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设备采购工作介绍和相关风险分析

2021-05-26薛波蔺娜

企业科技与发展 2021年4期
关键词:供货风险

薛波 蔺娜

【摘 要】设备采购是项目建设中非常重要的环节,基本工作包括招标、设备厂家选定、合同签订、供应商供货、售后服务等,因此设备采购周期是影响项目实施进度的决定性因素之一。文章以新疆H网项目为研究对象,对设备采购中合同生成注意事项、合同执行过程介绍和相关风险进行分析,为后续项目设备采购工作提供参考。

【关键词】设备采购;合同执行;供货;风险

【中图分类号】F274 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688(2021)04-0092-03

0 引言

每一个从事EPC总承包的工程类公司,都设有采购部,它是设计部门、设备生产厂家、项目部和生产管理部的“交通枢纽”。采购是一个非常棘手的工作,采购工作的成败直接影响项目的实施质量,严重的直接影响公司效益,甚至导致公司破产。例如,大连皮口服装有限公司因设备采购管理不善等原因,于2004年12月28日宣布破产[1];LZX公司因设备采购工作管理不善(如供应商的选择考虑不周全、合同条款不够严谨、价格把控不够合理等),让公司面临巨大的财政压力和经济损失[2]。因此,合理经营采购业务、做好采购工作,不仅决定项目的成败,而且决定一个公司的生存与发展。

新疆H网项目意义特殊,工期短、任务重、环境条件恶劣,为了做好保密工作和节约工期,所有设备的招标方式都采用竞争性谈判。本文以项目设备采购中涉及的相关工作为基础,从招标文件编写、招标工作展开、评标、定标、合同签订、供应商设备生产、设备发货等方面对采购工作进行了细致的介绍,并对采购工作中的相关风险进行分析,同时提出了应对的策略。

1 采购工作介绍

1.1 招标文件编写

招标文件包含商务文件和技术规范,招标文件的编写是开标前期工作中非常重要的一环,它对整个招标过程有着根本性的制约作用[3]。商务部分具体如下:招标时间一定要符合《中华人民共和国招标投标法》;交货期需按照现场实际情况确定,时间选择要合理,过早容易造成设备积压,太晚则影响设备安装;商务文件中的技术要求需根据技术规范进行简要概括;责任划分和合同格式等内容需明确。技术部分包括具体规范、工程概况介绍、设备清单、功能要求等,技术规范是设备的基础,也是评标的重要依据,因此规范的质量影响评标的质量,规范越详细,越有利于評标工作的开展。

1.2 招标工作的展开

招标是一个非常琐碎的工作,包括挂网公示、开标、评标、定标、编写评标报告等工作流程,而且线上和线下需同步进行。

1.2.1 开标前准备

招标文件编制完毕,需在集采平台上填写招标基本信息,然后挂网公示;开标前要根据《评标委员会和评标方法暂行规定》规定组件评标委员会,评标委员会必须由技术、商务(包含经济)在内的3名及以上(单数)专家团队组成。

1.2.2 开标

根据招标文件要求的开标时间按时开标,晚到场的供应商按迟到处理,不具备参标资格,开标前需检查所有投标人的标书是否密封完整、法定代表人是否到场、是否具有授权委托书等,合格投标人进入开标、报价环节,报价完毕后开始评标。

1.2.3 评标

本项目评标采用综合评标,评标过程包括审阅标书的商务技术部分、提出存在问题、再次谈判等。审阅标书就是依据招标文件的商务和技术方面对投标人标书进行评定,商务方面关注企业生产能力、企业规模、近3年财政收支情况、商务偏差、排产计划、类似业绩、分项报价分析等;技术方面关注投标文件的技术整体响应性、产品报告完整及有效性、技术参数的优劣、设备配置及材料、设计制造能力及制造工艺的先进性等。

符合要求的供应商进入下轮谈判,并澄清投标文件中含义不明确和与招标文件不符的地方,进行二轮密封报价,其中符合二轮谈判的至少为两家,若少于两家则需重新招标,或符合规定可转单一来源采购。

