信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用探究

2021-08-23刘丽君

管理学家 2021年11期

刘丽君

[摘要] 在信息化环境下，现代通信技术、网络技术、数据库技术逐渐成熟，这为各大企业的日常管理工作效率及质量的提高，提供了充分有效的技术支持。从我国中医院来看，在信息化环境下，其档案管理工作发生了较大程度的变化，从传统以纸质档案管理为主导的管理模式，逐步朝电子化、智能化、数字化档案管理方向发展。值得注意的是，在档案数字化建设工作中，仍存在一些问题。因此，文章以信息化环境中医院综合档案数字化管理工作开展的意义为切入点，进一步对在此中医院面临的问题进行分析，并提出数字化管理层面的相关优化策略，希望以此促进中医院综合档案数字化管理工作效率及质量的全面提升。

[关键词] 中医院；综合档案；数字化管理；优化策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）11-0074-03

近年来，在社会经济稳步发展的背景下，我国中医院日常管理工作水平得到全面提高。档案管理作为中医院日常管理工作中非常重要的一部分，我们需要认识到信息化环境对档案管理工作产生的影响，要及时转变思路，重视中医院综合档案数字化管理建设。然而，在中医院综合档案数字化管理实际建设工作开展过程中，还存在一些挑战性问题，比如，对档案数字化管理重视程度有待提高、档案管理人员数字化管理专业能力素养水平有待提高、档案管理安全性有待提高等[1]。为了解决这些挑战性问题，促进中医院综合档案数字化管理工作效率及质量的全面提高，笔者围绕“信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用”进行了分析。

一、信息化环境中医院综合档案数字化管理工作开展的意义概述

在网络信息时代背景下，信息化环境中的现代通信技术、网络技术以及数据库技术等越来越成熟，在这些技术的成熟为各行各业日常管理工作提供了新思路及新技术，中医院也不例外。从实际工作角度来看，在信息化环境下，中医院综合档案管理工作逐步朝数字化管理方向发展，对其开展数字化管理具有重要意義。

（一）可保证档案信息数据的真实性及可靠性

对于中医院的综合档案数字化管理来说，是指在保护档案原件及数据真实的基础条件下，对计算机自身具备的软件功能及硬件功能进行合理利用，实现对档案信息的数字化加工，使医院工作人员的应用需求得到有效满足，进而使档案信息资源的价值作用充分有效地展现出来[2-3]。与此同时，中医院综合档案数字化管理的实现，可为医院工作人员提供丰富多元，且真实的数据信息，进一步为医院领导层在决策的制定及实施等过程中，提供准确、可靠的信息数据支持。此外，在信息化环境下，通过信息技术的应用，能够使中医院的各项数据资源实现高效共享，从而使中医院档案信息资源的利用价值大大提升。

（二）提高档案信息资源存储及检索效率

在中医院各项工作不断推进过程中，产生的数据信息繁多，传统的纸质档案管理模式显然难以满足大数据量的处理工作，且在档案信息资源存储方面，需耗费大量的人力资源，在相关档案信息资料查询方面效率也不高，会使与档案相关联工作的效率受到影响。而在信息化环境下，中医院通过综合档案数字化管理工作的开展，采取数字化管理模式，进一步对计算机网络、信息技术的高效应用，能够使档案信息资源从采集、分析整理，到存储管理的效率大大提升。与此同时，通过中医院档案管理信息，输入关键词可实现档案信息资源高效检索，从而减轻人工工作压力及工作量，使医院的档案信息资源利用效率得到全面提升。

（三）使档案信息资料得到有效保护

中医院在传统纸质档案管理工作当中，易出现一些问题，比如档案遗失、档案缺损、遭遇火灾或水灾等，这些问题的出现不利于纸质档案信息资料的有效保存，易造成档案信息资料完整性缺失，从而使医院的相关工作难以有据可依[4]。而在信息化环境的背景下，中医院综合档案数字化管理的实现，可以一改传统的纸质档案管理模式，使医院的档案管理转向为电子化、数字化、信息化管理，这样便能够使传统纸质档案管理中的一些问题得到有效避免。并且，在网络安全技术的支持下，可大大提升档案信息资料的安全性，预防失窃等风险问题的出现。此外，通过备份管理等方式，可以使档案信息资料的完整性得到有效保证，进而为医院相关工作的顺利、有序开展提供有效的参考依据。

