档案管理模式改革在疾控中心档案管理中的现实意义及策略

2021-03-27

中文信息 2021年1期

（山东省临朐县疾病预防控制中心，山东潍坊 262600）

疾控中心是提供预防保健、健康体检、慢性病防治、公共卫生服务均等化以及公共卫生检验监测的重要健康服务机构[1]。而疾控中心中最重要的文件即疾控档案，这些档案来源于公共卫生服务、医生等在实际疾病防治过程中保留的对于之后疾病治疗有重要参考价值的现场文书、相关调查记录、影像资料、录音文件、总结报告等。上述疾控中心的档案资料不仅反映了疾控中心在社会公共卫生服务中的突出贡献，亦是其工作成功的历史资料汇集，同样也是为之后的疾病防控工作提高的宝贵参考资料。疾控中心传统的档案管理模式的效能相对较差，缺乏科学性、合理性和信息化，因此为更好地支持公共卫生服务，疾控中心的档案管理工作应该进行改革。

一、疾控中心档案管理工作的意义

1.提高档案管理工作效率

传统档案管理工作需要通过手动录入各类信息，在对档案的收集、管理中都需要人工全程参与，不仅耗损人力，出差错的概率很大。改革档案管理模式，将信息化引入，一方面能够减少录入量，从而降低人工错误；另一方面通过档案管理可以将疾控中心的所有档案实现自动化、网络化，并能够实时查看。信息化的优点即在于通过电脑处理人工录入的各类档案信息，然后便可以永久查看，随时调取，反复利用，其实时性显著提高。此外通过信息共享，能够及时将各类信心与其他档案管理部门实时共享。因此实现档案管理信息化会极大提高疾控中心档案管理工作的效率。

2.利于档案保存

传统的纸质档案被反复查看极易出现字迹模糊、损坏，需要补档，因此档案管理进行信息化改革之后，相关人员提取档案时只需要通过计算机就能轻松获取，这样不仅能及时查看档案，而且不会对档案造成磨损。

3.为构建稳定的公共卫生环境提供坚实保障

疾控中心的档案包括一个地区各类疾病的发生、救治情况，对于该地区制定具有针对性的卫生对策有很高的参考价值。此外，疾控中心的档案还聚集了该地区基于这些档案资料开展的各类医学研究的成果。合理、充分、有效地利用地区疾控中心的档案资料对于保障该地区公共卫生环境，提高人民的健康水平和社会稳定度，保证国家安全有重要意义[2]。

二、疾控中心传统档案管理工作的问题

1.缺乏对档案管理工作的重视

档案管理工作虽重要，但是由于疾控中心管理人员缺乏对其足够的重视，使其长期处于边缘化的位置，较多的疾控中心工作人员档案管理意识薄弱。此外，疾控中心的领导也缺乏对档案管理工作充分的认知，将档案管理工作简单化，未调配足够的人力参与档案管理，致使其长期跟不上实际的应用要求。

2.缺少档案管理行为准则

疾控中心的档案管理细分的种类很多，如人事档案、财务档案、文书档案、案例业务档案等，这些档案的管理和归档往往需要具有专业管理知识的人才进行有效的梳理，并且每年都需要重新收集和整理，工作量很大[3]。但对于基本的疾控中心而言，档案管理工作由于重视程度不够因此缺少必要的行为准则，使其难以在基层有效落实。

3.缺乏档案管理的现代化设备和先进的管理模式

相较于电子档案，纸质档案的保存环境极为苛刻，对于疾控中心尚未信息化的档案，基层的疾控中心很多都不具备恒温、恒湿的环境，导致纸质档案容易出现缺损。其次，基层疾控中心意识的不足，档案管理模式相对落后，在应对突发的公共卫生事件时无法及时提供参考资料，加大了疾病防治的难度。

4.缺乏档案管理人才

档案管理工作对于管理人员的专业素质要求很高，但在大多数的基层疾控中心例，其档案管理部门的工作人员多数缺乏管理经验和专业的学历背景，导致档案管理工作难以有效开展。其次，档案管理人员素质参差不齐，究其原因在于基层疾控中心的重点在于疾病监测与防控，忽视了档案管理工作的重要性。也因为领导部门的倾向导致疾控中心的档案管理工作的开展存在非专业性的特点。

