梁冬

摘要：数字科技的迅猛发展推动社会逐步进入数字化新时代。数字转型，即以数字技术为支撑对组织的传统流程及业务模式等进行改造重建，使其实现互联、在线、智能运转及管理，已成为各行业培育发展的新目标、新动能。科研事业单位是国家科技创新的主体，档案是科研事业单位真实的历史记录、是重要的信息资源，档案管理是科研事业单位不可或缺的一项基础性工作，研究文件管理数字转型理念、思考分析科研事业单位档案管理工作数字转型的重要意义、制约因素、目标及实现策略，有助于创新档案管理模式，更好地服务科技创新发展。

关键词：科研事业单位;档案管理工作;数字转型;策略

中图分类号：F457

文献标识码：A

引言

科研事业单位的档案管理工作对其发展来说是非常重要的部分。应全面了解档案管理的发展情况，进一步优化管理手段，切实提高档案管理的综合水平，以促进事业单位的可持续发展。

1当前科研事业单位档案管理工作数字转型的制约因素

1.1信任缺失导致转型动力不足

对传统纸质档案凭证功能的惯性信任促使人们怀疑新型电子文件是否能完全代替纸质档案文件发挥凭证作用，因而习惯将系统中形成的文件打印后签字盖章归档，而非在管理系统内完成自动归档，最终导致数字资源增量不足。科技档案因其信息的敏感性，使科研人员对档案文件网络化管理带来的知识产权与信息安全风险产生顾虑。因此，档案信息化止于档案目录和实体数字化，而不能实现档案全流程数字化管理。总之，信任的缺失使人们对档案管理工作数字转型持迟疑、观望的态度。

1.2科研事业单位档案的特性增加了转型难度

协同合作成为新时期科技创新发展的组织模式，依托于某一个单位的科研任务往往有若干个协作单位，同一项目档案文件跨机构跨领域形成，增加了统一项目文件管理标准的难度和协调管理责任的难度。科学研究活动中形成的图表、图纸及实验数据等原始记录因研究内容与方法的不同而使生成格式大相径庭，如何在档案管理系统中以原生格式长期存储这些格式迥异的文件而不被修改、实现格式之间的无损转换，以确保用户有效读取利用档案信息是一个关键问题。

1.3支撑保障不足使转型持续推进乏力

数字转型战略框架缺失，使档案管理工作数字转型缺乏目标引领与统筹协调。因为没有目标定位的引领、路径规划的指导以及责任体系的保障，档案部门在推进数字转型的过程中会遇到经费、人力不足等问题，而导致转型进程缓慢。档案管理人员缺乏数字素养，使档案管理工作创新动能不足。“文件管理数字转型的根本在于人才，数字文件的管理需要一支具备数字素养的人才队伍的支持”，而科研事业单位档案管理人员虽然有专业的档案知识和丰富的业务经验，但是数字化意识淡薄，对数字转型理论和实践的研究学习不够深入，因此其应用数字化技术的意愿和能力就相对较低。

2科研事业单位加快档案管理工作数字转型的策略

2.1建立有效的档案数字化管理体系

档案数字化管理在当前依然属于较为新颖的管理模式，事业单位在开展档案数字化管理时应结合自身部门的实际情况，对硬件设施的采购、软件系统的开发和运营等都应做好相应的研究。同时，建立行之有效的档案数字化系统管理的规章制度，做到有章可依，在档案管理过程中严格按照规章办事，可以有效减少档案的遗失、泄露等问题。档案管理不论是传统管理模式还是数字系统管理模式都是一项较为繁琐的工作，针对这一特点，可以将档案数字系统划分为不同的模块，包括档案录入管理、档案系统管理、档案密级管理、档案分类管理等部分，各部分职能分开运行，以减少档案管理人员的工作量，这样的系统划分可以降低工作中的失误，提高档案管理效率。

针对不同类型的档案还可以针对其属性进行分类管理。對普通类型的档案资料可以利用数字化管理系统实现信息资源的共享。在现阶段，一套档案数字化管理体系是否行之有效最重要的指标依然是档案管理的效率以及准确率。采用数字化系统可以极大提高工作效率，但档案的准确性需要在信息采集过程中保证信息来源的准确性，因此档案管理人员需要对档案信息做定期维护，及时更新档案中信息缺失或不正确的部分。一个数字系统是否有效最重要的还是要看在档案管理中是否适应社会发展的需要，满足人民群众的需求，是否能在最短的时间里满足查阅档案的需要。

2.2完善档案管理中的保密建设

第一，对不同的档案保密级别做不同的分类，同时在数字化系统中对档案管理人员的权限按档案种类、保密级别进行不同划分，想要查阅相关保密级别的档案就要获得相应权限的密钥。第二，加强档案管理系统的安全等级，构建防火墙。由于档案保护的敏感性，因此无法保证不会有人想要采用手段而强行获取某些档案资料，针对这一点就要提前做好准备，尽可能减少系统被突破的可能性，提高安全性。第三，档案管理人员也要提高档案保密意识和安全意识，建设相应的保密政策，做到仅在需要时调用相关档案。

2.3以数字档案管理平台建设为支撑，提升数字服务能力

一是依据《电子文件管理系统通用功能要求》和《数字档案室建设指南》等标准和指南提出系统需求报告，设计符合业务规范要求的档案管理流程和功能，确保系统功能齐全、稳定流畅运转。二是开发利用数字技术与工具，提升系统的智能化水平。数字时代，档案人员和用户对档案业务的智能化需求和期待越来越高，因此需要重点关注文件分类、鉴定、处置与利用业务的交互式智能设计与实现。例如，开发基于项目研究内容、名称与研究阶段等内容关联分析的鉴定分类法，基于用户反馈应用OCR识别、人脸识别、语音识别等数字技术对数字档案资源进行智能开发，以提供智慧档案服务。三是定期对系统进行风险与绩效评估，确保系统安全高效运行。利用安全风险评估工具和标准体系分析系统业务的合规性，发现风险点并有效规避。通过业务评估体系对标检查、用户满意度调查等方法，追踪系统的质量和效能，以便系统更新升级。

2.4以数字档案资源建设为抓手，向数字档案信息服务转型

一是基于各部门业务系统文件的调研分析，指导文件信息的规范创建和管理，确保可信可用。科研事业单位研究领域广、文件信息类型多，分析总结各领域文件信息的共性，对电子文件的存储格式、版本及技术环境等要素形成规范要求，可提高信息的真实性和可靠性。二是推行归档文件数字移交制度。通过单位发文将数字移交归档固化为制度标准，可为科技档案增量档案电子化提供制度保障，从而为科技档案信息中心提供源源不断的数字资源供给。三是建立跨机构合作机制，不定期采集/移交数字档案资源。例如，科研事业单位针对跨机构的协作项目，签订项目数字档案跨机构采集/移交协议，为科研项目留存丰富的数字信息资源，以便重复利用。

结束语

新事物的发展总是曲折的，作为一种新的管理模式必然会面临各种各样的问题，因此在现阶段要能够认清档案数字化管理系统的现状，建立完善有效的档案数字化管理体系，加大资金支持，提高档案管理人员的综合素质，建立档案保密制度。不断创新、谋求发展，最终完善档案数字管理体系。

参考文献：

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