朱洁 桂林理工大学资产管理处

引言：随着社会科技的逐渐进步，高校的工作逐渐丰富。各类学科与领域的相互融合为高校的科研工作带了新的机遇与挑战。由此，在高校科研发展进步的过程中，相关设备的使用与购买就成为了高校日常工作中必不可少的重要环节。近年来，基于高校成为科研发展的主要阵地，相关设备的招标工作和采购工作已然成为高校的一项周期性的工作。但是在高校的招标工作推进当中，仍然存在诸多问题。具体来说，在当前的高校招标体系当中，普遍存在工作量大、涉及面广、任务繁重等现象[1]。相关工作人员在整个招标工作中需要处理大量的招标文件，同时还需要做大量的沟通与交流工作，才能保证招标工作的顺利推进。另外，由于各个高校的科研领域不同、科研进展的阶段不同，使得高校在采购相关设备时均存在一定的特殊性[2]。这就导致在高校的招标体系当中，并不能采用较为统一的招标工作模式去应对各个高校的招标工作，而是需要针对每次的招标工作进行详细的论证与审核，才能保证高校招标工作的顺利开展。而且，即便是针对同一所高校，基于科研领域的不同以及科研进度的差异，每次所需采购的设备也不尽相同。由此可以看出，在高校的招标工作推进的过程中，其工作程序、工作内容以及工作环节都是较为复杂的。

在整个工作推进的过程当中，伴随着招标工作也会产生数量较多的招标档案信息。而对于数量较多的招标档案信息的管理，也是高校需要面临的重要问题。在传统的高校招标档案信息管理方式当中，高校主要采用纸质文件立卷归档保存的方式将整个招标工作当中产生的文件进行保存并做记录。但是随着时间的推移，纸质的招标文件则会出现纸质易老化、基数庞大、占用空间大等弊端。所以针对上述问题，高校也在积极探索解决该类问题的办法。目前，随着互联网的普及，越来越多的信息可以通过互联网进行传输，同时各个主体也可以对相关信息文件进行下载与保存。所以，针对高校招标工作当中所产生的大量档案信息，高校可以选择基于网络环境下的电子信息存档方式来解决当前高校招标档案管理的诸多难题。

一、高校招标档案信息管理的现状与不足

（一）文件数量庞大且保存周期长

在当前的高校档案信息管理系统当中，大部分档案信息都是采用纸质文件保存的方式，招标信息档案同样如此。但是在这种传统的档案保存模式下，纸质文档会表现出诸多不足。具体来说，纸质文件很容易受到外界因素的影响，如存放环境中的温度、湿度甚至是环境当中所存留的灰尘，都是影响纸质文件保存的重要影响因素。而且，对于高校招标工作而言，其所涉及的相关部门较多，财务、监察、设备、科研、资产等多个部门均需要参与其中[3]，由此而产生的部门档案信息也十分丰富，而且档案需要保存较长的时间，其中还包含了可公布文件与部分保密文件，这就要求高校针对招标工作的档案信息管理进行合理有效的分类与整理，以保证高校招标档案信息的高效利用。另外，随着当前高校科研工作的愈发深入，高校的招标工作数量也呈现逐年递增的现象，而在整个招标过程当中也会产生大量的招标文件，其归档、整合、保存、调取等工作的工作量也十分庞大。久而久之，越来越多的招标文件将会成为高校档案管理的一大难题。因此，针对高校招标文件档案的管理工作，如何改善当前纸质招标文档保存难且数量庞大的现状，是当前高校亟待解决的问题。

