张美英

一、引言

由于各个高职院校的档案资源覆盖范围广泛，内容错综复杂，因此，档案管理工作落实难度较大且系统性强，即便在档案管理工作中融入更多的信息技术与设备，这种转变也绝非一蹴而就。需要相关工作人员在不断地摸索与探究中积累经验并做好总结，逐渐摸索出适合各高职院校的档案信息化发展方向，这个过程较为漫长。

二、智慧校园与档案信息化

（一）智慧校园

智慧校园是指从智慧学校建设的实际和教育目标结合的角度上出发，通过加快网络教学资源的优化与革新，保证教学资源的价值能够得到进一步挖掘。借助信息技术落实教学质量、学生工作、行政管理等各方面管理工作，可保证教师教学模式可以与时俱進地得到革新，并为校园管理工作提供更多的便利，同时，学生的学习效率也可以因得到技术的加持而大幅提高。

（二）档案信息化

信息时代发展背景下，大数据、物联网、云计算等高新技术的出现，让人们的生活发生了巨大的变化，因此，应时代发展要求，高职院校通过建设智慧校园知识库与数据库的方式来对档案信息的管理实现信息化转变，这个过程不仅能够让档案信息的收集、积累、存储以及分析工作落实水平得到提高，还可让相关工作人员从繁重的工作任务中解脱出来，保证档案知识在“智慧校园”决策、预警、管理和社交网络等领域的积极作用得以充分发挥。

三、当前高职院校档案信息化面临的问题

（一）对档案信息化建设的认知有偏差

高职院校档案信息化不仅是对工作中形成的电子文件和电子数据的收集进行信息化管理，还包括对存量档案进行数字化转换，由于部分高职院校对纸质档案数字化转换较为热衷，将档案信息化主要进行纸质档案数字化，这种认知是片面的，并未正确认识档案存量数字化和增量电子化的实质，没有清晰地认识到高职院校信息化建设工作基本内涵。

（二）并未重视对档案信息化的建设与管理

部分高职院校的信息化建设过程中由于管理工作落实质量水平不达标准、主管部门并未对信息化建设工作进行重视等情况存在，致使在实际工作落实过程中资金，技术、人才方面的资源投入力度不足，导致信息化建设目标无法有效明晰、方案设计水平较低等问题出现，同时，在设备的购买上，也不够有规划，导致出现了较为不平衡的现象。

（三）高职院校档案信息化建设质量不够高

从当前的高职院校档案信息化建设质量水平上看，最为明显的问题是缺少标准，同时落实档案管理信息网络体系结构的设计工作时，也未对网络环境和技术标准作出严格的要求，档案信息管理系统也没有统一的架构和标准，各自为阵，校园的教务系统与管理系统应依托智慧校园的各种数据库进行有效的链接与打通，因此直接导致信息技术成果无法被高水平利用，还可能导致出现信息网络体系的环境适用性、操作可行性不高，无法适应当前快速发展的信息技术环境。

（四）档案信息管理人员的素质仍有待提升

在高职院校的大信息化建设过程中，档案管理人员属于档案信息化建设工作落实的主体，其个人的综合素质水平直接影响着高职院校信息化建设工作的开展水平。部分高职院校档案管理人员配备不足，有些高职院校配有一两个专职人员也是身兼数职，缺乏懂计算机信息技术专业的档案管理人员，也直接影响和限制了整个档案管理队伍对档案管理水平的进一步提升与创新。

四、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的措施

（一）保证档案信息化发展规划的科学适宜性

高职院校的档案管理人员必须注重自身综合素质水平的提升，积极学习档案信息的信息化操作技能，保证可以迎合时代发展，在自身的岗位职责履行过程中让传统的档案信息管理更快速地过渡到档案信息化操作管理模式上。同时，档案信息化发展规划方面，要积极与各岗位职责人员进行沟通，保证规划方案更加科学合理，有助于档案管理信息化工作的有效落实与价值发挥。另一方面，还应与智慧校园的总设计师加强信息沟通与交流，在对智能校园总体规划的知识管理系统开发过程中，积极收集学校、教师以及学生的意见，保证档案知识管理系统功能更为强大、齐全。

（二）加大基础设施建立健全工作落实力度

高职院校落实大信息化建设工作时，要积极依托智慧校园建设体系，把控档案信息化建设的方向，并对以下两方面的工作进行重视。首先，保证档案信息化硬件水平得到有效提升，此部分工作的主要内容是在档案管理工作模式进行信息化转变时，应注意配备专业的计算机、 打印机、存储器等硬件，保证信息化工作的落实不会受到硬件设施的限制。其次，注重提升档案信息化软件水平，这部分的主要内容是将高职院校的档案管理工作引入到先进的信息处理系统中来，同时借助档案数据库等软件保证高职院校的档案管理工作得到助力，在软硬件的协调配合下实现档案信息化建设目标。

（三）实现档案管理系统与智慧校园的系统对接

档案管理系统封闭性较强，因此，如果在服务架构上不借助先进的信息技术，就无法保证各项服务得到有效扩展，并对档案信息进行价值方面的深度挖掘。高职院校的智慧校园各业务系统具备较强的集成性，不仅能够让资源实现高度整合，还可在实际应用过程中依据教师或校方管理者的实际需要对档案信息背后的价值进行深度挖掘，保证教学、科研、管理等事务的高水平开展得到支持。为了让档案管理系统与智慧校园系统高水平对接，技术人员必须在保证电子档案信息安全的前提下对便于智慧校园网采集信息的档案数据库进行设计。保证系统对接水平，并在智慧档案管理平台的构建上注意让档案标准政策法规的在线发布目标得以实现。

（四）强化资源建设，提升档案信息数据库共享水平

为了保证智慧校园系统中的信息安全，各个部门在进行信息共享时，应在自身获许的权限之内使用数据库的信息，登录高职院校的内网，输入部门的账号与密码，才可对可以对其所在部门公开的信息进行查询与使用，高职院校的智慧校园转化背景下，相比于传统的档案管理方式，高职院校档案信息数据库的信息覆盖面更广、来源更为复杂，同时，传播与传输载体也更加多样，实现了数据格式上的整合使用。与此同时，各高职院校还要结合自身当前发展的阶段与实际情况，对智能终端设备和业务部门系统中的海量信息资源进行智能化分析与组织，对其背后的价值进行深度挖掘，并将数据进行收集与整理，纳入到信息共享数据库中，保证为学校的长远规划与发展提供更多的数据助力，从根本上提升教育教学质量，保证高职院校的学术科研能力得到有效提升。并积极迎合社会时代发展，培养出更多综合素质水平较高的专业人才。

（五）重视档案管理人才队伍信息技术操作能力提升

当然，工作人员的管理技术水平直接影响着档案管理工作的落实质量，因此，高职院校必须加强人才队伍的建设力度，从整体上提升人才队伍综合素质水平。首先，要对现有档案管理人员的业务培训和职业道德教育工作进行重视，保证档案管理工作因为从业人员的业务操作技能水平高、职业道德素质好，而可以高质量地落实。与此同时，在档案和计算机专业人才的筹备上，也要注意倾注更多的关注，保证档案资源的开发与利用效率。

五、结语

智慧校园建设工作组织落实过程中，应注重强化资源建设，保证档案信息可以实现数据库共享目标，尤其是在建设智慧校园系统时，档案管理工作人员应注重信息资源的收集与整理，保证高职院校实际运行到各个发展阶段时，都可以对档案信息的数据库资源随时随地地进行调取，高职院校的各个部门也可以依据自身发展需要对信息数据进行填充与共享。