国有企业文书档案信息化建设现状与优化策略研究

2021-04-04冯洁

信息记录材料 2021年4期

冯洁

（山东海洋集团有限公司山东济南 250102）

1 引言

文书档案是指企业生产经营过程中产生的各种有使用价值及储存意义的原始文字记录合集。伴随着现代科学技术水平的不断发展，推动了信息化技术与互联网技术的迅速发展，对国有企业传统文书档案管理工作产生了重大影响。在以往进行企业文书档案管理工作时，通常是将各项信息通过人工方式记录到纸质上，在进行文档保管、检索以及查阅时，不仅会浪费大量的时间，占用较多的人工劳动，错误率也相对较高，对档案信息的安全性也缺乏有效的保障，同时也影响到国有企业各项事务办理的顺畅性。在当下信息化技术迅速发展及广泛应用的前提下，加强信息化技术在企业文书档案中的应用越来越重要，能够将档案资料转化为电子档案存储到计算机硬盘中，不仅有效提高数据存储效率，提高信息检索的便捷性，同时通过相关安全技术手段的支持，也能够确保国有企业文书档案的安全性。目前，许多国有企业积极开展文书档案信息化建设，但是在实际运用过程中依旧存在一定的问题，影响到文书档案信息化建设效果。为此，本文深入探究了国有企业文书档案信息化建设现状及问题，并提出了切实可行的优化策略，推动国有企业文书档案信息化建设的顺利进行。

2 国有企业文书档案信息化建设现状

2.1 基础实力需要进一步加强

长期以来，国有企业文书档案管理都是采用传统方式进行，随着信息化技术的不断发展，才逐步向档案管理信息化建设方向发展，但是总体来说，国有企业文书档案管理信息化建设发展较慢，也没有构建健全的企业文书档案管理方案与标准。例如，像纸质文书档案可以依照顺序依次进行整理、编排以及装订，但是电子化文书档案中存在许多视频、音频等资料，无法按照这种方法进行处理，所以要确保国有企业文书档案信息化建设的顺利进行，第一步就需要建立文书档案一体化处理标准，在此过程中，不仅工作强度高、建设周期长，同时也要完善相应的软硬件配置，如开发专用的文书档案信息化建设软件、与企业OA等办公系统的安全连接、采购专用扫描仪等，使得完成的电子档案具有良好的准确性[1]。

2.2 信息化建设人才资源不足

文书档案工作人员是国有企业文书档案信息化建设开展中的主要实施者，对企业文书档案信息化建设效果产生了重大影响。然而，从当下国有企业文书档案信息化建设现状来看，缺乏专业的信息化建设人才，文书档案工作人员都是由公司软件工程师兼任的。由于缺乏专业的培训与学习，实际开展的企业文书档案信息化建设工作较为混乱，无法做到信息化建设的统一性与系统性，不利于文书档案信息化系统的长久发展[2]。

3 国有企业文书档案信息化建设策略

3.1 重视开展信息化建设工作，加强文书档案信息化基础工作建设

国有企业文书档案具有十分重要的作用，详细记录了企业运营过程中的各项信息与资料，加强国有企业文书档案的信息化建设至关重要，相关领导必须给予充分的重视，全力支持文书档案的信息化建设[3]。国有企业文书档案管理单位也要依照自身的特点以及需求开展文书档案信息化建设工作，及时向上级领导汇报最新的工作进展，并向领导人员汇报加强文书档案信息化建设对于加强企业发展的重要性，加强相关部门对文书档案信息化建设的帮助，科学合理地规划企业文书档案信息化建设方案与标准，提高资源的利用效率，推动国有企业文书档案管理信息化建设工作的稳定、有序开展。

3.2 提高文书档案工作人员的信息化水平，推动文书档案信息化建设工作顺利进行

要确保国有企业文书档案信息化建设工作取得理想的效果，提高文书档案工作人员的信息化水平至关重要。现阶段，文书档案工作人员受限于繁琐的日常工作事务以及专业知识技能，难以很好的满足当下文书档案信息化建设需求，同时在开展信息化建设过程中，需要不断的进行软件测试与优化，也需要投入大量的时间与精力。为了推动国有企业文书档案信息化建设工作的顺利进行，企业应当要加强复合型人才的培养与引进，使得文书档案工作人员既具有扎实的文书档案管理知识，同时也拥有良好的信息化技术水平，能够很好的将文书档案与信息化技术融合起来[4]。一方面，国有企业要优化和改进现有的文书档案工作人员考核评估方式，将文书档案工作人员的办公自动化技能以及网络操作水平等列入到考核标准中，促使文书档案工作人员能够积极学习信息化技术。另一方面，国有企业要加强对文书档案工作人员的培训，定期开展关于文书档案信息化建设方面的主题演讲与辩论赛等活动，到对标先进企业学习档案业务，增加文书档案工作人员的相互交流，也可以邀请外界知名学者到企业开展主题讲座，普及更多的文书档案信息化建设知识与经验，推动国有企业文书档案信息化建设的高效开展。