摘 要：随着现代信息技术在各领域的广泛渗透，数字网络技术在档案管理工作中呈现出显著的应用优势，数字化档案建设成为档案管理的重要发展趋势。公安机关作为承担日常社会治安管理工作的基础部门，加强公安档案数字化建设，是时代发展背景下落实公安机关为人民服务职能的重要保障。本文通过详细解析档案数字化概念，对公安档案数字化建设必要性进行了论述，深入思考当前公安档案数字化建设中存在的问题，并提出了公安档案数字化建设的有效对策，从而为促进公安档案数字化建设水平，提高公安机关档案管理能力提供有效参考。

关键词：档案数字化;公安机关;档案管理

档案数字化，是指充分利用当前数据库、计算机、扫描等先进信息技术，将传统的纸质版档案转化为电子档案，并将其保存至计算机中，同时运用现代互联网、大数据等技术对其进行分类、整理、归档，形成具有有序结构的档案信息库。公安档案数字化建设，不仅为公安机关档案的长期保存与档案信息快速查阅提供了极大便利，同时对于促进公安档案规范化、有序化发展具有重要意义，从而更好地服务于公安各项业务工作的展开，提高工作效率，创建为人民服务的优质基层服务平台。就目前而言，公安机关档案数字化建设程度整体较为落后，存在一定问题。因此，正确认识公安档案数字化建设的必要性，客观分析当前公安机关档案数字化建设中的问题，着力解决问题，是当前公安机关档案管理工作的重要内容。

一、档案数字化概念解析

1.档案数字化的内涵

档案数字化是将现代先进计算机信息技术与档案管理工作的有机结合，借助信息技术实现纸质档案向电子档案的有效转换，将原本以纸质和声像传统介质为信息载体的档案转化为数字信号或数字编码等，形成数字化档案。通过将档案数字化，能够更加直观、全面地呈现原有档案内容，同时进一步提升档案使用的可靠性。现阶段，随着现代信息技术的不断更新迭代，既要求档案工作加快数字化转变，也为档案数字化建设奠定了坚实的技术基础。在档案数字化建设中，主要应用技术包括数据库、数据压缩、高速扫描等技术，改变传统纸质档案为数字化形式，同时借助互联网、大数据技术等，实现数字化档案的高效管理。

2.档案数字化建设的主要内容

（1）档案管理工作数字化

实现档案数字化建设，就要转变传统的档案管理工作方式，以数字化思维创新档案工作方式。在传统纸质档案管理工作中，主要依靠人工操作进行档案信息的收集与整理、搜索与应用。人工操作方式效率低下，失误率高。档案数字化实现了将纸质档案转变为电子文件形式，并在计算机中进行存储，档案管理工作者只需要借助计算机就可以实现对档案的管理与操作。同时借助互联网，还可以实现档案信息的快速传递与共享。并且在数字化档案中，管理人员通过对档案进行分类整理、分盘存储等工作，提高档案管理的有序性和规范性。此外，建立统一搜索关键词、维护计算机系统安全性与稳定性、做好数据备份工作等，也是数字化档案管理工作的重要内容。

（2）档案资料数字化转换

现阶段，先进信息技术在档案管理工作中的应用优势已经突显，同时信息时代背景下，传统档案管理工作的缺点已经充分暴露出来，难以充分发挥档案管理效能。在档案数字化建设中，重点在于实现档案资料的数字化转换。当前，档案资料数字化转换方式主要包括扫描存档与人工录入两种方式。其中，扫描存档方式具有较高的准确性，能够保障档案信息输入准确;人工录入方式能够确保纸质档案加入到档案资料统计过程中，但资料转换效率相对较低。

二、公安档案数字化建设的时代必要性

1.顺应现代档案数字化建设趋势的必然要求

公安档案是公安机关在打击与防范违法犯罪活动过程中，以及实施治安行政管理等职能活动过程中形成的一系列档案，根据类型可以分为文书类、业务类、声像类、户籍档案等。当前，信息技术在各领域档案管理中的应用已经十分广泛，档案数字化建设是档案管理现代化发展的必然要求。随着计算机在公安办公领域的普及应用，产生了大量的电子文件，必然要求公安机关加强档案数字化建设。与此同时，随着现代社会快速发展，公安档案信息规模不断扩大，档案类型也逐渐趋于复杂化。而在传统纸质档案中，以纸质为载体，随着档案规模的不断增加，档案实物规模不断增加，再加上纸质档案只能够为需求者在特定场所查阅使用，受时空限制性较大，难以发挥档案利用价值。实现公安档案数字化，则可以利用计算机进行档案处理，打破纸质档案的时空限制，同时借助数据库、云空间等技术，为档案存储、分类提供技术支撑，从而提高档案利用效率，为查阅者提供便利。数字化檔案的低成本、高工作效率等优势，受到档案管理者与使用者的青睐。因此，加强公安档案数字化建设，开发适用于公安机关的数字化档案管理技术，是公安档案管理工作现代化的必然要求。

