行政单位档案管理的现代化和电子化策略探析

2021-04-04郭学华

信息记录材料 2021年4期

郭学华

（赤峰市喀喇沁旗市场监督管理局内蒙古赤峰 024400）

1 引言

行政事业单位的档案管理重要性极高，直接影响单位的社会服务能力。但结合实际调研可以发现，现阶段我国很多行政事业单位在档案管理工作中存在制度欠缺、专业人才匮乏、资源整合困难等问题。为尽可能提升行政单位档案管理水平，现代化和电子化的发展探索必须得到重视。

2 行政单位档案管理的现代化和电子化价值

行政单位档案管理的现代化和电子化具备较高价值，主要体现在以下三个方面。

2.1 提升常规工作效能

通过开展现代化和电子化建设，行政单位档案管理可更好服务于常规工作效能提升，档案的日常整理程序重复性和复杂性劳动可通过这一建设减少，在大数据分析研判支持下，更加准确和快速的档案检索也能够顺利实现。行政单位档案管理日常工作涉及较为庞大的档案信息量，以笔者所在的内蒙古赤峰市喀喇沁旗市场监督管理局为例，全局所有的卷宗有两千多册，这使得传统档案管理的数据信息收集整理、检索利用效率低下，而随着现代化和电子化建设的开展，单位档案管理效率提升明显。通过电子密钥的授权获取，档案使用人员即可通过电脑提供的信息化“高速通道”查阅电子档案信息，不受地域限制的档案传输和下载也能够在互联网支持下实现，同时可实现档案快速检索。在程序层面，基于字符串和关键词，存储档案可实现自动化归类，在人工检索耗时降低、人工成本投入节约的过程中，档案管理人员可更好投身高质量的档案研究工作[1]。

2.2 资源存储的利用共享

近年来我国行政事业单位的知识信息需求不断提升，这种需求可通过档案管理的现代化和电子化建设满足，如将各种不同载体档案开展数字化转换，在信息技术支持下，即可获得传递快、容量大、空间占用小的档案信息电子资源，档案管理者的翻阅和查找效率能够有效提升，同一档案人工搜检、多次查阅引发的物理损耗缺失也能够有效避免。随着现代化和电子化建设的不断推进，行政事业单位中电子档案得以融入大数据，并能够对接人事管理系统、公文系统等其他领域信息资源，各类信息资源的整合与归档能够由此优化，优化共享下档案资源的价值也能够更好发挥。

2.3 档案信息的多元应用

行政单位档案管理的现代化和电子化建设能够实现档案信息化，单位的发展可由此获得资源平台和决策参考支持。作为公共服务性社会机构，行政事业单位可基于领域、职能开展各类档案的信息化归档和研判，各环节、多部门的协同攻关、高效协作可获得助力。通过对本行业内行政事业单位档案资料的充分挖掘和研究，辅以声光技术、数字模拟，即可强化档案资料利用，如由此开展爱岗教育、职工培训、思想政治等工作，档案信息的多元应用即可更好服务于行政事业单位的运行和发展[2]。

3 行政单位档案管理的现代化和电子化发展方向

为实现行政单位档案管理的现代化和电子化发展，需关注制度和人才优化、保存和查询优化两个方向。

3.1 优化制度和人才

为优化行政单位档案管理，应从制度和人才入手，以此开展因材施教的档案人员培训，在多方式、多层次培训下，即可夯实档案管理工作基础。对于市场监督管理单位来说，应明确为哪些管理人员提供学习机会，以此针对性强化相关人员的综合素养和专业技能，保证新理念、新技术、新设备的更好利用。通过完善管理制度，明确基本工作职责，强化个人能力发挥，档案管理人员自身职能即可更好发挥。在强化培训的过程中，综合素质考核的定期开展也极为关键，并保证每一名管理人员均能够认识到档案管理的重要性，以此结合计算机技术培养，行政单位档案管理的现代化和电子化发展即可有效推进[3]。

