刘 星 谢 磊 刘 迅 池少宁 张均成

（1.国网湖南省电力有限公司信息通信分公司；2.国家电网有限公司信息通信分公司；3.福建亿榕信息技术有限公司）

众所周知，传统公文存档方法大多以纸质原件居多，经整理与装订之后，通常会保存于档案局等特殊机关中，以提高公文的稳定性与可查性。不过，在归还的公文量逐步增多时，公文搜索的效果会大幅度降低，特别是在对于所要求检索的公文的具体年份、标题等内容并不清晰时，查找起来困难重重，不仅浪费了大量的时间，也浪费了大量的人力资源，所以，纸质归档公文并不能实现基于内容的模糊查询。因此，越来越多的政府相关部门开始选用公文管理系统。所谓公文管理系统是指公文的创建、处理和管理。

1 公文应用现状

据相关调查，现阶段，对于公文的应用一般会有两方面问题。一方面规范化程度较低。系统处理公文信息内容和范围，与公文管理的有关规定和准则有着相当距离，且系统共享性和通用性还不够。由于管理的电子文档格式可以有纯文字（txt）、超文本（HTML）、word、Excel、PDF、WPS等，已成为政府办公自动化管理系统中的主要内容，但怎样管理和共享电子数据档案尚有待进一步研究与完善。这也是办公自动化向知识管理方向发展的最大阻碍所在。另一方面则主要局限于公文的传递、受理、记录和简单的检索功能，不支持公文运行的全过程。另外，系统稳定性也不好。如不能提供一种较为完善的安全管理机制，将无法从保护文件流转签名、文件信息存取权限、对抗网络黑客和计算机病毒攻击等方面，给文件管理信息系统提供更高效的安全保证。……