1.2.4 定标及评标报告编写

定标是结合评标方法(本项目采用综合评标)来完成的,其中符合本项目设备采购需求、设备质量和服务较好、报价最优的投标人,推荐为中标候选人。评标期间根据评标组的评价及投标文件中的关键信息按照要求汇总成文,编写评标报告,评标结束时专家共同审阅签字。

1.2.5 挂网公示

根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》及公司相关规定,定标结果必须挂网公示,期限至少为3日。

评标报告形成后,在集采平台上对评标结果按要求公布。

1.3 合同签订

1.3.1 合同内容

合同分为商务部分和技术部分,商务部分包含合同协议、中标通知书、定义解释、交货期、技术服务、付款方式、违约赔款、价格汇总表、保密协议等;技术部分包括供货范围、项目概况、资源条件、技术要求、技术资料等。

1.3.2 合同生成

合同内容及条款甲、乙双方审核完毕后,签字盖章,合同生成。后期工作全部按照合同条款执行,因此后期工作能否顺利展开,合同规定是否详细、明确与其密切相关。

1.4 合同执行

合同执行包含设备安装、设备运输、售后服务、质保等方面,本文分析生产、出厂验收、售后3个方面。

1.4.1 设备生产

设备生产是合同执行过程中需严格把控的一环,采购部需时刻跟踪,其中一项工作就是催货,核心设备或关键设备也可以驻厂监造。

设备供应商需要按照投标文件中的排产计划和合同中的交货期进行生产。如果未履约就要考虑项目对设备的实际需求情况:安装工期相对富裕,可适当放宽生产周期;安装周期短的项目,排产计划和交货期就不能动摇,厂家对项目重视力度不够就需要催促。

催货是一项比较艰难的任务,不仅要保证不伤两家和气,还要保证设备按时生产,这需要催货人员与供应商斗智斗勇,想尽一切办法争取厂家有限的生产资源。某些项目中还有一些核心设备或关键设备需驻厂建造,这项工作与催货类似,唯一不同的就是不需要与供应商承接的其他项目抢资源,这个就是根据设计蓝图对设备生产的各个关键环节进行检查,检查设备是否按要求生产,为后续设备的安装工作减少一些不必要的麻烦。

1.4.2 设备出厂验收

设备出厂验收是不能缺少的环节,设备生产完毕后,甲方应派相关技术人员对设备进行出厂验收,按照合同技术文件要求,对设备性能进行检验,同时查阅设备是否具有相应的实验监测报告,精密设备还需到具有资质的监测机构监测。

1.4.3 售后服务

设备发货时需要采购部及时与供应商对接,根据现场情况配备售后服务人员进场安装、调试;在条件允许的情况下,也可以在现场配备采购人员,及时掌握项目现场售后人员的安装和服务情况,并以此为依据对供应商进行年度评价。

2 风险分析及应对策略

设备采购工作中面临诸多风险,如价格风险、合同风险、运输风险、意外风险等。因此,采购工作执行中风险预防策略要合理,各个细节要严格把控,采购工作要层层审核。

2.1 价格风险

2.1.1 建设周期长项目风险分析

对于建设周期长、规模大、投资多的国内外项目就面临着价格浮动的风险。

例如,水电站、铁路、偏远地区的高速公路、远距离输电、远距离输水等,这些项目建设周期较长或某些设备生产周期很长,导致甲方很早就要进行设备招标,项目建设初期把合同价格敲定,甲方就会面临价格浮动的风险,并且设备供应商在报价时会把所有不利因素折算到报价中,无形中增加甲方前期采购的资金投入;再如,国际工程项目的情况更为复杂,不仅存在设备的价格变动情况,而且存在货币汇率变动情况,如总承包方与业主之间支付币种不同,就存在货币汇率发生变化情况[4]。

因此,建设周期长和国际工程这类项目首先要建立一支强有力的经济、合同管理团队,在招标初期就把各方面风险降到最低,同时对设备价格浮动和货币汇率风险具有一定预见性;其次建议使用浮动价格合同模式,这样不会因为价格浮动、货币汇率、政策变动导致项目出现巨额亏损。

