高校学生学籍档案管理系统功能与业务流程优化分析

2021-07-28刘宁波

科技创新导报 2021年3期

刘宁波

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-2918

摘要：随着高校数字校园建设的不断加快，学生学籍档案管理也向科学化、规范化、网络化、自动化方向发展。为探究适合高校数字校园建设的档案管理网络系统，结合高校学生学籍档案管理系统的业务现状分析，从网络化、规范化的视角出发，对高校学生学籍档案管理系统的功能与业务流程进行重新改造，给出优化后的业务流程，并对改造后的系统功能进行分析，提出针对性的建议。

关键词：数字校园档案管理学籍档案业务流程

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）01（c）-0118-03

Analysis on Function and Business Process Optimization of Student Status File Management System in Colleges and Universities

LIU Ningbo

（Xuzhou Open University， Xuzhou， Jiangsu Province， 221000 China）

Abstract： With the development of digital campus construction， the management of student status files is becoming more and more scientific， standardized， networked and automatic. In order to probe into the file management network system suitable for the construction of digital campus in colleges and universities， combining with the analysis of the business status quo of the student status file management system in colleges and universities， from the perspective of networking and standardization， this paper reconstructs the functions and business processes of the student status file management system in colleges and universities， gives the optimized business processes， analyzes the functions of the reformed system， puts forward some pertinent suggestions.

Key Words： Digital campus; File management; School status; Business process

从教育部颁发的《学校学生管理规定》中关于学生档案管理的规定来看，学生学籍档案管理是学校对学生从入学到毕业整个学习过程的管理记录，以及学生毕业后档案利用的管理活动，这是高校教育管理的重要内容。随着数字校园建设的不断推进，互联网技术、信息技术等在档案管理中的应用越来越普及，这给学生学籍档案管理工作带来极大的机遇。基于信息技术和“互联网+”的数字档案系统下，高校档案管理工作逐步向规范化、网络化发展。如何充分发挥互联网与信息技术优势，对传统档案管理系统进行优化与改造，使其更加满足数字校园建设和学生档案开发利用的需要，更好地服务于学生，是当前高校档案管理研究的重点。

1 学生学籍档案管理系统业务描述

从管理制度层面来看，对高校学生档案管理工作进行调查分析的结果显示，针对学生学籍档案管理的意识普遍不强，管理主体的职责范围也不清晰，对学生学籍档案的整理、调整、完善、开发利用等操作很少，导致学生学籍档案质量偏低。实际上从调查中也发现，对于学生的学籍档案，通常只是在涉及到重大事项时，才会进行调整与补充，比如各科目考试成绩、重大奖项情况、入党情况等，对于其他社会实践类、学校生活学习类等内容的补充很少，这与学生学籍档案管理制度的不完善有直接的关系。

通常在高校学生学籍档案数字化管理工作中，主要责任主体包括部门负责人、部门领导、管理员、档案管理员、工作人员等，每个责任主体都有针对性的工作内容，以保证学生学籍档案管理工作的順利开展。以我校学生学籍档案管理系统的情况来看，原有业务流程包括新生档案建档管理、档案补充管理、毕业档案管理、档案变迁管理、档案使用管理、档案编号规则管理等。结合当前“互联网+”环境下，学生学籍档案管理系统发展的实际需要，对业务流程进行创新优化。

2 学生学籍档案管理系统业务流程优化

2.1 新生档案建档与档案补充

新生档案建档管理中，学生、教师、档案管理员、部门领导四个环节中均优化了手工填写、手工递交信息的步骤，而是需要新生入学时直接在系统上传材料扫描件或电子版，档案管理员通过档案管理系统生成材料统计表，并反馈给学生进行核对，信息确认无误后归档。新生档案建档的整个流程均是建立在档案管理系统上的，通过系统对用户的权限管理进行操作，不仅效率高，而且降低人工与材料成本。新生材料归档优化后流程具体为：

