金桂芳

摘要： 本文以大数据技术为主背景，针对档案管理方式进行不断的优化和改进，以此确保档案管理工作更科学合理，进而为档案管理事业的良性发展提供必要的支持。

关键词：档案管理;大数据;有效措施

大数据技术推动档案管理的智慧化发展，更好地满足了用户的档案需要，实现了对档案数据的高效检索与有效传递，防控了传统档案管理中的风险， 同时也面临来自互联网的新挑战。因此，要结合当前档案管理过程中存在的问题和实际需求，以此为着手点进一步构建健全完善的管理体系和工作模式， 提高档案管理质量。

1大数据时代电子档案管理的基本特征

1.1电子档案概念界定。

一般来说，电子档案被定义为基于计算机存储设备进行存储，与纸质档案相对应，且通过互联网传递使用的档案。电子档案是基于数字化设备进行运转的档案，它具有一般档案的实用价值，同时又突破了传统档案的限制， 表现出更加广泛的应用价值。当前，电子档案的推广使用机制日益完善，在各行业发展作用日益明显， 但是在真实性、保存能力、安全隐患、服务水平等方面还有待提高，还需要进一步发挥电子档案的优势。

1.2电子档案主要特征。

电子档案具有内容与载体的可分离性，档案以数字信号的方式存储， 具有内容与载体的可分离性，在档案可以由文档、 音频、视频等形式存储，具有生动形象的特征。电子档案对计算机设备有较强依赖性，需要构建完善的生存、存储、检索与应用的设备，基于先进设备提高档案管理的效率。大数据时代的电子档案对档案元数据有更强的依赖性，需要特定的数据信息背景，强调载体的多样性，保证信息存储的高密度性，这样才能更充分的发挥档案信息的实用价值。

2 大数据时代电子档案管理的发展对策分析

2.1 进一步完善档案管理的思维方式。

要通过大数据技术的有效应用，确保管理工作能够实现深化改革，逐步的实现档案技术更新，达到档案信息共享，针对管理方式进行不断的改进和创新，充分满足信息服务的客观需要。首先，应当具备信息化思维，重视分析档案运转机制，基于大众化的档案服务工作要创新管理模式，使管理系统得到有效创新，从而更好地达到服务大众的目标。一方面， 重视档案数字化，建立专业档案数据库，不断推动档案资源全文的数字化。另一方面，加快纸质档案的数字化进程，完善档案资源的管理体系，为电子档案数据信息服务建设数据库体系，确保电子档案能够得到更充分的利用，对其数据信息进行深入的挖掘，使档案的运行模式得到创新。其次，针对档案管理思维进行改进，在具体管理环节使其具备应有的标准和规范，通过先进档案管理技术对海量数据资源进行提取与集成整合，重视优化数据信息的存储方式，加强信息技术的研发和推广，加快档案数据信息的挖掘，逐步完善数据信息的支撑机制， 强调依托技术思维使档案管理实现质的突破。第三， 具备数据信息的共享思维，对于资源进行充分的整合，强调构建一个资源集合体，强调档案数据信息的广泛共享，突破档案管理的孤立整合问题，加强数据分析、信息挖掘技术的综合利用，通过智能化的网络形成档案科学服务体系。

2.2 电子档案标准规范要与时俱进，与国际接轨，共享信息红利。

大数据时代，要提高电子档案数据质量，标准要先行，对于各行各业产生的电子元数据要统一标准，明确数据类型、用途和文件格式，构建新一代电子档案大数据平台和大服务平台，让全社会在一个共同的路线图上协作，共同推进资源整合。2018年，澳大利亚国家档案馆颁布了数字化档案保存新标准，该标准根据国家最佳实践规定了数字化档案的技术要求。这项标准旨在确保生成的数字副本的“母版”作为原件长期有效的替代品，还可生成供公众利用的衍生文件，最大限度地减少对脆弱文件的物理损害。更重要的是，该标准还是一个有效的工具，有助于盡量避免因文件载体不稳定或技术陈旧而导致的丢失风险。目前，我国在电子档案标准规范建设方面还有待加强，要深入调研，与时俱进，定期对电子档案保存标准进行审查修订，做到电子档案标准与国际接轨，为实现跨部门、跨行业、跨地区、跨国界的一站式电子查询打好基础，使全社会乃至全球共享电子档案信息红利。

2.3 高度重视档案制度化的建设工作。

大数据时代要加强档案的设计优化工作，对顶层设计进行高度重视，实现总体规划，确保各个阶段的档案 管理工作都能够有相对应的改革目标，着力实现档案管理规范化与制度化建设。基于我国电子档案管理的相关法规，档案管理过程的各项制度，保证档案管理工作的科学性、严密性与规范性，基于一系列的流程落实档案管理责任，最大化实现档案应用价值， 减少档案运转中的风险，实现档案管理及利用取得飞跃发展。

2.4 以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案利用的个性化满足和智能化服务。

首先，要加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案的分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契机让电子档案活起来。档案工作者也要扮演信息工作者的角色，关注热点事件和民生动态，抓住契机使电子档案活起来，加强手机应用APP开发和融媒体服务， 带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验，激发用户潜在的需求，推动电子档案信息预订工作，更加智慧地服务于社会。最后，实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话” 的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。

结束语

大数据时代的档案管理要基于现有的人力物力 资源拟定科学的档案管理优化升级，进行更加科学合理的应对，进一步在制度化建设、技术标准升级、 档案人员培训、设施设备更新中提高档案管理的效率，解决传统档案管理工作中存在的问题。

参考文献

[1] 杨桂明 ， 许凤娇 . 大数据时代电子档案管理 现状与发展对策分析 [J]. 档案管理 ，2020（02）.

[2] 高静 . 大数据背景下电子信息档案管理创新 研究 [J]. 中国培训 ，2017（06）.