王敏 阜新市卫生健康服务中心

在单位档案管理当中有效融入信息化技术，是现代化档案管理的必然要求和发展要求，保障了单位信息、资料、数据的完整性和保密性，还为单位档案管理工作提供了时效性、便捷性和可操作性。另外，在档案管理当中有效融入信息化技术，不仅提高了档案管理的管理效率和管理水平，也提高了档案管理工作人员的专业水平和职业素养，为档案管理的可持续发展提供了源源不断的动力。

一、档案信息化管理意义

（一）提升管理效率

传统的人工档案管理方式下，档案信息使用者如需要浏览档案信息，只能前往档案室进行查询，这让某些出差人员感觉不方便，甚至出现了工作延误的情况。将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员可以把档案信息直接发送至邮箱当中，之后自由进行查阅或打印，极大的提高了工作效率。可见，信息技术在档案管理中的应用能够提升工作实效性，提升了档案管理服务水平。

（二）顺应信息化发展的趋势

在当前信息化技术快速发展的大环境下，加强档案信息化管理十分重要，已经变成了各个领域的发展趋势。所以重视档案信息化管理，可以与时代要求相符，保证档案管理工作的高效进行，促进机关单位的整体健康发展，保证档案管理工作的实际质量。

（三）避免资料丢失

机关单位在搬迁档案室的时候，会对档案信息产生一定程度的影响。如若档案信息没有依照之前的顺序在档案柜当中进行储存，就会给后期的查找工作带来不便，甚至会造成档案信息出现流失情况。档案信息库的建设，一方面能够保证档案信息实际录入的精准性，另一方面也可以防止档案信息丢失。在此以外，值得重视的是，在档案信息实际传递的时候，应保障其可靠性与安全性。通过安装防火墙，保证档案信息库的稳定性、安全性，避免出现黑客的攻击，保证档案备份工作的顺利展开。在系统瘫痪的时候，也可以及时恢复，保障档案信息的完整程度。

二、信息技术在档案管理中应用存在的不足

（一）档案信息化管理系统不够成熟

档案信息化管理系统的构建质量直接决定着信息技术在档案管理工作中的应用水平。但是，部分单位的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况制定信息化技术的应用步骤，导致档案信息化建设工作的实施无法在项目设计和需求分析方面取得进展，也使得信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但缺乏对需求说明书的规范化设定，未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致档案管理标准化体系的建设价值难以得到体现，也使得动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，缺乏对系统扩展性特征的有效分析，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设对于计算机软件的开发经验吸收应用存在不足，档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。

（二）档案数据检索质量较差

数据检索质量直接影响着档案信息的应用水平。然而，部分单位虽然推进了档案数字化管理，并对信息技术进行了推广应用，却缺乏对档案检索目录的高质量设计，使得信息技术在档案管理工作中的普及无法获得更高质量的外部支持。部分档案数据检索工作的实施对于可视化分析技术缺乏足够的关注，没有使用图表方式实现对档案数据的有效展现，导致档案信息的处理举措无法得到相应的调整创新。

（三）档案服务能力缺乏有效拓展

部分档案管理人员缺乏对档案服务能力建设工作的重视，导致新型信息技术所具备的突出应用优势无法得到显现。一些档案服务能力的建设工作对于档案信息所具备的应用价值分析不够完整，缺乏对数据挖掘技术的应用，没有从信息全文检索需求的角度出发，对信息集成技术进行合理使用，导致档案的检索效率及精准性无法得到提升，难以为档案服务功能的充分拓展提供帮助。一些档案管理人员在应用信息技术的过程中，对于数据资源的录入和整编缺乏必要重视，没有对档案管理系统各类权限进行合理设置，导致档案借阅管理及报表制作等基础性工作无法得到改良，档案数据的备份以及系统维护等业务难以得到信息技术的高水平支持。一些档案服务功能体系的构建对于网上信息查阅渠道的重视程度较低，未能对网页检索功能进行充分开发，无法保证档案信息所具有的重要价值得到全面利用。

（四）档案信息资源缺乏有效整合

档案信息资源的整合是提升档案应用水平的关键。但是，一些信息技术的应用对于档案信息现有的服务效果缺乏必要总结，未能对不同类型信息化系统的运行情况实现系统性研究，导致财务系统和资源调度管理系统无法与档案管理系统实现充分结合，也使得办公自动化系统难以在档案信息的帮助之下得到进一步优化。一些信息技术在应用过程中，虽然尝试了档案信息资源的整合，但对于档案数字化过程中的基础性信息源重视程度较低，没有对档案管理工作中的主体信息渠道进行充分总结，导致档案信息化管理平台的应用价值难以得到全面显现，无法在构建信息化管理总体规划过程中，更好地适应档案信息开发利用需要。一些档案信息整合工作对于实体档案数字化所带来的各方面影响缺乏完整的分析，没有对档案管理工作中的存量信息资源进行有效的整合，不利于信息技术的有效应用。

