郑伟 福建省福鼎市人力资源和社会保障局

档案文化建设作为事业单位当中的一项基础性工作，在统筹单位运营大局、促进各项工作高效展开、推进单位文化建设进程等方面发挥着至关重要的作用。尤其在近几年，随着信息技术的迅猛发展，事业单位也相继建立了档案信息管理平台，这一平台的建立不仅提高了档案资源的利用率，也使事业单位的档案文化建设工作取得了阶段性进展。基于这一思想，文章将紧紧围绕事业单位档案文化建设工作存在的问题以及发展的有效路径展开全面论述。

对于事业单位来说，档案主要包括文书档案、会计档案、人事档案、科技档案以及业务档案等多种类型。作为一种文化形式，档案资源在事业单位的发展进程当中，为单位的文化建设与精神文明建设提供了重要参考依据。因此，近年来，事业单位进一步提高了对档案文化建设的重视力度，在使用资金、硬件设施、人员配备等方面均加大了投入力度，档案文化建设成效也逐步突显出来。

事业单位档案文化建设的必要性

档案资源在事业单位当中始终扮演着重要角色，首先，档案资源为各项工作的高效展开提供真实确凿的参考依据。比如事业单位在兴建基础设施时，需要查阅历年来的基建档案，并结合档案资料内容制订一个精准的投资与建设计划。其次，档案资源为领导的精准决策提供了坚实保障，尤其在国家宏观政策发生变化的情况下，单位领导可以从历年来的档案资料当中寻求到解决问题的方法和策略。最后，档案资料的完好性与完整性直接关系到事业单位的对外形象，如果抓好档案文化建设工作，那么单位的外在形象也将要保持一个非常良好的状态。由此可以看出，档案文化建设工作对事业单位的运营发展具有重要的现实意义[1]。

事业单位档案文化建设工作存在的问题

（一）专业型人才匮乏

档案管理工作看似简单，实际上是一个专业性较强且繁琐而复杂的工作流程，特别在档案信息平台建立以后，不仅对档案管理人员的档案管理知识提出了严格要求，同时，也需要管理人员具备一定的信息素养，进而确保档案信息平台的正常运营。但是，就目前事业单位内部的档案管理队伍来说，受到学历、资历、年龄、个人素养等诸多因素的影响，部分管理人员只是名义上具有档案管理职责，实际上却没有实质性的工作内容。比如在档案资料采集、整理、建档过程中，事业单位常常采取人员借调的方法，将行政部门或者其他部门的管理人员临时顶替为档案管理岗，来完成一系列档案管理工作，导致档案管理混乱，给各项工作的正常展开造成诸多不利影响。

（二）信息平台利用率低

信息技术的介入，给档案文化建设工作提供了强大的技术支撑，在这种情况之下，各单位也相继建立了档案信息平台。但是，在平台建立之初，多数事业单位常常借助于社会专业机构的力量，由专业机构委派相关的技术人员全权负责平台建设工作，后续的平台维护工作也一并由专业机构负责。在档案信息平台建立以后，专业技术人员对档案管理人员进行岗前培训，但是，培训效果却差强人意，一旦档案信息系统进入到正常运营状态以后，档案管理人员对系统功能较为陌生，会导致其工作效率也将受到严重影响，甚至有的管理人员依然沿用过去的人工操作模式，导致档案信息平台的利用率大幅下降。

（三）软件缺少统一标准

事业单位在建立档案信息平台时，选用的软件往往直接来自于软件供应商。目前，在系统软件市场，各种软件层出不穷，虽然软件功能并不存在明显的差异，但是在使用过程中，一些使用功能将严重受限，这样既影响了各项工作的顺利开展，也给单位带来了一定的经济损失。究其原因是由于，档案信息系统软件并没有一个固定的行业应用标准，各单位在选择软件时，也只是选择性价比较高的软件，而与同行业、同系统的应用软件在功能上却存在巨大反差，以至于档案信息化建设进程严重滞后[2]。