学生：新生入学→递交材料→完善相关材料;

教师：审核相关材料;

档案管理员：接收材料→填写材料统计表→审核签字→递交至部门负责人;

部门领导：接受材料统计表→汇总统计表→表单归档。

在新建档案环节，档案管理员负责将学生的档案、体检表等材料扫描填报，然后填报档案信息表并查看档案信息表，之后向部门领导提交档案信息表;部门领导接收到档案信息表后查看并审核档案信息，判断是否有误，无误后填报反馈意见，由档案管理员核实并完善档案，最后由部门领导将新生档案归档。

在档案补充之前，需要对学生查阅档案的流程进行优化。每位学生档案都有唯一对应的档案编号，学生在补充档案信息之前，先通过档案管理系统提交查阅申请，提供本人姓名或档案编号至档案管理员，档案管理员核实信息并调出学生档案信息给学生本人查看，然后进入档案补充环节。在档案补充环节的流程优化中，学生扫描补充材料并填报补充材料扫描件，档案管理员负责查看材料扫描件、更新档案库、提交至部门负责人，然后部门负责人审核档案信息表，汇总档案信息表并归档。

2.2 毕业生档案管理与变迁

学生毕业后，其档案转出管理流程的优化，主要是优化档案信息的填写与信息提交模式，在档案管理系统中，毕业生档案转出管理流程完全建立在系统中，有系统完成录入与提交，确保档案信息在转出流程中不会丢失或遗漏。档案的转出过程中，档案转出信息表由部门负责人通过档案管理系统进行审核，确保信息完整录入并归档。对于毕业生档案留校申请业务，有学生在系统中提出申请，并在系统上填写申请表后提交，档案管理员查看毕业生的申请信息表并审核，核对无误后由学生完善资料，最后归档。

对于毕业生档案的寄送管理，同样完全基于档案管理系统进行操作，而且实现互联网模式下的电子档案寄送，全县用户仅需要通过简单的操作命令即可指令系统对信息进行传递、流转与保存。档案管理员统计留校申请表并提交至部分负责人，部门负责人审批留校申请，核对信息是否有误，无误后递交主管校长审核，审批通过后由档案管理员完善档案留校申请表，最终归档。

当毕业生需要迁出档案时，学生仅需要在学校档案系统上提出申请，并填写档案迁出申请表，将申请表通过互联网系统上报至档案管理员，档案管理员受理申请，核对信息是否有误，无误后递交部门负责人审核，审核通过后反馈信息到学生，学生获得档案并将档案交给转出单位，得到回执单提交至档案管理员，档案管理员受理回执单并进行下一步操作。优化后的流程，学生只需要通过系统下载和提交申请即可，而档案管理员也仅需要在档案管理系统中进行电子签章即可，大大节省了人工资源消耗。

2.3 档案使用

在档案使用时，查阅单位需要先在学校档案管理系统上填写档案查阅登记表，并提交查阅登记表，档案管理员在系统上接收到登记表后填报材料统计表，查看档案是否可用，并向部门负责人申请是否可以查阅，批准后调出档案，供查阅单位查看档案。整个审核过程是建立在档案管理系统上的自动化过程，权限用户无需人工填写与递交，而是由系统录入与提交。档案查阅单位查阅完档案之后需要归还档案，档案归还流程同样需要在档案管理系统上进行优化，实现整个流程的网络化与自动化。查阅单位填报档案使用表并递交档案管理员，档案管理员查看并审核档案使用表，由部门负责人审核，查阅单位完善档案使用表后，由档案管理员进行档案归还与归档。

2.4 档案编号规则与基础数据管理

档案管理员先编制档案参数，然后填报参数设置表并向部门领导提交，部门领导查看参数设置表后进行审核，核对是否存在错误，如有错误则填报反馈意见，由档案管理员进一步完善参数设置表，无误后部门领导设置参数，并归档。参数设置与审核的流程完全在系统上完成，有效避免了信息流失与缺陷，确保参数设置的快速化，以及系统运行的稳定性。对档案编号规则，档案管理员先编制学校统一的编号规则，然后填写规则表并提交部门领导审核，部门领导审核无误后更新档案编号。

