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1 引言

信息时代的到来对企业档案管理带来了极大的改变，信息技术的运用能够有效推动档案管理效果的提升，为企业发展提供有效支持。但是在实际的档案工作中，档案部门的管理思路较为传统，对信息技术的应用缺乏科学的规划，无法实现管理效果的提升，需要管理部门创新管理思路，推动信息技术价值的高效实现，为档案管理水平的提升提供有效支持。

2 信息技术在企业档案管理中的优势分析

信息技术的科学运用对提升档案管理质量和服务水平起到积极作用，对提升档案工作实效性具有较大的优势。

首先是推动档案工作效率的提升，能够利用技术手段，对管理流程的科学优化，通过对信息设备和技术的运用，对档案管理历程的高效整合，建设完善的管理平台，实现对管理环节的全面覆盖，对企业经营管理活动中形成的数据资料进行全面的收集整理，保证档案工作的全面性。同时利用专业设备，实现对传统档案载体的数字化转型，有效降低实体资料的管理投入，并能够利用技术手段，实现数字化资料的高效存储和利用，有效提升管理水平。[1]

其次是有效提升档案管理质量，信息技术手段的科学运用，推动信息化管理平台的建设，使管理部门能够通过对系统功能的构建，对档案管理需求进行科学分析，有效结合传统档案管理模式存在的问题，对系统功能进行科学设计，提升功能设计的针对性，并利用技术手段对相关的功能模块进行科学的规范，实现档案管理制度的高效落实，对提升管理工作的科学性提供有效支持，使档案工作能够有效适应企业发展需求，提升档案管理质量。[2]

再次是提升档案资料的安全性，网络时代的到来在实现档案资源高效共享的同时，档案资料容易受到网络安全威胁的影响，造成资料的遗失或篡改，对企业造成严重的损失，信息技术在网络安全防护工作中的运用能够有效提升档案管理质量，切实保证档案安全。[3]

最后是实现档案利用效率的提升，档案利用工作的高效开展对推动档案价值的实现提供基础保障，技术手段的运用能够实现对档案资料的深入分析和科学的整理，建设完善的数字化资料数据库，能够有效结合使用需求，实现对档案资料的准确定位，并能够通过网络环境实现对档案资料的远程调用，推动档案资源利用水平的提升。

3 信息技术应用于档案管理的必要性分析

3.1 企业发展压力的不断增大 随着社会环境的复杂变化和改革的不断深化，企业发展压力不断提升，档案工作作为企业管理活动的关键环节，对推动企业发展起到重要作用，但是实际的档案工作中，档案工作思路较为传统，不能充分发挥档案工作价值，无法为企业发展提供有效支持，影响企业核心竞争力的提升。而信息技术的运用能够利用先进技术手段，实现档案管理水平的提升，推动档案价值的高效实现，为企业发展提供基础保障。[4]

3.2 传统档案管理模式较为落后 传统的档案管理模式已经不能适应档案工作实际需求，特别是随着信息时代的到来，大量的数字化资料信息对传统的档案工作造成了严重的冲击，不能对相关的数据资料进行及时有效的处理，影响到企业的正常管理运行，无法保证档案的全面性。同时网络安全问题对档案安全造成严重威胁，传统的安全防护措施已经不能有效抵御网络安全威胁的入侵。而利用信息技术优势，对管理工作进行科学优化，利用信息设备，实现管理效率的提升，并能够实现对安全风险的有效防护，提升档案管理水平。[5]

3.3 档案资源利用效率相对较低 档案资源的高效利用能够为企业经营管理决策的制定和执行提供有效的参考，而在传统的管理模式中，重视对档案资料的管理，对档案利用环节缺乏有效的优化，不能有效满足企业对档案资源的使用需求。信息技术的运用能够实现对档案资料的科学分析，为利用工作的开展提供有效的条件。[6]

