杨 虹，赵娅男，潘晓敏，黄 炜，杨娇茹

（金川集团股份有限公司，甘肃 金昌 737100）

1 电子文档特性

1.1 容易复制、形成与销毁

1.1.1 数字信息激增，副本快速扩散

电子文档的副本只需要简单的复制过程即可产生，不同于传统纸质的复印，易于控制复制份数。电子文档一旦复制传播，即可出现无数副本。

1.1.2 信息管理的责任分散

电子文档不同于纸质文档，纸质文档的管理直观，可以直接从文档确认，可看出文档的制作者，修改者，以及写作和印刷过程都会留下直接的痕迹，便于追溯；但电子文档则不同，如果未进行特殊设置，整个编辑、排版、修改过程将不会被记录下来，个别时候，修改次数过多，我们甚至不知道哪一份是是最终稿，需要查看他的属性或者重新命名方可区分确认。

1.1.3 保密与知识产权凸显

这是与电子文档的易于传播的特性是相辅相成，由于传播速度快，不易追究责任而造成保密与知识产权工作难度增加。

1.1.4 不同于传统的销毁

日常大家所理解的电子文档容易销毁，是指用DEL键删除一个电子文档的过程，只是将此文档放入了回收站，即使清空回收站，在不重复向硬盘写入数据的情况下也很容易借助软件恢复，因此不是真正意义上的销毁。电子文档的真正意义上的销毁其难度很大，首先就是不易销毁。其二，电子文档有可能通过各种网络途径来回移动传播，比如OA系统、邮件、即时通讯工具、U盘、木马病毒，均可在移动传输过程被复制，在销毁文件的……