基础数据管理包括工作人员信息管理、部门信息管理和学生信息管理三个环节，建立在档案管理系统上的优化是实现整个信息管理流程的网络化与自动化。基础数据管理业务流程优化为建档与修改两个部分，建档环节由工作人员填报与记录工作人员信息，系统管理员进行信息审核，有误则反馈信息至工作人员修改信息，无误后进行工作人员信息建档。进入修改环节，由工作人员提交变更请求，系统管理员删除或修改工作人员信息，最终完成工作人员信息更新。部门信息与学生信息的建档与修改流程与此相同。

3 学生学籍档案管理功能分析

高校学生学籍档案信息管理系统优化后需要重新定义其管理功能，而管理功能的实现是结合用户角色定位和功能需求而设定的。学生学籍档案管理系统主要涉及角色包括工作人员、管理员、部门领导、部门负责人、档案管理员、主管校长、查阅单位、学生、系统管理员等，每个角色都要对应性的功能需求，在档案管理系统中需要实现其功能需要。

在具体的角色功能中，工作人员负责录入其信息，管理员则负责给工作人员建档，并负责后续的工作人员向信息修改工作;部门领导负责录入部门信息，而部门领导人则负责给部门建档以及后续信息修改;档案管理员在学生学籍档案管理系统中的职责较多，对系统的功能需求也较为复杂，其主要负责参数设置、编号规则等表格的录入，负责档案的查阅、迁出、完善与变更、转出以及档案留校申请等表格的提交，录入与提交档案信息表等;主管校长负责参数设置、编号规则、档案使用与变更、档案转出及留校等申请表的审核，并对档案更新、查看的申请表与信息表进行审核;学生学籍档案系统管理员主要负责新增、删除、修改权限，查看与备份日志，对系统日志进行其他高级操作。

对于高校学生学籍档案管理系统，其系统的总体用例包括系统管理、基础数据管理、新生档案建档管理、档案补充管理、毕业生档案管理、档案变迁管理、档案使用管理、档案编号规则管理几个部分。在每个业务流程环节，均对应清晰、标准的业务流程，比如在新生建档环节，学生材料归档用例过程如下：

学生、档案管理员、部分负责人均使用各自系统身份登录系统，然后完成以下操作：

第一步，主要参与人员选择各自系统角色，然后各自在系统上输入用户名与密码进行登录，之后进入材料归档界面。

第二步，学生对材料扫描件进行上传，选择“材料归档”，查看材料扫描列表，选择“上传”，确定上传材料后“确定上传”，直至上传完成。

第三步，档案管理员进行材料录统计表录入，选择“材料归档”与“材料统计表录入”，在“手动录入”模式下填制材料统计表空白模板并录入信息，最后“确认保持”。

第四步，部分负责人审核材料统计表，进入系统后查看统计表，反馈信息，选择“新建档案”;

第五步，档案管理员在“新建档案”界面完成档案信息表的录入，选择“确认保存”，生成新生学籍档案。

4 结语

本文結合高校学生学籍档案管理系统的实际情况，主要从“手工”向“自动”的方向进行优化，改变传统有些手工录入与信息提交的环节，将这些业务流程转变为基于互联网与档案管理系统的“电子”模式，并简化了相应的业务流程，基本实现了学生学籍档案管理业务流程的整体网络化与信息化。

参考文献

[1] 郭婷.高校学生学籍档案管理信息化管理系统研究[J].现代营销（信息版），2019（7）：122-123.

[2] 虞翔，夏春梅.高校学籍档案信息化网络管理系统的研究[J].电子测试，2018（12）：126，113.