（二）档案管理不系统且复用率不高

在高校的招标档案体系当中，针对一个招标周期所产生的档案文件，高校对于其保存方式主要是以立卷保存的方式，但是针对完整招标过程中所产生的大量文件，归档系统并没有对其作出详尽的主体划分。导致高校的招标档案信息存在管理不系统、归类不明确的情况出现。而且在目前的高校招标过程中，由于各部门之间的信息大多采取独立保存的方式，招投标管理系统其设计定位局限于独立的信息管理系统[4-6]。由此则会导致招标信息档案整合困难。同时，由于招标档案信息的数量较为庞大，且归类整合并不明确。使得高校对于存档的高校招标信息档案难以有效利用，仅仅是将相关文件进行了存放，而并没有对其内容和体系进行有效的整合与归纳。从而也就难以形成符合高校自身的招标管理系统以及文件的基本模型。由此可见，在高校的招标工作当中，相关档案文件的管理体系以及文件的复用率均存在较大不足。而且基于纸质文件的限制，即便是对相关文件有一定的复用率，同样也会因为纸质文件的复用导致相关文件的损坏或是遗失，进而造成招标信息档案不完整的情况。

二、网络环境下的高校招标档案信息管理模式

在高校的招标过程中，需要涉及多个参与主体，其大致可以划分为高校内部各相关部门、招标产品供应商以及招标评审专家组三个部分。而上述三个主体在整个招标过程中均会产生较多招标档案信息。这就需要高校对于各主体的各类招标信息档案具有明确的划分与整合，而且能够实现各类招标档案的及时归档与有效利用。另外，随着互联网与电子科技的广泛应用，高校的招标信息档案已然能够实现数字化档案管理。而且目前高校也在积极探索基于互联网的高校招标体系构建。所以，面对互联网环境下的高校招标档案信息，如何构建起现代化、数字化的档案管理模式是当前高校需要重点关注的领域。

（一）高校内网招标档案信息管理模式

高校作为招标过程的主导者，其主要负责信息的汇总与整合工作。同时，参与招标工作的各个部门也需要在高校运行体系下推动招标工作的开展。而在互联网环境下，参与招标的各个部门可以通过高校所建立的招标系统实现信息的高效传递，并可以构建基于互联网的高校内网招标档案信息管理系统。在该档案信息管理系统当中，高校各部门可以将自身涉及招标工作各个环节的关键信息与重要文件按照高校所规范的固定模板进行整理后上传至高校招标档案信息管理系统，之后由高校档案管理的相关工作人员对所上传信息进行审核，审核通过后做好入档工作。以此作为一份招标档案信息的入档流程。而在整个的招标过程中，高校各部门会产生较多的招标档案信息，这就需要档案信息管理人员具有较好的业务能力。同时，基于互联网在文件传输的便捷性以及对操作流程的记忆性，其可以帮助招标档案管理人员实现档案信息的及时有效整合。另外，在高校招标工作的内网体系当中，招标档案的管理工作可以与高校招标系统合并，形成信息传输与信息留档的高效运行体系。以此来促进高校招标工作中高校内部各部门的信息整合与使用效率。

（二）供应商招标档案信息管理模式

在高校招标的过程中，设备供应商是该体系中十分重要的一个环节。其在高校招标过程的多个阶段均会与高校招标的各个部门产生交集。同时，在供应商参与招标的过程中，其同样也会产生诸多重要的招标档案信息。具体可大致包括资格预审文件、招标文件、投标文件以及各类答疑及增补文件等。而上述文件属于高校招标过程中较为重要的档案信息，因此针对上述档案信息的管理与使用是高校招标档案工作的重要环节。因此，在互联网环境下，高校针对供应商的相关档案可以通过构建以高校为主导的档案信息管理体系来实现供应商招标档案的高效利用与及时归档。在针对供应商的招标档案信息管理模式当中，互联网作为供应商与高校之间信息传递的主要途径，其能够有效保证相关文件的及时记录。同时，供应商还需要根据高校的要求，将招标相关文件进行上传，以此来实现招标档案的一致性与准确性。另外，针对供应商的招标档案信息管理模式，高校也需要将该管理模式整合到高校的招标管理系统当中，使整个招标过程在互联网的帮助下实现信息的及时高效传递以及档案的准确保存与应用。