4 信息技术在企业档案管理中应用的对策分析

4.1 优化档案管理思路 信息技术在档案工作中的科学运用对提升档案管理质量和服务水平起到积极作用，对企业发展提供有效支持。档案管理部门要转变传统的管理思路，充分认识到信息技术对档案工作的重要作用，结合档案工作实际和企业发展需求，合理利用技术手段，对管理活动进行科学优化，对相关管理流程进行高效整合，结合当前管理工作中存在的具体问题，进行信息化管理模式的科学构建，提升档案工作的针对性，推动管理效果的提升。要对档案管理制度进行针对性的调整，能够对信息化管理流程形成科学的规范，为档案工作的开展提供有效的制度保障，保证档案规范的高效落实，提升档案管理科学性。

4.2 加强信息基础设施建设 信息技术的高效运用需要专业的信息设备为依托，管理部门要结合档案工作情况，对信息化管理体系建设进行统筹规划，科学整合现有的信息资源，对信息基础设施进行针对性建设，结合具体的管理环节配置相应的专业设备，使管理人员能够借助信息设备实现管理工作的高效推进，提升档案管理效率。要利用技术优势实现对传统档案存储形式的转型，实现数字化存储载体的广泛普及，有效降低档案管理难度。要优化档案工作的网络环境，构建高速网络通道，实现各个管理环节的高效互联，推动档案资源的高效共享和管理指令的高速传递，提升管理水平。

4.3 构建完善的信息化管理平台 管理部门要利用信息技术优势，构建完善的信息化管理平台，实现对管理流程的全面覆盖，管理人员能够通过对管理系统的操作实现管理工作的完成，提升档案管理效率。这就要求在信息系统建设过程中，要做好需求分析，充分结合档案工作实际，对系统功能进行科学设计，有效适应档案工作需求。同时要加强与各个企业职能部门的对接，实现数据资源的高效共享，为管理工作的开展提供有效的参考和数据依据。通过信息系统的运行，能够实现对档案工作各个环节的全面监控，对档案管理数据进行科学的分析，有效掌握管理活动中存在的问题和不足，对相关管理环节进行针对性的调整，有效提升档案工作的科学性。

4.4 强化安全防护工作 网络安全隐患已经严重威胁到档案资料安全，需要管理部门运用信息技术，构建完善的安全防护体系，切实保证档案资料的真实有效，有效防止外界威胁的入侵。要完善档案管理安全规范，对管理人员的工作进行有效的规范，提升其网络安全意识，保证安全制度的高效落实，结合管理人员的岗位职责，设定相应的管理权限，制定严格的身份识别和安全验证机制，防止越权行为的出现。同时要加强对防火墙的优化，对系统设备与外界网络间的数据交流进行全面监控，及时发现异常数据，并进行隔离处理，有效抵御外界安全入侵。要合理利用杀毒软件对系统软件和硬件设备进行实时查杀，及时发现系统中的病毒木马，并对病毒库进行实时更新，防止新型病毒的入侵。要构建VPN网络，实现档案管理网络环境与现实网络的有效隔绝，加强对数据交换环节的安全防护，提升整体安全防护效果。

4.5 创新档案利用形式 档案资源的高效运用是推动档案工作水平提升的重要基础，信息技术的运用能够实现对档案资料的深入分析和科学的整理，建设完善的档案资料数据库，结合使用者需求对档案资料进行准确的定位。对传统纸质档案的利用环节进行优化，使用人员能够结合自身需求，利用终端管理设备，进行自主检索，实现对纸质档案的准确定位。而对数字化档案资料，利用信息技术手段，实现对资料的远程调用，使用者能够通过网络途径对管理系统进行访问，提升档案服务水平。

4.6 加强管理队伍建设 信息技术的运用需要管理人员具备较强的信息知识技能，管理部门要加强对队伍建设的重视和支持，积极引进优秀档案专业人才和信息技术人才，为信息技术的运用提供有效的基础。要完善培训机制，推动复合型人才培养，使档案工作人员在具备相应专业素养的同时，能够对信息设备和技术进行熟练的运用，为档案工作的高效开展提供基础保障。

5 结语

信息技术在档案工作中的科学运用对提升档案管理水平起到关键作用，档案部门要充分认识到信息技术的先进优势，推动信息化管理体系的科学建设，优化档案管理机制，创新档案管理和利用模式，提升档案资源利用效率，推动档案管理质量和服务水平的提升。