俞木发

用活条件格式 过期报价自动“消失”

条件格式可以设置指定单元格字体的颜色。因此，要让过时的数据自动隐藏，我们需要设置一个当前时间和指定时间进行比较的条件，符合设置条件时指定数据的字体变为白色（与背景色一致），这样便可以实现数据自动“消失”的效果。比如下面的例子，这是某公司产品的报价文档，报价有效期截至2021年1月31日，现在需要实现当日期超过1月31日时，B列的报价数据就不再显示（图1）。

选中B2：B19数据区域，然后依次点击“开始→条件格式→新建条件规则→使用公式确定要设置单元格的格式”，在公式栏中输入“=$D$2

同时，为了限制员工对报价区域进行修改，选中B2：B19数据区域并右击，然后依次点击“设置单元格格式→保护”，勾选“隐藏”和“锁定”。返回工作表后依次点击“审阅→保护工作表”并勾选“选定锁定单元格”、“选定解除锁定的单元格”和“设置单元格格式”，然后设置保护密码（图3）。

如此一来，如果这个报价工作表打开的时间超过1月31日（比如2月1日打开），那么报价区域的数据就会“消失”，同时由于设置了工作表的保护，用户也无法对其格式进行修改了（图4）。

用好函数 过期数据自动隐藏和提醒

上述的方法是通過设置字体的颜色来实现过期数据的隐藏的。如果要实现更醒目的提醒，我们可以结合lF函数对其进行判断，当时间过期后直接添加醒目的文字提示，更能方便员工的查看。

同上，在工作表中的B列前插入一个新列，接着在B2单元格中输入公式“=IF（$E$2>NOW（），C2，"报价已过期"）”。表……