三、信息技术在档案管理中的有效应用方法

（一）创建专门管理档案的信息系统

在单位中，档案的管理与一般定义的信息管理是有很大不同的，传统的信息管理系统一般都应用于储存一些基础的工作信息，是不足以满足储存一些重要的、专业的档案信息，因为这些档案信息都需要整理、分类、开发或者长期使用的，那么就需要一个强大的、细致的信息管理系统来进行支撑。如果想要在档案信息管理上充分地体现信息技术的价值，使信息化管理方法可以实际应用于各单位上，就要从实际上确保档案整理的效率以及质量，需建立一个档案信息管理系统。单位在运用现代化信息技术的时候，要同时注意保留现有档案信息管理技术上的优点，继而研发专业性的信息管理系统，从而可以满足档案管理的需求。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点：一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。

（二）以传统信息档案管理作为基础

信息化技术在单位档案管理中的应用不代表传统档案管理就要消失，二者的关系不是相互取缔而是应该做到结合。信息化档案管理是依靠信息技术与网络智能的结合，但是传统档案管理与信息技术的联系也十分密切。事实上，信息化档案管理是以传统档案管理为基础，继承了档案资源的形成、整理、储存、检查、保管、鉴定、统计等业务。二者的差距只是服务对象的不同，传统档案管理是运用纸质的实体档案依靠面对面服务，而信息化档案管理是运用信息技术、数字信息、资源共享等依靠远程服务。虽然信息化档案管理具备很多优势，但是也不能做到完全取替传统档案管理。一是传统档案管理是开展信息化档案管理的基础，信息化档案管理的信息空间需要传统档案管理的信息资源的连接；二是档案管理的储存要做到纸质与信息化数字化的长期并存；三是信息化档案管理做不到将档案馆的人文精神加以体现；四是传统档案管理的信息资源会受限制，对于加密的档案信息的单位需要在传统档案中遵守某些条件才能获得使用权。综上所述，为了保护档案的完整性、安全性、实用性和便捷性，需要信息化档案管理和传统档案管理二者相互结合，相互依托，形成多元化发展趋势。

（三）建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养

随着信息化技术在单位档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响应信息化技术在档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了单位信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到单位信息化档案管理未来的发展走向。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对档案管理人员进行工作讲解和指导并传递先进的管理理念和教育理念，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。

（四）提高档案信息资源的整合水平

在制定档案管理信息化方案过程中，需要加强对档案管理工作中信息孤岛问题的重视和分析，尤其要对档案信息资源浪费问题进行严格统计，使信息系统可以有效避免重复建设问题，并保证信息匮乏现象可以得到充分规避。要加强对档案资源质量特征的分析考察，并对档案信息管理以及档案服务体系建设的相关需求进行总结，确保不同类型的信息化系统可以与档案信息调取应用需求相符合，有效提升档案服务综合质量。要加强对档案管理工作中信息化系统实际运行情况的关注，并对财务管理和资源调度管理系统进行整合，结合档案管理团队办公自动化的目标，制定档案信息资源整合的具体策略，使档案数字化管理体系的建设可以获得高质量的信息源，并保证档案信息的来源能够得到相应的优化。

（五）提高信息化档案服务水平

档案管理人员在探索档案服务新方式的过程中，一定要将档案管理信息系统所具备的突出应用优势进行总结，尤其要对档案信息的整合和组织工作进行深入研究。一定要加强对档案信息服务条件的重视和考察，并对数据挖掘技术进行合理使用，保证符合档案信息全文检索需求的举措得到相应优化，为信息集成技术充分发挥应用价值提供帮助。要加强对档案信息检索能力构成情况的关注，并对信息检索速度的影响因素进行深入研究，使档案服务功能的建设可以在提升信息查阅精准性方面取得进展。档案管理人员需要根据信息系统当前的运行规律，对档案进行的收集整编方法做出调整，合理设置档案调取权限，并对档案统计报表等基础性功能加以完善，确保数据的维护及备份功能得到强化。要根据档案管理信息系统开发的基本规律，对档案管理信息化需求进行全方位考察研究，尤其要对网上档案信息浏览平台进行高水平构建，并保证相应的网页检索功能得到强化，为信息化档案服务体系的完善提供帮助。

四、结束语

随着互联网的发展，网络和信息技术为人们带来了便捷式的生活，不仅改变了生活方式也改变了工作方式。数字储存技术和网络通讯技术的运用，让许多单位放弃了传统档案的建立，创造了数字档案馆，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的数字档案库，可以做到及时提供人们利用，实现资源共享化和便捷化。