（四）监管环节薄弱

制度管理一直是事业单位主抓的一项重点工作。档案文化建设属于事业单位的一项基础性工作，但是，多数领导对此项工作的重要性缺少正确认知，以至于在制订档案管理制度时，往往过于形式化。比如对于档案使用的监督管理制度来说，档案资源的使用部门安全意识淡薄，进而常常出现档案资料丢失或者损毁的现象，究其原因在于事业单位档案文化的监管机制过于松弛，并未发挥真正的监督管理效力，也无法约束档案使用者的个人行为。

事业单位档案文化建设的有效路径

（一）规范管理，明确职责

档案文化建设涉及到档案资源采集、整理、分类、归档、借阅、保管等多个流程，要想保证每一个流程都能够实现标准化与规范化管理，首先需要在明确岗位职责权限上面下功夫。比如在档案资源采集环节，档案管理部门应当事先对各部门下达档案资料上报通知，使各部门在规定的期限内将部门的工作情况、人员调动情况、工作业绩等内容上报至档案管理部门，如果在规定的期限内未完成此项任务，应直接问责相关部门的主管领导，并根据内部奖惩机制对直接责任人以及该部门相关人员进行严肃处理。另外，对于纸质档案，档案管理部门应当严格按照签字、盖章、密封等手续开展工作；对于电子档案，应当经过主管领导批准后，再对其进行归档处理。事业单位通过建立这种规范化的管理模式，能够有效地推进档案文化建设的进程。

（二）树立信息意识，实施专业培训

档案信息化管理是档案文化建设工作的必然发展趋势，因此，对于事业单位的档案管理部门来说，应当始终坚持与时俱进的态度，督促档案管理人员对档案信息平台的各项操作功能与技巧进行学习，进而可以独立完成信息平台的操作流程。与此同时，事业单位应对结合档案管理人员的岗位职责权限，建立一个科学完善的内部培训体系，并利用档案管理人员的业余时间，对其进行针对性培训。培训内容应当涵盖档案管理基础知识、信息系统的功能介绍与操作方法、信息系统的安全维护方法以及单位内部的各项管理制度。通过培训，档案管理人员能够树立信息意识与高度的责任意识，并为单位的档案信息化建设工作做出积极贡献[3]。

（三）统一行业标准，完善软件功能

档案信息系统软件是档案信息化建设的一个重要应用载体，在事业单位建立档案信息平台的目的在于实现同一系统的档案资源共享，以此来增强同系统、同行业之间的协作力度。基于这一思想，事业单位在选购系统软件时，应当充分考虑行业特性，选择与本单位所从事的社会活动相关联的应用型软件，比如教育系统软件、医疗卫生系统软件等。这样一来，事业单位在对档案资源进行管理时，同一系统、同一行业之间可以相互交流经验，并就系统软件的各项功能提出一些宝贵的意见与建议。另外，为了加快推进档案文化建设进程，档案管理部门在使用系统软件时，应当不断对系统功能进行改进和优化。比如档案资源的检索功能在改进以后，档案需求者直接输入一到两个关键词便可以及时获取到所需的档案资料，这不仅节省了大量的检索时间，同时，也给各项工作的有序衔接提供了强大的技术支持。

（四）健全管理机制，加大监管力度

档案文化建设成效是否显著取决于内部管理机制是否完善，因此，针对档案管理工作，事业单位应当对现有的各项管理制度进行精细化修订。比如《档案管理人员岗位职责》《档案信息平台安全管理制度》《档案借阅制度》《档案保管制度》等，尤其对《档案监管制度》来说，应当进一步明确监督管理的具体范畴以及各级管理人员的岗位责任目标。同时，档案管理人员应当对纸质档案、电子档案、实物档案的使用流程进行全过程监督，以确保档案资源的安全性，避免出现档案资料丢失或者被盗的情况。比如外来人员在使用移动硬盘或者U盘拷贝档案资料时，首先需要对外接存储设备进行杀毒处理，当确认存储设备没有感染病毒后，方可接入档案信息系统。这样，档案信息系统就能够有效避免计算机病毒、木马程序以及网络黑客的攻击。

随着事业单位各项业务量的激增，档案资源所体现的价值越加明显。在这种情况之下，事业单位应将档案文化建设作为一项重点工作来抓，在完善档案基础设施、健全档案信息平台各项使用功能的同时，不断提升管理人员的专业技术水平以及个人综合素养，进而为事业单位各项工作的高效展开奠定坚实基础。