3.2 优化保存和查询

为更好适应信息化时代，必须充分利用时代机遇，以此逐步淘汰传统纸质档案，充分利用现代化技术，推进档案管理的现代化和电子化发展。对于行政事业单位来说，现代化和电子化的档案管理存在较高专业性要求，对相关人员素质和技能要求也较高，因此必须设法提升相关人员的能力。我国很多行政事业单位的档案管理工作量较大，档案数量逐渐增多的情况也较为常见，传统档案管理和利用方式无法满足单位需要，因此必须强化现代化技术的利用，推进档案管理的电子化和现代化建设，人力物力节约、管理效率提升可顺利实现。此外，基于智能化、信息化开展档案管理的相关探索，档案管理的科学化与合理化水平也将大幅提升。

4 行政单位档案管理的现代化和电子化策略

为实现行政单位档案管理的现代化和电子化发展，可从四方面入手，具体涉及加强制度建设、实现资源整合、全面资源共享、强化基础保障。

4.1 加强制度建设

为优化行政单位档案管理的现代化和电子化建设，需首先从制度建设入手，以此结合《档案法》等规定与单位实际情况，建立和完善档案收集归档、鉴定收录、保管利用相关制度。基于行政事业单位工作领域，需结合档案管理工作内容和具体特点，开展标准化制度和评估考核体系的建设，以此为档案管理现代化和电子化提供制度保障及约束。考虑到现代化和电子化建设会催生很多新的安全问题，且相关信息存在传播路径多、速度快特点，因此必须建立专门的保密制度，约束档案信息的存储、整理、传递过程，档案信息数据安全制度需有着针对性建立健全。此外，还需要关注可能出现的危害行为，以此围绕档案信息化的管理、使用、运行进行针对性的处罚和约束，处罚措施必须设法明确。

4.2 实现资源整合

对于不同水平、不同层次、不同性质的行政事业单位，档案现代化和电子化建设需要采用不同管理标准，以此保证档案管理更好服务于单位发展。基于标准框架，行政事业单位需结合自身实际积极引进先进的信息管理技术，并逐步推进档案管理机制建设，强化档案管理与单位其他系统信息化管理的兼容和对接，以此保证不同信息化系统建设更新、成果利用、管理开展的同步，档案资源信息的有效、及时传递与接收也可同时实现。资源整合需要关注对工作流程的高精度追踪，并在个人身上明确落实档案信息化管理责任，职责混乱问题规避、工作效能提升可顺利实现。

4.3 全面资源共享

“互联网+”技术在行政单位档案管理的现代化和电子化建设中需得到充分利用，数据共享目标实现、档案管理效率提升均可得到保障。基于“互联网+”时代，档案管理工作创新必须得到行政事业单位的重视，以此充分利用互联网信息技术设备，优化档案资料的投送和传递，档案数据的完整存储也需要同时设法优化。电子化和数字化的信息资料存储需逐步取代纸质档案数据信息资料存储方式，以此开展双轨制管理，档案信息资料的有效性和完整性即可更好得到保障。

4.4 强化基础保障

行政事业单位的管理水平在档案管理现代化和电子化建设有着直观体现，因此必须设法强化基础投入，以此为档案管理优化提供有力保障。通过提供物质条件，即可满足档案管理现代化和电子化建设的硬件设施需要，具体涉及计算机、数码照相机、扫描仪、大容量加密储存器、摄像机、网络设施等设备，展示、检索、存储的配套场地馆所也不容忽视。此外，软件和人才也在档案管理现代化和电子化建设中发挥着关键性作用，因此需要积极引进或开发先进软件，强化档案管理人才队伍建设，以此满足电子档案的制作需要，做好信息系统的更新和维护。对于很多行政事业单位存在的优秀档案管理人才缺失现状，具体培训可围绕实践技能、专业知识、安全保密等方面开展，辅以完善的人才晋升与发展机制，档案管理的创新活力即可更好激发。