二、信息化环境中医院综合档案数字化管理工作面临的挑战性问题分析

虽然在信息化环境下，中医院综合档案数字化管理的意义显著，但在实际工作开展过程中，也面临着一些具有挑战性的问题。倘若面临的挑战性问题未能及时有效解决，则会影响到中医院档案管理工作的整体效益。

（一）对数字化档案管理缺乏充分的认识

在中医院综合档案数字化管理工作开展过程中，发现部分领导对医院的综合档案数字化管理工作认识不足，存在重视临床档案信息资料管理，但对综合档案数字化管理不够重视的情况；未能在综合档案数字化管理工作中投入充足的资金，使得档案管理所需软硬件设备数量、性能及质量都难以得到有效保障，这样便使得中医院的综合档案数字化管理工作如同虚设，难以发挥出实质性的作用[5]。与此同时，受到相关思想的影响，中医院方面在档案管理工作开展过程中，尚未完全实现电子化管理，部分工作内容仍采取传统的纸质档案管理模式，使得档案管理的效率及质量难以得到有效提升。此外，在部分档案管理工作采取数字化管理模式，部分档案管理采取传统纸质档案管理模式下，两者之间的协调性及衔接性难以得到有效保证，可能还会出现职权分配上的矛盾，不利于中医院综合档案管理整体效益的提升。

（二）数字化管理专业能力素养水平有待提高

在中医院综合档案数字化管理工作开展过程中，档案管理工作人员扮演着非常重要的角色，但是，如果档案管理工作人员在档案管理方面的专业能力素养水平有限，则会使档案数字化管理工作的效率及质量难以得到有效提高。从现状来看，中医院在综合档案管理方面，从传统的纸质档案管理，转向信息化、数字化管理模式，档案管理工作人员的工作理念、技术水平也势必发生转变，即需要档案管理工作人员掌握信息化、数字化管理技术方法，懂业务、懂技术、懂数字化管理流程等。但是，因部分档案管理工作人员在档案数字化管理方面的技术水平、业务能力不足，难以高效地掌握数字化档案管理所需的网络技术、通信技术以及计算机技术，显然这将影响中医院综合档案数字化管理工作的效率及质量[6]。此外，从医院层面分析，为了满足中医院综合档案数字化管理的高标准、高要求，势必需要构建完善的人才培养体系，但是中医院侧重医疗、护理等工作的开展，对数字化档案管理专业人才的培养缺乏重视，使得人才培训方式方法滞后，进而使医院的现代化档案管理人才呈现缺乏的局面，难以促进中医院的综合档案数字化管理工作效益的全面提升。

（三）档案管理安全性有待提高

虽然在数字化管理下，中医院的综合档案数字化管理能够避免传统纸质档案管理工作潜在的一些安全隐患问题。但是，档案数字化管理同样也需要考虑到一些安全性问题[7]。其安全性问题主要集中体现在网络安全方面，比如中医院的综合档案数字化管理在缺乏安全技术、安全防护措施的情况下，档案信息资源易受到病毒攻击、黑客攻击等，从而导致医院的档案信息资源泄密。档案信息资源泄密包括医院医护人员的人事档案泄密、患者就医档案泄密等。档案信息资源泄密不利于对医护人员的保护，也容易发生医患纠纷问题。显然，此方面的安全性问题需引起足够的重视。此外，如果相关工作人员的工作态度不积极，或者未重视中医院综合档案数字化管理系统的日常运营维护，针对潜在的安全隐患问题未能及时排查、处理，则容易导致档案管理系统难以正常、稳定运行，进而使中医院的档案数字化管理工作效率及质量大大降低，不利于为医院其他相关工作提供有效的档案信息资源支持。