5.缺乏对电子档案的管理和开发

基层的疾控中心近年来也开始引进信息化管理，通过档案管理系统简化档案管理工作，提高信息处理水平。但是由于信息化不彻底，疾控中心的档案管理工作仍然需要手动录入，且需要花费时间归档整理。而档案室虽然引进了信息化设备，但是并未深度实现信息化。并且对于信息化之前的纸质档案也并未全部实现数字化归档。再者，档案室对于电子档案的备份程度较低，若遇到病毒等突发以外，很可能造成电子档案的完全丢失。除了疾控中心电子档案的管理工作缺乏规范性以外，已有的电子档案由于相关的医护人员缺乏利用档案资料处理问题的意识，导致其开发利用程度低。基层疾控中心的查档服务仍停留在简单的档案复制等工作上，电子档案的利用也只能通过目录检索。

三、疾控中心档案管理模式改革的应对策略

1.建立严格的档案层级管理制度

疾控中心的档案管理工作与该地区公共卫生安全息息相关，因此需要引起档案管理部门工作人员的足够重视。首先，以领导责任制为基础制定严格的档案层级管理制度，将档案管理工作的各项责任落实到具体的负责人身上，提高对档案资料的管理标准，以此将档案管理制度逐步规范化。为有效落实档案层级管理制度，需要建立层层管理、层层监督的严密的管理体系，对于日常管理工作中发生的问题实现整个档案管理工作的体系化和规范化。其二是在落实管理制度的基础上对其逐渐优化，细化管理工作，尽可能将所有管理空白纳入管理制度中。通过上述档案管理制度的建立，提高档案管理工作的保障。

2.完善档案管理的设施设备，改革档案管理模式

档案的信息化管理需要完善的设施设备，涉及许多计算机硬件和软件。但是疾控中心的大量资金都被用于引进先进的医疗设备，而忽略了档案管理信息化设备的需求。这使得档案管理工作总是滞后于其他医疗工作，若不加以改善会进一步加重档案储备信息不全的问题。因此，疾控中心需要逐步构建完善的基础设施，并将其与原有设备结合，以提高档案管理工作的效率。传统的疾控中心的档案管理模式以人工收集、整理、保存档案资料为主，信息化设备的引进使得传统的档案管理模式失效，改革传统的档案管理模式，引进先进的管理设备，更新传统的管理思维，建立以信息化技术为基础的现代化的档案管理模式。

3.加大档案管理人员的培养力度，提高其综合素质

信息化设备和管理的推行对疾控中心档案管理人员的要求也在不断提高，相关管理人员不仅需要负责保养信息化设备，还需要负责维护和管理档案管理系统，并且还要负责档案资料的整理、保存等工作[4]。因此，疾控中心在培养档案管理人员时，首先应该加大培训力度，提高其对于档案管理工作的重视，并通过实践操作提高其认知水平和工作能力，努力使档案管理工作趋于细致化，摒弃掉原来的非专业化和随意化。相关部门可以通过开展培训逐步提高新引进的原有的档案管理人员的专业素养，和管理能力。其次，应该大力引进优秀的档案管理人才，将先进的管理经验注入相对落后的管理群体中，增强档案管理团队的综合水平。最后，疾控中心档案管理工作的人事负责人应该具备较高的思想道德水平，高度责任心，专业的管理背景和业务能力，能够有计划地开展人员培训的工作，使得档案管理团队逐步专业化、固定化。

4.规范电子档案管理，提高其开发利用的程度

首先，加大对原有纸质档案的数字化建设，若基层的疾控中心缺乏相应的人才或足够的人力，可以将数字化纸质档案的工作外包至第三方。其次，针对已有的电子档案备份程度较低的问题，需要疾控中心的计算机专业人才构建具备更高安全性的网络屏障，以保障信息安全。对于电子档案，提高其开发利用的程度对于提高地区公共卫生服务有重要意义。为改善上述问题，要求疾控中心以编年历的方式从业务档案出发，展开档案资料的编研工作。为更有效地开展编研工作，要求相关人员具备较高的业务能力和专业的知识背景，通过各部门的通力合作，完成对历年档案资料的汇编。除此以外，以更加多样的形式如中心局域网等利用电子档案，实现对电子档案的全文检索、传输、共享。