2.1.2 建设周期短项目风险分析

对于建设周期较短的项目,设备也存在价格风险,此类项目基本采用固定总价合同。

纯基础材料项目价格存在浮动风险,如涉及钢筋、混凝土、砂石骨料的项目,这类材料价格受政策、环境等影响较大,因此在招标时一定要了解好材料的价格走势,减小降價风险。

纯设备项目价格浮动较小,但面临报价风险,很多设备供应商在设备报价时,把运费、保险费、服务费等报价全部含在设备的分项报价中,表面看起来供应商减免了部分费用,其实“羊毛依然出在羊身上”,这种报价模式对于设计方案较完善、无须增补设备的项目没有影响,如果项目执行过程中发现缺少设备,需要增补,增补部分就需按照合同单项价格,这样就增加了后期增补设备的费用。因此,招标时需明确规定报价中需要对运费、保险、服务类费用进行单独报价且报价要合理,这样就可以在不增加总价的情况下,压缩设备单价,减小增补设备时的资金投入。

2.2 合同风险

合同是双方建立的关系协议,也是设备采购工作的心脏,定标后的所有工作都围绕双方签订的合同展开,采购风险大多数也源于合同[5]。

2003年,某供应商因为与甲方签订合同中规定供货数量为参考值,供应商按照合同数量生产,最后出现产品被甲方拒收的情况,导致供应商严重亏损,引发与甲方的官司[6];2010年,某托运公司签订一份托运合同中因甲方信息不符,导致货物托运完毕后,甲方拒绝支付运输费用,最终起诉也出现败诉的局面[7];类似情况比比皆是,因此合同的签订需细致入微,将内容描述到最细、风险降到最低,避免出现合同纠纷。

2.3 供货风险

供货是合同执行中风险较大的一项条款,因为运输受到各种各样的不可预见因素的限制。国际运输中存在海关程序多、运输条件繁杂、交通工具更换频繁等情况[8];国内运输困难程度依地区而论,中部、东部、东南部地区交通发达,运输时间相对可控,西部、西南部地区交通条件有限,特别是海拔较高的地区,路面一年四季积雪,给运输带来极大的障碍,运输时间也和国际运输一样,不可预见因素较多。

本项目地处偏远的南疆,途径几个海拔4  000多米的高山,只要山上下雪,道路封闭,设备就无法运输。2018年11月,因道路积雪,大批量设备在路上停滞了近1个月,给公司带来了巨大的损失。因此,类似项目设备进场时间首先要选在气候相对较好的季节,如夏天;其次制订特殊的运输方案,如增加铲雪机、铲车等设备辅助爬雪坡等;再次运输司机要身体好,能适应外部环境的剧烈变化;最后司机需配备卫星电话,防止运输途中遇到问题而无法呼救等。

3 结语

本文以新疆H网的采购工作为基础,介绍了设备招标的工作流程,阐述了设备采购工作的重要性,并分析了设备从采购到售后工作中的相关常见风险和应对方案,给后续采购工作提供借鉴。

参 考 文 献

[1]张允昆.大连皮口服装有限公司的倒闭:案例分析与启示[D].北京:对外经济贸易大学,2005.

[2]王琳琳.LZX公司造纸设备采购质量管理研究[D]. 大连:大连理工大学,2013.

[3]吴利萍.中文图书政府采购招标文件编制应注意的几个问题[J].图书馆学研究,2014(20):62-64.

[4]翟莎,冯献强,王小琳.国际EPC工程设备采购管理的研讨[J].自动化应用,2016(1):12-13.

[5]彭珣,宋光君.采购合同谈判及执行中的风险分析[J].中小企业管理与科技,2013(4):125-126.

[6]杨涛,刘海兵.一起由“合同中数量不明确”产生的法律争议[J].进出口经理人,2004(11):55-56.

[7]李福清,刘路英.由一起航空货物运输合同纠纷引发的法律思考[J].法制与社会,2012(29):96-97.

[8]张继雄,李宝军,李艳红.关于海外EPC和BOT模式下工程运输工作的风险分析与管控[J].西北水电,2013

(2):84-86.

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