郝英丽

一、大数据背景下档案管理创新的特征

随着大数据技術的发展，大数据技术赋予档案管理新的内涵，拓宽了企事业档案管理新的外延，但是大数据技术也给档案管理工作带来巨大的冲击。在档案管理工作中，由于大数据技术的融入促使档案管理工作环境、条件以及方式发生了显著的变化，促使档案创新管理呈现以下特征：（1）从创新环境看，呈现创新格局的复杂化、创新活动集合化。基于大数据技术的发展，档案创新管理不再局限在对某个业务环节或者某个传统技术进行变革，而是对档案整个管理链进行重构，实现创新的集合，达到协同效应;（2）从创新条件看，呈现出技术条件持续优化、相应要求不断提升的特征。随着大数据、区块链、人工智能等新兴技术应用场景的持续拓展，为档案创新管理工作提供更为优越的技术条件，有效地带动档案管理工作效率的提升;（3）从创新方式看，呈现出多元化的创新路径。在大数据背景下，尤其是档案信息化的发展使得档案管理创新突破单一路径为核心的创新方法，实现了多路径共同推进、多要素共同支撑的创新方法。

二、大数据时代背景下档案管理所面临的突出问题

大数据时代档案管理工作必须要创新，只有勇于创新才能适应新时代发展。公路保障档案管理工作是实现公路维护、绿化等系列工作的基础，虽然在大数据时代环境下，单位高度重视档案大数据建设工作，但是就当前档案管理工作而言，仍然面临不少突出问题。

1.电子档案标准规范不完善，缺乏细则指导

大数据技术带动电子档案的发展，由于数据繁杂多样，因此构建统一标准的规范要求是实现档案信息资源共享的前提。目前我国针对大数据档案管理工作出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《电子文件归档与电子档案管理规范》，但是根据调查，目前我国发布的法律法规还存在标准不完善，缺乏细则指导的问题：一是现有的法律法规没有对电子档案标准进行统一的规范要求，导致在具体的实施中存在执行不到位的现象。例如由于未定期审查电子档案保存标准，导致部分企事业在电子档案管理中存在资源共享不足的问题;二是缺乏细则指导，严重制约了电子档案在大数据时代的跨界融合。

2. 档案管理方式单一，档案信息利用率不高

基于大数据的发展，档案管理工作必须要围绕用户需求而构建完善的管理模式。但是结合近些年工作调查，企事业单位档案管理工作存在方式单一、信息利用率不高的问题：一是档案管理工作仍然是以人工收集、分类、处理的工作模式，而缺乏对大数据技术的应用。例如在对公路基础设施进行存档时，其主要是通过人工录像的方式，然后将录像转移到档案管理系统，繁琐的过程必然会增加档案信息的安全风险性;二是档案管理工作仍然是以信息保存为主，而缺乏对信息需求者的考虑。目前档案管理工作往往会忽视档案信息的利用率问题，例如单位为了保护档案信息，往往会人为设置一些阻碍因素，以此达到“保护档案安全”的目的。

3.档案信息安全性不高，储存手段不合适

基于大数据技术的发展，电子档案的比例越来越高，而电子档案的发展带来档案信息的安全性问题：一是由于缺乏完善的电子档案管理风险防范系统，导致电子档案信息存在被窃取或者损坏的风险。例如档案管理人员在登入电子档案信息管理系统时由于没有做好登入密码的保护工作，导致密码被泄露，从而增加了单位电子档案信息的安全风险;二是电子档案信息的储存手段不合理。最常见的就是单位通过储存卡的方式将相关档案转移到档案管理系统中，但是储存卡容易出现机械性故障，而一旦出现故障就会导致电子档案数据丢失;三是电子档案储存的方式较为混乱，没有利用大数据优势做好分类等，导致在查阅相关档案信息不能快速的检索出来。

4.专业型人才匮乏，人才储备不足

大数据时代环境下创新档案管理工作关键要素是人才，尤其是复合型人才。然而基于资金、人事等方面的限制，导致单位档案管理队伍建设质量不高：一是单位专业型人才匮乏。基于大数据技术的发展，办公室档案管理工作不仅要求档案管理人员要掌握扎实的档案管理知识，而且还要懂得应用大数据技术的能力。但是根据统计调查，目前企事业单位档案管理人员在大数据技术应用上存在明显的不足;二是企事业单位在复合型人才储备上投入不足，年龄断层现象比较突出。根据调查目前单位从事档案管理工作的工作人员年龄比较偏大，年轻人比较少，导致人才断层问题比较突出。