2.服务国家治理体系和治理能力现代化的现实要求

公安机关是社会治理的重要主体之一，警务工作现代化建设是国家治理体系和治理能力现代化发展的重要核心，同时也是实现国家治理体系和治理能力现代化的基础保障。公安档案管理工作是服务于警务工作的重要基础，加强档案数字化建设，是实现警务工作现代化的必要环节。通过公安档案数字化建设，进一步保障了公安档案的历史性、保全性和服务性功能，从而为法治社会建设推进，以及公安部门公共安全综合服务能力的提升发挥重要推动作用，进而完善法治社会建设。同时，公安档案数字化建设为档案信息使用者提供高效、便捷的信息服务，更好地为公安领导决策、公安机关日常工作、甄别复议历史问题、公安宣传教育等各项工作服务，大幅提升警务工作效率。因此，公安档案数字化，是服务国家治理体系与治理能力现代化的现实要求。

3.实现办公自动化的前提要求

当前，我国社会已经步入大数据时代，数字化已经深刻改变了社会生活的各个方面，全社会每天都会产生大量的数字化信息，自然而然形成了庞大的“数字化档案”。公安机关工作面向社会，必须要顺应社会发展。这些数字化信息，倒逼其实现办公信息化和自动化。因此，在对这些信息进行处理过程中，仍旧采用传统的档案管理手段显然是不现实的，如何实现对这些信息进行有效的归档管理与利用，推动公安办公信息化和自动化，更好地服务于社会，是公安档案管理者的迫切任务。加快建设公安档案数字化，则是实现档案管理现代化，推动公安办公自动化的关键基础。因此，公安机关需要加大高端档案管理人才培育，完善现代档案管理设备与技术，健全档案数字化管理制度，从而更好地发挥公安档案管理工作职能作用。

三、公安档案数字化建设中存在的问题分析

1.公安档案管理数字化观念陈旧

公安机关作为政府职能部门，属于国家行政机关，其内部管理受传统行政机关管理模式影响，管理者不重视对现代技术的应用。在公安档案管理中，由于管理者没有树立先进的档案管理数字化观念，导致公安档案数字化程度较低。一方面公安机关档案管理人员受传统的“收、管、立、藏”管理模式影响较深，存在“重收藏、轻使用”的管理思想，不能意识到档案数字化对于提高档案利用率的重要性;另一方面公安档案管理者在工作中，存在较强的随意性，部门内部尚未建立统一的档案管理标准，导致档案管理工作混乱。在实际管理中，存在档案归档标题填写不完整、归档编号混乱、组卷不统一等问题，或者档案文件不规范、不完善，存在遗失、毁损等问题，严重降低了档案管理效率，制约档案利用率。

2.公安档案数字化技术支撑不足

首先，公安档案数字化技术支撑不足。我国公安档案信息化建设起步时间较晚，当前档案管理信息化建设尚处于较低水平。对于公安档案数字化建设来说，其需要较高水平的数字化技术支撑，而对于一些公安机关，尤其是基层公安机关来说，其信息化程度低，所对应的信息技术支持水平不高，更难以充分应用数字化技术实现公安档案数字化建设。其次，受内外部各方面因素影响，大部分基层公安机关数字化建设硬件设施匮乏，难以充分满足公安档案数字化建设的实际需求。

3.公安档案数字化专业人才不足

受公安机关对档案管理工作重视度不足的影响，在公安档案数字化建设中，也忽视了对专业化人才的引进，从而使得公安档案数字化建设水平较低。这种情况在基层公安机关尤为明显。一方面基层公安部门档案管理人员通常不具有较强的档案管理专业水平，很多都是由其他岗位转岗的非专业人员，甚至很多部门内部档案管理人员是由其他岗位人员兼任的，其不具有系统专业的档案管理工作能力;另一方面档案数字化建设复合型专业人才不足，即使部分档案管理工作人员具有较高的专业水平，但其对数字化技术的掌握能力不足，难以充分适应档案数字化建设的实际需求。公安档案数字化建设必须要以专业的复合型人才为基础，人才匮乏会使公安部门空有资源、技术支持，却没有利用能力，严重制约公安档案数字化建设水平。因此，加强公安档案数字化建设，必须要注重人才的引进与培育。

