王婷

摘  要：文书工作是具有悠久历史的办公工作，随着文书保管利用档案工作发展，近年来文书种类得到很大提升，纸质办公管理方式不能满足文书档案工作的需要，计算机迅速发展使信息化建设渗透到工作生活各领域，文书档案管理信息化成为企事业单位的重要工作。基于此，以下对大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径进行了探讨，以供参考。

关键词：大数据环境;文书档案管理;信息化利用路径研究

引言

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案，是由党务、行政管理活动中的文件转化而来，从根本上来说，文书档案来源于文书，文书是文书档案的前身，而文书档案又是文书的延续和最终归宿。文书与文书档案之间有着密切的关联性，文书工作的质量是保证文书档案质量的前提和基础，文书制成文件的质量是文书档案质量的重要保障，而文书处理的质量则是文书档案质量的关键环节。

1文书档案管理的意义

文书档案管理工作是一个单位在其发展中的重要工作记录，单位的管理和发展都离不开对其文书档案的保存和管理，这是确保单位健康发展的重大前提。目前，文书档案管理开始在各类单位中发挥出愈发明显的作用。文书档案管理工作具有许多特点，如具有很强的服务性、技术性以及政治性较为复杂，其在日常工作开展阶段有十分重要的指导作用。近年来，随着我国企业规模和数量的不断扩大，企业内部档案记录工作有了更加具体的目标，面临着更为复杂的要求。在信息化时代，文书档案管理工作的管理方式和管理内容发生了较大改变。相关档案文书管理工作者必须认识到问题的严峻性，加强制度和方式创新，做到与时俱进，提升和改善文书档案管理工作的有效性和科学性。

2大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径

2.1加强文件、档案全流程质量管理

既要从拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校队、用印、登记、分发等文件的起草、制发流程，也要从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等档案工作程序方面严把案卷质量关。首先，应严格把好文件起草、撰制方面的质量关，抓好文件酝酿起草关，严把文件的审核定稿关，确保文件起草的内容准确、明了，正文的标题完整、文档格式准确、书写的材料等符合案卷质量以及规范标准要求。其次，应严把文件的收发处理质量。建立文件收发目录和清单，防止文件丢失;做好文件的传阅和办理，做到收发有登记、传阅及时、办理准确，并做好自制文件的留底收存，外来文件鉴别和选留，既要保证文件资料应收尽收，也要防止一味“大而全”，增加后期档案管理不应有的负担。此外，严格把好文书档案管理流程质量关。坚持定期收集与随机收集相结合机制，确保文书档案完整收集;严格按照文书档案的整理规范和标准要求，做好文书档案的整理、鉴定工作，按时立卷归档，将平时收集保管的文件，按组卷的特征，结合单位工作实际及时立卷归档，每年的文件材料每年清;按照“十防”标准和要求，改善文书档案保管环境和条件，防止文书档案灭失或损毁;加快文书档案电子化、数字化进程，提高文书档案检索质量和效率;注重文书档案编研工作，根据单位发展的实际需要，做好文书档案编研选题谋划等，更好地发挥文书档案的作用。

2.2文书档案管理流程优化与信息化策略

新时代下信息技术快速发展，直接推动行业改革发展，信息数字化是指导文书档案管理主要指标，传统文书档案管理显露出一些不足，造成实际工作中出现一些问题，保存难度大、查阅花费时间长等，需要经常检查保存情况。文书档案信息化建设可以满足信息化文书档案管理需求，增加文书档案数量种类，信息化管理能够消除安全风险，提升档案管理质量。信息化时代文书档案管理要联系实际情况，创新管理模式，需要建立健全文书档案管理制度，提高文书档案人员专业素质，推进文书档案信息化建设。文书档案信息化管理优化需要管理流程，信息化档案管理系统中将档案部门设置为执行归档流程角色，文书档案管理中归档处理是核心业务，设计流程为管理人员接收文件后转换为电子传阅单，开展信息化文档处理。经领导授权后对文书档案查阅处理。档案管理人员要借助信息技术不断完善索引条目，对文档进行备份与归档处理等。要想使核心业务流程得到高效运行，需要明确档案管理职责职能，精确检查归档文件合理性规范性等，确保文书档案真实完整性。管理者要加强优化意识，管理部门工作人员要共同参与优化档案工作中，文书档案管理者要对其他工作人员加强指导。

2.3加强对文书档案信息化建设的投入

信息化时代的步伐不可阻挡，企业应该加大对文书档案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不论是文书档案管理人员的配置，文书档案管理需要的网络硬件设备的资金，还是文书档案后期维护的网络升级等等，都需要相应人力与资金等各方面的投入。配置可以胜任相应岗位的文书档案人员，可以使文书档案在管理过程中规范有效，投入了相应的信息化资金，有利于现代文书档案的保存，也便于文书档案充分发挥其为民服务的作用。

2.4开展技术创新，提高服务质量

随着我国经济社会进步和发展脚步的不断深入，传统的档案管理思想已经远远不能适应当前企事业单位的需求。所以，树立现代化的档案管理观念，开展科学技术创新，提升服务质量是不可忽视的。单位的档案管理者要将网络信息技术的现代化管理充分利用起来，以计算机、互联网作为传播载体，逐步实现档案信息管理工作的自动化、智能化。对于存在的问题一定要及时处理，把技术性接口和系统性接口问题都彻底解决。此外，为了更好满足各部门文书档案管理工作的根本需求，单位还必须要将档案管理的软硬件设备纳入信息化建设的总体规划中，从根本上保障和提高其管理服务质量。

结束语

信息化時代下的档案管理面临着新的机遇和挑战，文书档案管理作为档案管理的很重要的一部分，也见证着企业一步步的发展变化。只有加强思想上对文书档案的重视，加大对文书档案管理的人力和资金投入，制定符合国家规范且适应企业发展的新的文书档案制度，唯有此，新时代下文书档案才可以更好地服务于企业、服务于社会，发挥其重要的作用。

参考文献

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