陈银娥

衡东县水利局 湖南 衡东421000

一、文书档案管理工作规范化的意义

单位想要保持日益发展离不开平常的文书档案管理工作,这项工作也是在单位中的重要组成部分,同时它能衡量单位的业绩和管理水平。想要提升文书档案管理工作的水平就需要采取科学化和规范化的管理措施,这不仅能帮助领导细致掌握单位的各项工作开展情况,也能在提供决策时有所依据,同时也能准确全面地展现出来该企业单位的精神面貌。所以,单位要充分认识到文书档案工作的意义。细致管理工作的规章制度,改进管理工作的方法,让文书档案的价值能够真正地在该单位体现出来。

二、文书档案的内容

文书档案一般分为四个内容,分别是党群工作,主要负责的是单位中的组织工作和宣传工作,并对相关纪律进行不定期的检查;其次是行政事务,对于单位中的后勤福利、医疗卫生、人事变动等工作进行管理;第三类是经营管理类,主要包括经营决策、计划工作、财务管理、物资统计等;第四类是生产管理,针对产品质量、能源管理、安全技术、环境污染等方面进行管理。

三、文书档案规范化管理策略

(一)构建集中统一的档案管理网络。单位通过设置统一化的档案管理网络,能进一步减少档案中间管理内容,从而保障文书档案管理效率得到全方位提升。一方面,尽量保障档案管理系统能具有较大的覆盖面,能有效进行文书档案管理。对于相关部门来说,则是对于归档的电子文件进行上传处理,然后,相关的档案管理人员根据相关规范标准的要求,来进行筛选以及归档处理。同时,档案管理人员在进行著录的基础上,并进行上传检索目录,这样则便于进一步便于开展检索查阅活动;另一方面来看,结合线下管理终端情况来看,则应要求单位明确责任,并能有效进行文件资料的移送,全方位保障档案管理的专业化能力得到提升,并有效完成相关的档案管理工作。总体来说,结合单位的实际情况,充分发挥好集中统一的档案管理网络的优势,能有助于实现各个部门的相互协调工作,从而避免出现文书档案丢失的问题。

(二)文书档案的收集与存档必须规范化。严谨的科学管理制度能够更好的落实文书档案管理规范化,它的意义非比寻常。因此,在单位高层领导的决定下,管理部门应该主持会议,与之的相关部门都应该进行配合,能够建立有效、实际、客观的收集工作,从时间、范围、手续、逻辑、条件等方面做出详细的明确的规定,起到查漏补缺,尽量完善相关制度,确保没有漏洞。与此同时,各个业务部门也要搭配上对应的文书档案管理人员,确保每一份文书档案都有据可出,防止缺漏和误记。档案管理总部门要设置更完备的收集、移送程序,将存档目录制订的井井有条,把其价值挖掘到最大化,创造有利于单位的最好条件。

(三)软件与硬件建设两手抓。文书档案管理工作重在实际性,只能纸上谈兵的管理是要不得的,所以各单位需要根据实际工作建设与之相关的管理系统,在如今互联网的高速发展下,管理部门可以通过互联网建设较为高效的管理中心,再由管理人员进行最终的统一规整等工作。与此同时,也要做好管理软件的工作,兼具稳定性和兼容性。硬件、软件两手抓,共同提高电子档案的质量。

(四)强化文书档案的保密信息化管理。档案信息化的基础是建立在现代信息技术上的,并且要结合实际进行运用。档案信息的资源化具有主导作用,实现资源共享可以推动工作的进程。根据最新的管理要求,在实际工作中要加强加大对科技的使用和投入,引进更好更新的技术方法,明确档案的密级,对管理硬件软件进行慎重的挑选,做好做实保密工作,加快信息系统防护的建设,确保推广性又具有安全性。

(五)建设一支高素质的文书档案管理队伍。开展文书档案管理工作的主体是工作人员,工作人员的工作水平对文书档案现代化管理效果有着直接的影响,鉴于此种情况,高素质的文书档案管理队伍已经迫在眉睫,提高质量成为了目前社会对文书档案管理工作的新要求。建设高素质的文书档案管理队伍可以从以下几个方面入手:

1.建立合理的人才选拨制度。在招聘文书档案管理人才之前,相关部门应该根据实际情况建立合理的选拨制度,然后按照制度严格地开展选拨工作,杜绝走后门,从而确保招聘的人员都是具有专业知识,并有丰富经验的人才。

2.对文书档案管理人员进行培训。文书档案管理知识随着社会的不断发展也在不断进行变更,鉴于此种情况,档案管理部门应该对工作人员进行培训,使其掌握更先进的管理知识,进而提高其管理水平,推动其更好地开展管理工作。

3.促使工作人员可以自主进行学习。知识是永无止境的,工作人员不能满足于自身现状,而是要不断用更高的要求激励自己主动地学习信息技术以及现代化管理知识,只有这样才能更好地开展文书档案管理工作,使其适应社会发展。

(六)健全规章制度,实施规范化管理。无规矩不成方圆,事业单位的文书档案管理工作同样需要建立健全制度。却包工作能够顺利展开,且具有实效性,首先需要结合实际情况,其次需要完善规章制度,最后管理人员能够按照规章办事。国家有相关的法规作为依据,事业单位应以国家的法规完善自身的规章制度,在法规中,对文书档案的收集、鉴定、归档等方面都发布了相应的工作守则,真正的做到有据可依、有章可循。在事业单位中,应该建设绩效考核制度,这样能够使责任落实到个人,任务分配到个人,切实保障文书档案管理工作的开展。

(七)增强立卷归档意识,确保齐全完整。只有规章制度对于文书档案管理工作是远远不够的。此项工作任务多而细,管理人员需要具有非常强的意识才能胜任此项工作。所以在事业单位中,增强管理人员的立卷归档意识往往能够对管理工作起到更加显著的效果。意识是需要进行培养的,事业单位可以通过宣传,让每一位员工都能耳熏目染的了解到文书档案的重要性,并且要落实文书资料的收集工作,指派人员进行收集和整理,以此来确保文书的完整,并且也能在具体操作中加强员工的归档意识。而档案管理部门也要利用一切可用资源,例如:工作会议等机会提醒档案管理人员重视自己的管理工作,做好文书档案的汇总和整理,做好材料的审核,根据档案的内容和价值整理归类,打下良好的管理基础。

结语:总的来说,文书档案管理工作对单位的发展起到决定性的作用。每个单位在开展文书档案管理工作的过程中,都需要结合自身实际情况出发,能够使这项工作更加的科学化和规范化,并且增加必要的资金投入,培养优秀的管理人才,确保文书档案管理工作能够服务该单位企业。我国的管理档案工作,虽然还在摸索阶段,但是笔者相信在国家和单位的不断探索中,这项工作一定能够高速发展。