三、创新档案管理的具体对策

面对大数据技术对档案管理工作的冲击影响，实现档案管理创新发展是企事业档案管理工作的必然要求。综合各方面要素，档案管理工作创新发展必须要从以下对策入手。

1.完善电子档案标准规范，明确细则指导

随着大数据技术的发展，电子档案将成为档案发展的主要趋势。虽然近些年我国针对电子档案出台了诸多规范要求，但是其仍然存在规范标准不统一的问题。因此一方面我国政府部门要及时根据大数据技术的发展出台统一规范的电子档案标准规范，以此促进电子档案信息资源的共享。例如针对单位电子档案管理系统所存在的兼容性问题，需要政府部门制定统一规范要求的电子档案管理系统标准，以此实现不同部门之间档案信息资源的共享性;另一方面要细化规范标准细则，加强对电子档案管理创新的指导。针对企事业单位在电子档案管理中所存在因没有完善细则指导而产生的档案管理中所存在的侵权行为，我国要进一步细化档案管理法规细则，将涉及的智力劳动成果纳入知识产权法加以保护，并制定其他相关的法律法规，为档案管理提供法律支持。

2.创新档案管理手段，提高档案信息利用率

随着大数据、区块链等技术在档案管理中的融入，企事业单位必须要改变传统的单一人工操作的档案管理模式，利用大数据技术等实现档案管理手段的创新：一是单位要加强对互联网技术的应用，利用大数据海量数据分析的功能优势，实现对公路海量档案信息的自动分类与归纳，以便减轻档案管理人员的工作量。由于公路档案信息比较大，通过大数据的自动分析功能可以按照不同的类别进行规整，进而提高档案信息的归档效率;二是构建网络档案管理查阅系统，提高档案信息的利用率。长期以来档案管理主要是通过人工查阅的方式，这样对于档案管理人员、信息需求者都不方便，因此单位要构建网络档案管理查阅系统，信息需求者按照自己的权限可以通过网络查阅相关的信息，提升档案信息的利用率。

3.提高档案信息安全管理，優化储存手段

在大数据环境下，档案信息存在较大的安全隐患，因此当前紧要任务就是要提升档案信息的安全管理，优化储存手段：一是单位必须要构建完善的档案管理信息安全体系，做好电子档案信息的风险防控措施。例如单位要建立完善的网络防御体系，在档案管理设备中安装杀毒软件等;二是要加强云终端的运用，及时将储存的档案信息保存到云平台中，以此提高档案信息的安全性，避免因储存设备的损坏而带来的数据丢失风险;三是要做好相关信息的备份，提高档案信息的安全性。

4.加强复合型人才培训，做好人才储备工作

人才是档案管理创新的重要因素，因此企事业单位必须要高度重视人才队伍建设：一是要加强教育培训，优化人才队伍结构。根据调查，企事业档案管理人员具有丰富的档案管理技能，但是却缺乏熟练的大数据操作能力，因此单位要加强对档案管理人员的教育培训，重点开展大数据技术下的培训工作，以此提升档案管理人员的实际业务能力;二是加强宣传，转变档案管理人员的工作理念。基于大数据技术的发展，档案管理人员必须要主动转变工作理念，由被动式工作理念转化为主动服务;三是注重人才引进，加强储备人才的质量。受限于编制等因素的影响，事业单位档案管理队伍存在年龄断层的问题，而年龄断层直接会影响档案管理工作的质量，因此单位必须要注重高端人才的引进工作，通过高端人才引进带动单位档案管理创新发展。例如单位可以借助高端人才引进政策，加强宣传，积极吸纳具有高学历的复合型人才充实到办公室档案管理队伍中。

综上所述，基于大数据时代的发展，创新档案管理工作是企事业单位档案管理发展的必然要求。针对大数据背景下档案管理创新的新特征，我们必须要在平时的工作中注重工作方式的转化、加强对互联网技术的应用，构建完善的档案管理制度，以此保障档案管理工作适应大数据时代的发展要求。

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作者单位：石家庄市公路服务保障中心