摘要：本文指出了档案工作的根本目的是“利用”。“利用”，才能产生出一定的社会效益和经济效益。分析了档案利用的现状;阐明了如何做好档案利用工作的措施。

關键词：档案;利用;现状;措施

档案的收集和管理，如果仅仅为了不使其散失和安全保存，那么其根本就没有什么价值。他的价值在于开发和利用。而开发和利用档案，首先要向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用和咨询服务，这就形成了档案利用工作。我国档案部门很重视档案利用工作，档案利用是整个档案工作的中心工作。

一、“提供利用”，是档案工作的根本目的

档案具有原始性和真实性，它既是历史的真实记录，也是进一步开展工作，发展生产和科研的必要条件。档案管理的根本目的就是提供利用，在广泛的利用活动中，档案才显示出其价值，才能产生出一定的社会效益和经济效益。

党和国家非常重视和发展档案事业，花费了大量的人力、物力和财力来保存档案，都是为了提供利用。没有档案的利用，档案工作和档案事业就不会产生，更不会得到发展。档案利用工作做得好坏与否，直接关系到档案事业的兴衰。各行各业、各类人员需要利用的档案，档案部门能够及时地提供给他们，满足利用者的需要，档案部门的作用就会明显地展现在人们的面前，就会使人们感到档案部门是他们有力的助手，是他们取之不尽，用之不竭的材料库，才能引起人们重视和支持档案工作。

二、档案利用工作的现状

相当长一段时间，由于过分强调保密性，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，档案部门被视为“保密重地”，为了避嫌，许多人不敢轻易地踏进档案馆（室）的大门。人们的社会档案意识普遍淡薄，甚至有些人把档案写成“党案”，不少人不知档案为何物，不了解档案有什么作用。经过几十年的发展，这种状况有所改变，从中央到地方各级档案行政管理机关和档案实体管理部门先后开展了各种形式的档案宣传工作，收到了一定的效果，社会的档案意识逐步增强，档案的利用人次和卷数不断上升，档案工作在两个文明建设中发挥的作用日益显著。然而，总的来看，社会的档案利用意识，特别是公民个人的档案利用意识，还有待于进一步提高。只有当整个社会和众多公民把利用档案视为其日常生活不可缺少的一部分，利用档案来解决工作、学习和生活中的问题成为自觉行为，我们的档案利用工作才能达到一个较高的层次，才能缩小与世界选进国家的差距。

我们的档案利用工作基本上是坐等利用者上门，只要接待人员做到“热情、细致、耐心”也就算尽职尽责了。但是光做到这些是不够的，只有通过走出馆门深入群众调查访问，才能发现档案工作某些业务环节上的缺陷，从而采取措施加以改进。利用者后来竟在他人手中找到了这些珍贵的原件。档案馆的同志带着这个问题，走访了有关利用者，通过耐心、细致地做工作，说服了该原件的珍藏者，将这批应进馆的档案接收进馆，丰富了馆藏，在落实政策中发挥了作用。这件事说明了，一些珍贵的档案资料有流落个人手中的可能，只有走出馆门，明察暗访，将有价值的档案资料“请”回来，填补空白。

我国档案工作现代化起步较晚，但发展较快。省部级以上档案馆已全部配备了计算机，许多地、县级档案馆及企业、事业单位档案馆（室）拥有计算机的数量也在逐年增加。不少档案馆已开始运用计算机进行档案存储、检索、编目、制卡、统计分析等工作，档案利用工作效率也迅速提高。但是，受资金不足、专业人才缺乏、设备落后以及其他因素的制约，我国的档案工作现代化特别是档案利用工作现代化仍处于试点和探索阶段，主要表现在：设备添置带有一定的盲目性，一些计算机长期闲置;已经取得的科研成果未能得到很好的推广应用;宏观管理和指导不够等等。可以预测，在今后相当长一段时间内，一些规模不大的档案馆（室）的利用工作仍将以传统的手工操作为主。

三、如何做好档案利用工作

1、大力开展档案收集、利用的宣传工作。档案工作人员要通过自身不断的努力，重塑综合档案馆的新形象，坚持收集、利用并重，突出利用原则，增强服务意识，扩大档案工作的影响，提高和强化全社会档案利用的意识，让档案利用发挥更大的作用。（1）向各级领导进行宣传。以取得他们的关心与支持，适时地向领导宣传档案工作，争取他们的重视。使他们对档案工作及档案利用有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，使他们明白在什么样的情况下与档巡查发生怎样的联系，只要领导重视，档案工作也能得到支持关心，以便于开展各项工作。（2）宣传档案的作用。档案在编史修志、工作查考、学术研究、经济建设等许多方面发挥着它的原始凭证与法律依据作用。同时宣传档案利用已取得成果，使全社会相信档案利用为他们的工作带来的方便和发展所起到的作用。（3）宣传档案馆能为社会作出哪些服务。就像百货公司亮出自己的商品一样，使社会各界人士明白，档案馆对他们的工作有什么联系，有什么作用，在商品社会的今天，这一点已显得十分重要。

2、大力丰富馆藏，改善馆藏结构，为最大限度地满足社会需求提供丰厚的物质基础，最大限量的收集是最大利用的前提和保证。在实践中，丰富馆藏的工作可采取“三结合”及代保管档案的方法。（1）广泛收集与重点收集相结合。从开发利用档案工作的一开始，就要开展有计划、有步骤的收集工作。每年根据实际下发接收通知，并确定专人负责档案的接收工作。另外，对撤、并机构及相关人事的档案及时进行重点收集。（2）有偿征集与无偿捐赠相结合。档案馆一方面要注重对散存在社会上的珍贵历史档案征集工作，以丰富馆藏内容，另一方面，也要动员社会力量，通过各种大量的宣传，使人们认识到档案收集与利用的重要性，由此让其主动捐赠，以此作为馆藏档案资料的有力补充。（3）实地收集与信函索取相结合。在档案资料的收集过程中，为了得到一些珍贵的档巡查，往往需要档案工作人员不辞辛苦到资料的实地去收集;同时，对实在不能到达之处，也可采用信函征集。在信函征集中，要注意写信的语气和方式，使被征集者认识到该档案资料的社会价值，从而达到收集档案资料之目的。（4）实行代保管档案。对凡被列入进馆计划但未列进馆期限的档案实行代保管。对社会各界和个人所有的各种不同载体的档案实行代保管业务，这一举措可有效地减少和避免单位、个人档案保管不善造成的损失。

作者简介：廖爱（1974年5月），女，汉，湖南省怀化市，工程师，大学本科，湖南省中方县委办（中方县档案馆），档案管理

（湖南省中方县委办 湖南 怀化 418005）