办公文书档案信息化管理的研究探讨

2021-04-04孟霞

信息记录材料 2021年4期

关键词：文书办公管理系统

孟霞

（济宁市工业技师学院山东济宁 272000）

1 引言

现如今，虽然绝大多数管理者已经认识到了办公文书档案信息化的重要性，但是在实现信息化管理的过程中依然存在较大的问题，急需进行解决，从而使得办公文书档案管理在真正意义上具备信息化，促进办公效率的提升，提高办公文书档案管理的质量与水平。

2 办公文书档案信息化管理存在的问题

在实际的工作中，办公文书档案信息化管理存在的问题大致有三点：第一,未能对文书档案信息化管理形成全面的认知。信息技术的出现为人们的日常工作提供便利。然而，广大群众却未能对其进行全面的认知，文书档案管理人员不理解相关知识，也不想花费时间与精力对信息化管理进行深入的了解；第二,管理人员的信息化素质较低，未能具备信息化管理的综合素质。第三,缺少信息化管理系统，使得文书档案管理的安全性无法得到保障。以上存在的问题都会在一定程度上降低办公文书档案管理的效率，对文书档案信息化管理造成不利影响。

3 加强办公文书档案管理信息化的有效措施

3.1 加强信息化基础建设，全面提高管理者的认知

在一般情况下，管理人员对文书档案的重视程度将直接影响管理的质量。因此，为了能够使得文书档案的整体管理工作具备信息化，就需加强信息化基础建设，确保相关管理人员能够全面而系统的认知信息化管理，具备现代化管理理念。这就需要管理部门根据时代的发展，探究其为信息化管理工作带来的挑战与机遇，在此基础上形成科学、合理的建设理念，采用高效发展、认真规划的管理方法，推动文书档案管理信息化，提升整体工作的质量与水平。与此同时，管理人员需要不断的学习信息基础知识，并体会信息化操作技术，争取将其与日常的管理工作相结合。基于此，笔者认为管理者还应注意两个方面：其一，应明确信息化背景下的办公文书档案管理方式，并考虑未来的发展方向，统筹规划整体管理工作，为开展后续的信息化档案管理工作提供强有力的支撑；其二，加大对网络的利用率，尽可能地创新有关信息化技术的应用，以此发展管理的方法，拓宽管理路径，从而更为科学合理地加强信息化基础建设，全面提高自身对于信息化的认知，确保办公文书档案管理信息化得到有效的开展。

3.2 提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理是否具备质量与水平，档案管理信息化建设能否得到有效开展，在一定程度上取决于档案管理人员是否具备综合素质。基于此种情况，管理人员必须切实提升综合素质，即丰富的管理知识与信息化建设理念。

首先，管理部门需要加强现代化硬件设施的投入，同时建设出现代化工作环境，从而确保文书档案管理人员在正在意义上了解现代化设施设备，管理部门可开展相关培训活动，帮助管理人员学习设施设备的使用方式，而管理人员需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，从而提升管理的水平与效率。其次，笔者认为管理人员能够主动探究新技术，不断学习新知识才是提高综合素质的根本途径。因此，管理部门可以建立学习激励机制，将学习信息化档案管理作为考核的一部分，逐步形成终身教育机制，以此提高管理人员学习信息化管理的积极性，培养管理人员主动学习的能力，争取实现档案管理人员的知识储备能够随着时代的发展而有所提升[1]。最后，绝不可忽视沟通与交流的重要性，各个部门领导应在日常的工作中多鼓励员工之间进行合作与交流，通过此种方式，能够更为高效的实现优质资源整合，帮助档案管理人员学习更多的知识与高科技手段，以此为文书档案管理进行信息化建设提供更多的信息源。

3.3 完善信息化管理系统，保证档案文书的安全性

建立完善的信息化管理系统才是整个文书档案管理工作的首要任务。然而，许多单位的信息化管理制度并不完善，导致信息化建设缓慢。此外，在信息化的时代，档案管理系统极易受到网络攻击且档案的内容容易被不明人士改动，致使档案的信息丧失完整性，在更严重的情况下，将会导致档案丢失。基于此种情况，急需建立起完善的信息化管理系统，确保整体办公文书档案信息化管理工作的安全性。例如，构建信息管理平台，完善平台的储存系统，对文书档案资源进行数字化建设，从而为管理者收集、分类以及整理文书档案资料时提供便利，减轻管理人员的工作压力，取缔冗余的部门以及多余的工作环节，切实有效的提高管理的质量水平与效率。与此同时，必须建立起保密系统，为查阅文书档案信息的过程提供安全保证，进而使得文书档案信息化管理具有安全性、严谨性与科学性。除此之外，完善的信息化管理系统能够对整体的文书档案管理过程形成有效的监控与管理，管理人员可以通过计算机了解到文书档案的入库、出库情况，可以高效的审查借阅的人数以及归还的情况，倘若发现有未能及时归还或者不按规章制度办事的工作人员，那么便可以及时查处，使得整体的档案管理工作更具规范化，在一定程度上提高了工作人员对档案管理工作开展的重视程度[2]。