医院档案管理中存在的问题和对策

2021-03-27

中文信息 2021年1期

（广西河池市宜州区第三人民医院（河池市第六人民医院），广西河池 546300）

我国各领域自20世纪以来皆获得较大的发展，包括经济、科技以及医疗卫生等。其中，医疗行业发生了巨大的改变，除相关专业水平、体系、制度等获得进一步完善外，各医疗机构逐渐将重点放在医院档案管理上[1]。档案管理开展的重要性体现在：医院档案既包含了与患者有关的诊疗信息，又包含了医院发展史、医院工作人员档案、医院设备采购信息、医院财务收支信息、医院科学研究成果等，其内容关乎医院的生存和今后的发展。因此，我们认为医院档案管理是一项非常复杂的工作。而既往常规的档案管理体制已经无法满足目前各医院档案管理的需要，在当前形势下，有必要采用更科学、更有效的档案管理体制。只有促进相关管理体系不断优化，才能够适应现代医院发展的需要，保障其可持续发展。

一、分析医院档案管理现存问题

1.档案管理人员素质不高

档案管理人员素质问题主要体现在两方面，一是，医院管理层，表现在对档案管理的重视不足；二是，档案管理人员，表现在档案管理观念缺乏、档案管理能力不足等方面。医院管理层在其中起到带头作用，其日常的做法和决策对档案管理工作的影响较大，其重视程度不够，容易造成相关工作中分配不合理、工作紊乱等问题，直接导致工作效率低[2]。同时，在医疗服务供给体制改革的背景下，医学的作用越来越重要，医院档案管理也越来越繁杂。医院档案管理比较特殊，要求工作人员同时具备医学知识和档案管理知识，而实际中往往难以获得满足。

2.档案管理信息化建设不足

新时期多元化发展特点对医院管理理念提出创新要求，想要获得良性发展，需要医院不断提高自身医疗服务的水平。当前，社会中数字化、电子化为主要的发展趋势，医院档案管理同样如此，其面临着数据信息化转变、信息系统内部资源共享等挑战。电子档案管理的落实对管理人员的技术有着较高的要求，技术能力不足，将直接限制电子档案的运用及后期维护等工作的开展。同时，若电子档案录入过程不规范，影响到的不仅仅是工作效率，还有档案信息的质量。

3.医院档案利用率低

在深化改革、提高工作效率的过程中，虽然档案管理水平的不断提高和管理方式的不断优化，使得医院管理看起来似乎取得了很大的进步，但事实上，其深层次的变革还不够。档案管理工作的优化目的主要服务于人，让医院管理者通过有效利用档案信息，促进决策的合理性和准确性，是医院提高管理水平，获得良性发展的基础。然而，在目前的实践中，大多数医院在档案管理工作中仅仅做到了表面的收集整理，许多档案虽然有进行分类储存但信息有效性差，缺乏深入的信息分析，导致信息资源得不到有效利用。

二、应对档案管理问题的有效对策

1.重视培养档案管理人员的综合素质

人员综合素质水平在档案管理工作质量中有着决定性作用，包括档案管理人员和医院管理人员。医院档案管理比较特殊，要求相关管理人员具备必要的知识和相应的观念，重视综合素质的提升，第一，对单位内人才结构进行改变，通过引进新鲜高素质人才，使单位内工作更有活力；第二，针对在职工作人员定期进行业务培训，特别是在他们无法适应新形势的情况下，依据培训考核结果对考核未达标者予以适当地调岗；第三，采用定期考核的方式，督促在岗管理人员重视自身能力的提升，激发自主学习能力，与时俱进掌握最新专业知识；第四，在院内加强档案管理工作重要性普及，全面提升档案管理工作人员、医院管理人员的重视程度[3]。

2.完善档案管理信息化建设

在当前的医疗卫生体制下，医院每日都会产生大量的数据信息，数据完全依靠人工处理已经不切实际，将对医院的发展产生限制作用，因此必须充分利用现代化信息技术，优化档案管理。第一，医院需要加大信息化建设投入，完善信息化系统和设备的建立；第二，制定规范的采集程序，在档案信息录入过程中要求严格遵守相关程序，将图纸记录的信息数据电子化，便于随时查询；第三，针对档案信息化管理构建标准化管理体系，使相关工作开展中受到一定制约，提高工作的规范化。

3.提高医院档案有效利用率

医院档案管理工作一经确立，档案资源的价值就必须提升到一个新的层次。因此，我们首先必须改变档案管理思想，从既往传统档案整理思维转向更深层次的档案收集、档案整理、档案分类及档案分析。基于对工作效率的追求，我们需要充分借助现代化信息技术，不仅要做到快速收集整理信息，还要及时地对所收集的信息进行分析，提取其中有效信息，为医院管理者提供准确的数据依据，以促进相关决策的科学性、准确性。这一点离不开档案管理工作人员的努力，需要档案管理人员在日常工作中能够深入挖掘档案信息的价值，量化数据，使决策者能够从庞大的档案数据中准确地找到所需数据。