四、公安档案数字化的有效建议

1.创新公安档案数字化管理理念

公安档案是公安机关服务于现实、完善法制建设等方面的重要依据，加强公安机关社会服务水平，更好地发挥其社会服务职能，就必须要转变公安档案管理者理念，树立数字化建设理念，立足数字化建设核心，积极借鉴先进管理经验，对比自身档案管理不足，切实推进落实公安档案数字化建设。同时，着力提升档案管理人员思想水平，使其真正认识到公安档案的重要作用，认识到公安档案数字化建设的必要性，促使其不断创新档案管理手段。此外，公安档案管理部门还需要加强对档案数字化建设的宣传教育，通过对管理人员进行教育培训，使其真正认识到在当前信息时代，档案数字化管理的迫切性，充分发挥自身管理作用，提高档案的利用价值，从而为公安机关领导决策、人员工作提供可靠依据，提高办事效率，更好地服务于社会。

2.建立公安机关数字档案室

随着信息技术在社会各领域的深入渗透，公安机关也必须要跟上时代发展，才能够切实履行自身社会服务职能。对于公安档案管理来说，其必须要紧抓信息技术发展契机，加快自身传统档案管理向数字化档案管理的全面转型，从而满足现代公安档案管理需求。公安机关建设数字档案室，是其顺应时代发展，满足公安档案数字化建设需求的有效手段。公安机关数字档案室是借助数字信息处理技术建立的档案数字化建设专门部门，通过综合应用网络信息技术、档案文件管理、业务系统，实现公安档案的数字化建设，将传统的公安档案转换为数字化文件，同时，实现增量机关档案的电子化处理，将机关工作过程中产生的大量电子文件直接归档保存至档案管理系统中。通过数字档案室建设，一方面可以为公安档案数字化建设提供专门的数据技术及硬件设备支持，保障档案数字化建设的有效落实;另一方面公安机关数字档案室实现了信息时代公安档案的创新发展，为机关工作提供更加便捷的网络档案信息服务，符合现代公安机关工作新要求，同时推进了公安档案管理数字、信息一体化建设，创新公安档案管理方式，实现公安档案的科学化、有序化管理，推动公安档案向前发展，充分发挥其应有的作用。

3.打造专业化公安档案管理团队

2014年，中共中央及国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求“加快推进传统载体档案数字化”。随着国家对档案工作重要性进一步强调，不断加大对公安机关档案数字化建设检查力度，公安机关大力推进档案数字化建设，就需要依靠专业的档案管理团队。首先，组织完善专业化公安档案管理工作队伍。一方面加强对机关内部档案管理人员专业化培训，提高其专业素质，提升档案管理能力;另一方面重视引进高端档案管理及信息技术人才，综合人才队伍配比，提高团队数字化、信息化技术应用水平，有效推进公安档案数字化建设。其次，科学配备档案管理人员，明确岗位职责。针对当前公安机关存在的档案管理混乱，一人多岗等情况，以公安档案管理团队为基础，根据实际岗位需求，以及专业人才特点，科学配备档案管理人员，并明确划分各岗位职责，充分发挥专业档案管理团队作用，推进公安档案数字化建设水平。最后，加强公安档案管理人员职业素养，档案数字化背景下，对档案安全提出了新的要求，公安档案管理人员必须要加大安全保密执法检查力度，完善安全应急管理体制，做好异地异质备份等，保障档案信息安全。同时，由于公安档案的特殊性，管理人员还需要具备较强的保密意识以及对敏感信息的准确判断，从而充分发挥公安档案数字化建设作用。

五、结语

公安档案数字化建设势在必行，是现代化发展背景下提高公安机关工作效率和社会服务水平，扩大社会效益的重要内容。公安档案数字化建设需要公安机关不断完善意识层面、物质层面支持，加快技术与人才建设，有效解决当前阶段公安档案数字化问题，从而为推动档案数字化建设，提高档案管理效率，最终促进公安机关更好地落实社会服务职能发挥重要作用。

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（作者单位：福建省建宁县公安局）

作者简介：万秀兰（1976—），女，汉，福建福清人，大学，馆员，研究方向：档案。