（三）专家组招标档案信息管理模式

在高校招标的过程中，专家组作为招标过程的权威评审组织，其评审意见与相关文件是高校招标过程中极其重要的档案。在高校开展招标工作的过程中，专家组会根据自身的专业知识对招标的各方面展开合理的论证与分析，并最终给出专家组统一的意见，以此来保证高校招标工作的顺利进行。但是在传统的高校招标体系当中，专家组需要现场进行招投标的评审工作，这样就导致专家组的成员受到了时间和地域上的限制，而且相关档案也是以纸质形式出现，需要档案管理工作人员对纸质文件进行保存。基于上述情况，在互联网背景下的高校招标系统中，其能够使专家组不再受到时间和地域上的限制，同时进行评审的相关档案文件也能够实现数字化传输，从而实现了专家组招标档案信息的无纸化转变。而涉及到专家组的招标档案管理工作，高校则可以将专家组的组建、维护、信息完善等各项工作集中整合到高校的招标系统当中，使专家组的招标工作集中于某单一系统中来完成。另外，针对专家组所产生的招标档案，高校也可以连同高校内网、供应商以及专家组构建高校招标系统下的档案信息管理模式。以此来保证招标过程中的相关档案能够及时留档、高效利用。

（四）基于互联网的高校招标档案信息管理模式

综上所述，在高校招标过程中，档案信息的建立与管理离不开招标工作的推进。所以高校招标档案信息的管理需要与高校的招标工作体系同时运行才能够实现档案信息的及时留档以及招标工作的顺利推进。因此，高校可以借助互联网逐步构建基于网络环境的高校招标档案信息管理模式，并将该管理模式融入到高校的招标工作体系当中，以此来实现高校招标工作的一体化和数字化。图1为基于互联网的高校招标档案信息管理模式。

根据图1，我们可知，在高校招标工作推进的过程中，招标档案的管理与招标工作是密不可分的。同时，无论是招标工作还是招标档案的管理工作，都是以高校作为主导而展开的。同样，在整个过程中，相关的信息、文件等都会集中到高校。另外，在互联网的帮助下，各主体之间档案信息的上传工作也都是基于招标系统来实现的。也就是说，在招标工作推进的过程中，相关的招标档案信息整合工作也在同步跟进。

图1 基于互联网的高校招标档案信息管理模式

三、网络环境下高校招标档案信息管理的机遇与挑战

（一）电子档案的定期备份与整合

随着互联网与高校招标工作的逐渐融合，文件的数字化进程也在逐步加快，基于该类情况，高校招标的电子档案也在由纸质化文件逐步向电子档案转变。但是随着电子档案存档体系的逐步形成，对于电子档案的维护问题将会成为高校档案管理的一个重要领域。具体来说，电子档案是基于数字化设备得以保存的。而数字化设备的定期维护、折损等问题依旧需要关注。相对与纸质化档案，电子档案的维护周期相对较长，且时间相对固定。因此，对于招标档案信息的维护工作，相关工作人员就需要对电子档案进行定期的备份，以保证档案信息的安全。同时，为了保证电子信息的有效利用，相关工作人员也需要对其进行定期的整合归类。

（二）电子档案的认证问题

在当前高校招标的工作体系当中，虽然在互联网的帮助下，招标的部分环节已然获得了极大的便利，但是在档案的留存以及相关文件的传输过程中。目前大多高校体系采用电子档案与纸质文件并行的模式。其主要目的是为了利用电子档案与纸质文件的对照保证文件信息的一致性和安全性。但是，上述工作不但没有减轻各方的工作压力，反而使各主体的工作更加复杂。所以，在高校的招标体系当中，电子档案的认证问题已然成为当前高校急需重视的关键问题。而且广泛利用能够认证的电子档案，既能够减轻招标各主体的工作压力，同时也能够为高校提供更为便捷的档案管理体系。