保证工作的完成效果。在举办一些重大的会议或者活动时，要对工作流程进行全面的安排，不放过每个细节，使活动达到预期效果。要对办公室的工作进行平衡，站在学校的角度上，围绕师生面临的问题进行妥善的管理与解决。实时跟踪教育政策的动态，并进行文字资料的整理，进而形成对学校发展的建议。合理分配行政工作，每个岗位都应当尽到相应的责任，有利于办公室工作的合理安排。

四、结束语

高校办公室的工作与学校、教师、学生、校内各个部门都有着紧密地联系，提高工作质量才能为学校提供更好的服务，实现高校的发展。因此办公室应紧跟时代的步伐，创新办公理念，发挥职能优势，对工作进行合理有序地安排。提升管理人员与工作人员的办公能力，将信息化、自动化的办公流程融入办公室的工作中。将管理方式向服务型靠拢，加强细节调整。要求工作人员以耐心、细致的工作态度对待日常事务，完善工作效果。根据教育发展的方向调整办公室工作内容，完善工作环节。为高校提供更加具有创造力的教育规划，提高整体的工作效率。促进学校竞争力的提升，为社会输出更多优秀的高素质人才。