范 铮

哈尔滨市第一专科医院 黑龙江 哈尔滨 150056

在当前信息化时代背景下,医院文书档案管理工作为了能够更好的适应时代发展需要,需要积极提升档案信息化管理水平。在日常工作中要积极对档案管理模式进行优化,强化基础设施建设,创新档案管理方式方法,构建档案数据库,并做好档案信息的安全管理工作,全面提高文书档案的信息化管理效果,助推医院的健康发展。

1 医院文书档案信息化管理工作的重要性

1.1 便于查询信息 医院文书档案信息化管理工作的开展,档案信息利用不受时间和空间的制约,医护人员能够随时查询到自己需要的信息,这对于医疗水平的提升具有积极的促进作用。而且文书档案信息的查阅更为简单和便捷,一份档案信息能够同时被多人查阅、浏览和学习,文书档案利用率大幅度提升,这对于文书档案价值的发挥及医院工作效率的提升都具有极为重要的意义。

1.2 降低纸质档案管理的风险 传统医院文书档案多以纸质为主,保管过程中易出现纸张破损和字迹模糊等问题。同时在借阅和查看过程中,人工操作还会出现档案错放和丢失等风险。文书档案信息化管理的实现,纸质档案完成了数字化转化,以电子档案的形式进行保存和利用,实现了对原始文书档案资料的有效保护,降低了纸质档案管理的风险。

1.3 提高文书档案管理的效率 传统文书档案管理工作基本由人工管理为主,档案收集、整理需要花费较长的时间。文书档案信息化管理的实现,利用先进技术手段进行档案信息的收集和整理,人工参与较少,档案管理工作效率大幅度提升。

1.4 信息技术融入为档案带来了新的风险 在医院文书档案管理工作中,先进技术的应用为档案管理工作带来了诸多便利,但同时也增加了档案信息泄露的风险。传统档案管理模式虽然存在许多弊端,但文书档案的保存较为安全,而且文件只用于医院内部,安全风险较低。但文书档案信息化建设工作的开展,医院文书档案管理系统与医院各科室的办公体系进行有效衔接,信息更具开放性,尽管采取许多安全防范措施,但文书档案信息的私密性会大幅度下降,文书档案管理和利用过程中风险增加,易出现信息泄露。

2 做好医院文书档案信息化管理工作的策略

2.1 构建完善的文书档案信息化管理模式 在实际工作中,需要医院从上到下都能够对文书档案信息化管理的重要性有一个正确的认知,各部门要积极参与和支持。同时还要重视先进技术的引进,以科学技术来促进文书档案信息化管理模式的不断优化,全面提高文书档案信息化管理水平的提高。另外,还要与医院自身的实际情况相结合,选择适宜的管理模式,推动原有档案管理方式方法的改善和创新,确保文书档案管理工作效率和质量的提升。

2.2 加强文书档案信息化管理的基础设施建设 在医院文书档案信息化管理工作推进过程中,需要强化对档案基础设施的建设。在实际工作中,宜从档案信息化管理工作作为切入点,不断推进档案信息化管理基础设施的完善。通过购置各种硬件设施,并选择与自身相符合的软件设施,为档案信息的收集、录入、扫描、检索和安全等方面配备完善的设备和设施,保证文书档案信息化工作的有序推进。同时还要重视系统设备的有效应用,优化配置资源,积极构建监控网络,全面提高文书档案管理和服务工作的质量和水平。另外,还要重视软件系统的建设,结合医院自身的情况来研发相符合的档案管理软件,为医院各项工作高水平的开展起到积极的推动作用。

2.3 优化文书档案管理工作的方法 在信息化时代背景下,医院文书档案管理工作开展过程中,需要重视档案管理方式方法的优化,进一步提高档案管理工作的质量和水平。文书档案在医院发展建设过程中能够提供重要的信息资源,因此要保证文书档案信息的真实性和准确性,实现对文书档案信息的妥善保管。在实际工作中,宜规范文书档案的格式,保证档案信息的准确性、规范性和严谨性。不断优化文书档案管理系统,针对系统做好安全防范工作,有效的防范黑客和病毒的攻击,实现对档案信息资料安全的有效保护,确保文书档案能够发挥出最大化的价值。

2.4 完善档案数据库建设 目前医院文书档案管理工作中普遍存在信息化程度低的问题,针对于这种情况,要求医院从上到下要加快思维观念的转变,在实际文书档案信息化建设工作推进过程中,宜以问题为导向,通过对总目标进行分解,逐一实现各个小目标,有效的解决档案信息化建设中的一系列问题,科学进行规划,促进文书档案信息化建设工作的有序推进。医院在文书档案数字化转化过程中,还需要对数据信息采集体制进行优化,全面提高档案信息收集效率,促进档案信息数据库的完善,为文书档案的管理和利用工作提供更多的便利。具体还要结合医院的情况和用户需求,针对相关软件和硬件设施进行更新和升级,并重视对档案管理人员的培训,全面提高档案管理人员的综合素养,为文书档案信息化建设提供重要的支撑。另外,医院还要重视借鉴其他医院先进的建设经验,灵活运用大数据技术和云计算技术为档案信息化建设服务,全面提升文书档案管理工作的水平。

2.5 强化对档案信息安全的管控 数字化文书档案信息不同于纸质档案信息,在文书档案信息化管理工作中,针对于数字化档案信息的安全保障是较为重要的工作内容,通过采取有效的措施有效的规避潜在风险,保证档案信息的安全。在实际工作中,宜评估档案信息化建设中涉及的潜在风险,并对安全标准进行明确。由于文书档案信息化管理具有高密度的特征,因此要建立健全备份机制,并对备份责任进行明确,切实做好数字化档案文书的备份工作。各医院还需要根据自身所处的网络环境来选择相匹配的安全管理模式,重视对员工的安全防护教育,并合理运用人脸识别、指纹识别等先进技术,进一步保证档案信息的安全。

3 结束语

医院文书档案管理工作具有较强的繁琐性和复杂性,而且是一项长期性和系统的工作。这就需要对医院文书档案要进行科学管理,全面提高医院文书档案管理工作的水平。对于医院档案管理人员,在日常工作中要不断强化自身的专业知识和技能,对于文书档案的重要性有一个正确的认识,实现对文书档案的规范和标准管理,全面促进文书档案信息化管理水平的提升,使文书档案能够为医院发展建设提供重要的信息支持。