王香珍

摘要：文书档案数字化管理模式建设能够更好地为单位各项工作与决策提供参考资料，尤其是新形势下传统文书档案管理模式开始无法满足实际工作需求，文化档案管理效率低下是很多单位管理工作中面临的一大问题，伴随信息技术发展与应用，数字化管理模式能够支撑文书档案管理工作智能化、标准化发展。本文浅谈文书档案数字化管理工作的开展思路，旨在提高文书档案利用率。

关键词：文书档案;数字化管理;思路

引言：

伴随信息技术发展以及其在社会生活、生产各领域中的深入应用，我们开始重视对数字技术的应用和数字平台的构建，传统纸质档案管理模式确实存在很多缺陷，档案资料管理难度大，安全性不足，耗费大量人力和时间，管理工作效率低下，面对转变文书档案管理模式的需求，建立数字化管理平台可以借助计算机网络技术形成归档文件的目录和全文的数据库，提升文书档案资源的管理和调用效率，全面提升文书档案管理工作水平。

1.培养高素质的文书档案人员

在建設和应用文书档案数字化管理模式过程中，档案管理工作者发挥着关键性作用，然而，我国基层档案管理工作者普遍素质能力偏低，部分基层文书档案管理工作者并非档案管理专业人员，在年龄结构上也普遍偏大，因此在建立和运用数字化档案管理模式的过程中他们无法发挥相应的支持作用。基于此，各单位应该引入更加专业的档案管理人才，加强对现有岗位工作者的培训，建立起高素质、懂技术的新型档案管理人才队伍。在数字化档案管理培训工作中，依照岗位采用分类轮训模式，提高在职人员的工作能力，定期邀请专家开展专题讲座活动，渗透最新的文书档案管理知识、思想理论以及数字化技术方法，提高在职人员参与数字化档案管理工作的能力。另外，建立全新人才管理制度，提高岗位工作者参与专业学习活动和管理工作改革活动的积极性，建立科学的薪酬管理制度，把档案管理工作者的数字化管理能力纳入绩效评估指标中去，激发他们投入数字化建设工作的积极性。

2.完善文书档案信息存储标准

为保证文书档案数字化管理建设工作有序进行，各单位还需制定出详细的档案数字化建设规划和标准，构建合理的信息数据库，标准化文书档案数字化著录。

（1）构建合理的信息数据库

构建文书档案信息数据库需建立全文数据库和目录数据库，且需保证两者之间的数据信息兼容性良好，才能实现档案信息的高效利用[1]。这两种数据库的建设模式是不同的，一般来说，可采用综合档案管理软件系统建设文书档案目录数据库，其能实现信息的条目级直接著录，不仅易于管理，且能提高信息应用便捷程度。构建全文数据库则需采用A C D see等共享应用软件或专业的档案数字化管理软件进行，通过对著录格式进行统一和及时将文书档案信息存储在数据库中，再对数据信息进行结构化处理，便能有效提高档案信息的管理和利用效率[2]。另外，我国《纸质档案数字化技术规范》为文书档案数字化管理提供了良好的制度保障和技术支持，各单位在构建文书档案数据库时，也可结合自身实际和参照该技术规范完成文书档案数字化管理操作，亦能促进其文书档案数字化管理水平提升。

（2）标准化文书档案数字化著录

文书档案数字化著录工作需要从标准化和字段内容两个方面来做好，在标准化方面，应采用统一的著录标准进行文书档案数字化管理，不仅要使用规范的著录符号，还需保证著录项内容的完整性。比如，采用“？”作为无法识别的标识或文字，用“[]”作为自拟文件标题，录入多文号、多责任者的文书档案时，还需先对选录标准进行确定，确保责任者和文件编号对应。

3.进行文书档案数字化扫描

扫描、语音识别、键盘录入均是实现文书档案数字化管理的重要方法，其中，使用作为广泛和效率最高的方法为扫描，而要进行文书档案数字化扫描，首先，需配置扫描设备，配置幅面、分辨率、颜色等均符合的扫描仪。其次，还需按照严格的扫描流程和方法进行文书档案扫描，扫描流程为准备扫描仪，并对扫描仪设置值进行检查，然后对文书档案进行定位和选择文书档案类型，再选定扫描方式进行预扫描，通过预扫描对预览文档进行调整，并设置扫描仪分辨率和对其色调进行调整，再开始正式扫描。最后，保存文档和进行文字识别、校对等。具体的扫描方法为将原始文书档案放置在扫描仪平板上，通过扫描设备将文书档案转换为数字图形，并输入到计算机中，通过计算机的文字识别、校对后，便能使文书档案变成可编辑的数字化档案，因计算机文字识别转换的信息无法保证100% 的准确率，因此，转换后还需进行人工校对、修改。

4.积极构建文书档案管理数字化平台

为全面提升文书档案数字化管理效率，还需积极构建文书档案管理数字化、网络化平台，对文书档案数字化工作模式进行优化调整，对文书档案管理工作的内部环节进行细化，才能促进文书档案管理工作得到高效的开展[3]。另外，还需相关管理部门之间加强沟通和交流，对文书档案的使用和阅读方式进行优化，优化配置与合理利用档案管理部门内部资源，积极构建相对可靠且完善的网络信息化系统。一方面，能确保文书档案数字化管理的有效性;另一方面，还需努力实现信息的共享，实现雨文书档案远程检索与传播，才能促进文书档案数字化管理模式的应用效果全面提升[4]。

结 语：

面对信息时代到来，建立全新的文书档案管理工作模式需要依托信息技术，使档案管理工作理念和方法能够适应社会需求，全面提升档案资源利用率。新的文书档案管理工作环境中，信息化文书档案管理平台、模式的建立是我们面临的巨大挑战，在档案管理工作制度、体系、模式转型的过程中，还要注意对档案资料的安全管理问题，同时强化人员培训，真正发挥档案管理工作的服务功能，尽可能地降低人为因素造成的影响，确保文书档案的安全性和保密性，提高文书档案的应用率。

参考文献：

[1]张丹青.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].江苏科技信息，2018，35（16）：12-14.

[2]孙巍.文书档案数字化管理策略分析[J].档案时空，2018，（10）：46-47.

[3]王小媚.如何通过信息化技术提高企业文书档案的管理质量[J].陕西档案，2019，（06）：54-55.

[4]安楚.地勘单位文书档案数字化建设探究[J].办公室业务，2018，（18）：187-189.