三、信息化环境中医院综合档案数字化管理优化策略分析

如前所述，在信息化环境下，中医院综合档案数字化管理工作开展期间面临一些有待解决的挑战性问题。为了解决这些挑战性问题，提高中医院综合档案数字化管理工作的效率，有必要重视有效优化策略的实施。总结起来，具体优化策略如下：

（一）提高对综合档案数字化管理的认识，重视充足的建设资金投入

在信息化环境下，中医院综合档案数字化管理工作要想顺利、有序推进，首先有必要加强医院领导层对综合档案数字化管理认识水平的提高，改进以往工作中重视医院临床信息资料管理，而对其他相关档案管理缺乏重视的情况，对综合档案中的各项档案管理均要提高重视程度。医院领导层在提升自身认知的基础上，要引导档案管理人员提高对综合档案数字化管理的重视，鼓励档案管理人员树立与时俱进的工作理念，加强自我学习，从而满足综合档案数字化管理工作的需求。与此同时，医院方面需在综合档案数字化管理建设工作中，投入充足的资金，购置性能好、质量优质的数字化档案管理设施设备，完善相关软硬件设备，使中医院综合档案数字化管理有充足的物资保障[8]。此外，中医院还需重视将档案室作为核心的数据系统的构建，对中医院的档案进行统一管理，使医院在开展工作期间，能够应用数据系统高效地对相关档案信息资源进行检索、查询、阅览及下载。

（二）提升档案管理人员的综合素质、能力水平

要想使档案管理人员的综合素质、能力水平得到有效提升，一方面需要重视现代化复合型专业人才的选拔。在人才招聘过程中，采取择优录取的模式，重点考察应聘者的数字化档案管理理论基础知识掌握情况、实践管理能力及技巧等[9]。另一方面，针对新招聘进来的档案管理人员，需要加强岗前培训，通过理论、技术层面的知识培训，使新招聘的档案管理人员能够快速适应中医院的数字化档案管理工作。此外，要定期对在岗档案管理人员进行考核，将考核制度与绩效晋升制度、奖惩制度相挂钩，对数字化档案管理工作认真、积极负责的档案管理人员，给予精神上或物质上的表扬；对于工作态度不积极性、懈怠的档案管理人员，给予批评教育，指出其不足，使其能够提高思想认识，认真做好自身岗位的档案管理工作。

（三）合理应用现代化技术，提升综合档案数字化管理的安全性

在医院的综合档案数字化管理信息资源繁多，且类型复杂，为了保证档案信息资源在数字化管理工作中的安全性，进而使档案信息资源能够实现高效利用，有必要合理应用现代化技术。例如在档案数字化管理系统当中，合理设置“防火墙+安全密钥”技术，在现代化技术的支持下，设置系统访问权限，具备权限的工作人员，能够根据自身权限等级，检索、查询、阅览及下载相关档案信息资源；而不具备的权限的工作人员，则拒之系统之外，这样可以使档案数字化管理的安全性得到有效保证[10]。此外，中医院还可以引进系统杀毒软件技术，比如McAfee防病毒软件、金山毒霸、360杀毒软件等，或者具备条件的中医院可自行研发高效的医院档案管理专用杀毒系统软件等，使数字化档案资源感染病毒的概率降到最低，进而使中医院综合档案数字化管理的安全性得到有效提升。

四、结语

综上所述，基于信息化环境下，中医院综合档案数字化管理建设工作的开展非常有必要。但是，中医院在综合档案数字化管理建设工作开展期间，也面临一些挑战性问题。因此，需要医院领导层加强对综合档案数字化管理认识的提高，并保障有充足的建设资金投入。在提升档案管理人员综合素质、能力水平的基础上，合理应用一些现代化技术，如安全密钥技术、防火墙技术等，使综合档案数字化管理的安全性得到有效提升。总之，通过完善各方面的措施，中医院综合档案数字化管理工作效益将能够得到明显提升，进一步为中医院日常管理工作的稳步、可持续发展提供有效支撑。