探讨儿童福利院孤残儿童档案的规范化管理

2021-03-27

中文信息 2021年1期

关键词：建档福利院儿童

（巴州儿童福利院，新疆巴州库尔勒 841000）

一、孤残儿童的归档范围

有效保存儿童福利院扶残儿童的原始资料和珍贵档案凭证，有助于更加规范地对孤残儿童档案进行管理。同时，国家也明文规定，儿童福利院相关部门有责任与义务按照规定对其所收养的孤残儿童档案进行按范围归档。具体要求如下。

1.入园前各项背景信息记录

孤残儿童在入院前，需要福利院对该儿童的各种信息证明进行查验或收取登记，如医院开具的出生证明，父母遗留物品和儿童的照片，公安机关签发的弃婴移送单，捡拾人的捡拾证明，儿童福利院的登记表等相关资料。

2.健康体检登记

新收弃儿在入院时，需要进行相应的体检并要求福利院做好记录。另外也包括其救治记录，儿童入院后由医务科建立的健康档案等。

3.入院后的信息记录

这个范围主要指孤残儿童在入住福利院后其成长记录。其中包括儿童受教育情况，身体残疾或者有心理障碍的儿童的康复治疗记录，以及有关儿童被收养的情况资料—监护人证明，中国收养中心批件，司法部门公证后的所有公证书，被收养儿童养父母的情况证明资料，送养过程中产生的各类照片文字资料等。

4.离院记录

这个范围指的是孤残儿童离开医院后的信息登记。包括其国内外人士领养后的成长生活，学习和工作情况，年满16周岁以后有能力独立进入社会参加工作的，以及死亡儿童档案等。此范围也包括儿童与父母之间相互寻亲记录和孤残儿童回访孤儿院记录等材料。

二、孤残儿童的建档方式

我们可以发现，孤残儿童档案十分特殊，规模方法，种类复杂。因此它也并不适合采用传统方式—文书档案进行记载。目前可以借鉴采用的方法便是与人事档案相似的建档方式，对其进行分步骤管理。

最开始我们以孤残儿童的户籍作为建党依据。孤残儿童的户籍在其进入福利院后也应该随机挂靠在院内，由此带动相关建档工作的开展。第二步就是在建档初期，福利院业务科需要集中统一保管孤残儿童的原始资料。因为每个孤残儿童在进入福利院后都会有一个相应的进院编号，业务科便可以相应地按照业务编号对孤残儿童进行个人档案建立管理。档案的原始材料在上一个部分我们已做了详细说明。最后，当孤残儿童确定离院后，他的户籍也会在福利院进行注销，业务科便按照他们离院时间的先后，不同去向对档案资料进行排序编号，生成档号，坚持做到“一人一档，一档一号。”再将档案交到档案室保存。

三、归档工作人员的素质要求

1.意识反作用于行为

作为档案管理工作人员，应该不断提高自身的档案意识。每位孤残儿童的档案收集最开始都是由福利院相关业务科室负责，后面就交由档案室进行管理。档案工作人员无论全职还是兼职，都必须对档案范围熟悉明确，及时收集以把握档案的完整性。另外，严密，谨慎，认真的工作态度也是档案工作人员需要具备的基本工作态度，变“被动”为“主动”，这也是确定档案完整性的基础与前提。自身了解档案工作的重要性为工作的前提条件，一定程度上了解和认识档案的价值。善于抓住时机，将孤残儿童在院内产生的有价值资料及时保存。在与业务科做档案工作交接时，要及时与他们的工作人员进行沟通，充分调动自身工作积极性和明白档案工作的重要性，增强档案意识。

2.业务学习要加强

档案工作人员要定期参加各种专业技能和培训，不断完善自身知识结构，向综合型，开放型方向发展。平时工作中，不懂就问，及时请教，遇到问题善于和同事积极讨论，从而不断积累经验，增强自身业务学历能力。同时在学习上要做到谦虚，踏实，认真，诚恳；在方式上积极主动，讲求灵活多样，杜绝死板不变通；全方位的学习，及时汲取经验，掌握先进管理手段，提高自身业务学习水平。

3.现代信息化技术手段的运用

科技的日新月异，也带动着档案管理工作朝着科学化和现代化水平发展，利用好计算机信息化管理这一重要手段，可以更好地保证档案材料的准确性，稳定性，对提高档案利用效率也有着重要的意义。每个福利院的档案部门在上级指导下都会使用专门的档案管理软件，根据实际需要编制管理程序，是档案数据更加安全，有效的被规范管理。这样的技术利用，也需要档案工作人员熟悉电脑操作，掌握现代化管理方式，使自身交互能力得到增强提高，积极做好信息资源开发和利用工作，更好地提高工作效率。

四、孤残儿童档案规范管理的现实意义

1.有利于保障未成年人基本权益

未成年人是实现中华民族伟大复习不可或缺的后备力量，也是推动社会不断进步发展的不竭动力。未成年人中也包括了孤残儿童这一重要群体，因此孤残儿童也理应属于我国未成年人保护法的重点保护对象。未成年人拥有的一切合法权益，是任何人，任何机构都不能够以任何理由剥夺的。对孤残儿童档案的规范化管理，详细地跟踪和记录每位孤残儿童的日常生活和经历，有利于维护其合法权利，是对每个生命负责的表现。