张严亮 长青街道办事处

信息化技术和网络技术的发展，我国进入了信息时代。信息技术成了街道办事处档案管理工作的主要发展方向，同时也在档案管理中发挥着重要作用，对街道办事处的档案管理工作来说，工作内容较为烦琐，传统的纸质档案手段已经无法满足工作的实际需求，也不利于社会的发展，在档案管理中融入信息技术，提高档案管理的有效性和科学性。促进档案管理工作从传统管理模式转变为信息化管理模式，需要一段时间的过渡，在这个过渡阶段很容易出现一系列问题，分析问题发生原因制定相应的解决措施，提高档案管理的信息化水平。

一、街道办事处档案管理信息化建设的重要性

街道办事处属于政府监管单位，不是营利性的组织，不过在开展工作中也需要考虑成本问题，传统档案管理采用的为纸质档案，从而需要投入大量的人力和物力以及资金，从而提高了街道办事处中档案管理的成本。同时复杂、烦琐的档案管理工作也衍生出了很多新的部门和职位，这也不符合绿色办公、减少成本的管理原则。随着我国对生态环境保护的重视度，各个行业都渗透绿色发展理念，因此绿色办公理念有效降低了工作的成本，因此信息化档案管理成了街道办事处的主要发展趋势[1]。

档案管理的信息化水平提高有效降低了档案管理的风险，传统的纸质档案极易出现档案信息的遗漏、丢失或损毁，虽然也制定了相应的保护管理对策，但是安全隐患依然无法完全避免，相比信息化档案管理水平的安全性较差。街道办事处中的很多档案需要长期保存，信息化档案管理模式的应用能够提高这些档案管理的安全性，在构建信息安全系统的情况下，做好档案的备份，才能保障档案的安全。档案信息化管理的关键工作就是加强信息的共享，从而也为大众提供便利，群众能够通过网络平台获取需要的信息，信息化管理模式不仅为群众提供便利，也降低了街道办事处中档案管理人员的数量，节省了很多管理操作流程，同时还能提高档案管理效果，从而对提高办事处的工作效率也有重要意义。

二、街道办事处开展档案信息化管理中存在的问题

（一）档案管理工作缺乏统一的措施

目前，我国大多数的街道办事处中实施的信息化档案管理工作还处于初期发展阶段，办事处再开展工作的时候，没有对电子档案管理的权责实施划分，一般情况下是几个工作人员实施档案的管理，档案管理部门的领导也没有针对管理工作流程做好统筹管理，导致档案信息化技术的提高受到严重的阻碍。

（二）管理规范标准不够完善

档案管理信息化建设工作中，要提高档案管理的效果和质量，街道办事处未能根据相应的管理标准和法律法规，构建合适的档案管理信息化系统和管理机制。因此在信息化档案管理工作的时候，由于管理工作缺乏完善、统一的规范措施，尤其是计算机软件的开发工作也不具有统一的管理对策，导致无法满足档案管理工作的实际需求，从而引发计算机技术也无法在档案管理中发挥积极的作用。

（三）与传统档案管理方式对比差异过大

档案信息化管理与传统的管理手段相比存在明显的差异，档案信息化管理需要专职人员将采集的数据录入到管理系统中，在各个过程中，如果出现了录入失误的问题则会对档案信息的准确度造成极大的影响，因此在街道办事处的工作人员对数据录入工作非常抵触[2]。对街道办事处的工作来说，内容烦琐、工作量极大，因此档案管理信息也不断增多，很多工作人员对档案管理产生了抵触和消极的心态，对档案管理的效率和管理质量都产生不良影响，也对档案管理信息化建设进程带来阻碍。

（四）缺乏专业的信息管理人才

街道办事处的信息化档案管理模式的应用，给档案管理人员的综合素质提出较大的要求，要求人员必须掌握专业的档案管理技能和信息技术操作水平。不过在实际工作开展中，负责档案管理的人员虽然有专业的档案管理知识，但对计算机技术的掌握不足，从而阻碍了信息化档案管理水平。尤其是在信息档案导航和程序管理维护上缺乏专业的人才，导致街道办事处的档案管理工作信息化水平无法保障。

三、街道办事处开展档案管理信息化的重点技术分析

（一）掌握好档案的入口

档案管理信息化系统的构建，掌控好档案的入口是开展信息化的基础，如果地基不稳则无法保证信息化档案管理系统的顺利开展。在最初录入档案信息的时候，需要规定严格的信息采集流程，准确将档案信息录入到系统中，从而从纸质档案转变为电子文档，提高了档案的准确度和完善性。采用数字化档案管理系统能够顺利开展信息收集、编目、检索以及索引等工作。档案管理工作人员并不是独立工作的，需要相互协调合作，档案管理工作是一个整体，任何一个环节出现问题都会对档案管理整体效果造成损害。数字化档案管理系统具有自动检索的功能，从而简化了档案管理的流程，通过搜索关键词、关键标志进行信息检索，将少了检索，提高档案提取的效率。技术档案自动标引是实现自动索引的基础，将信息划分成不同的类型，从而方便信息提取的便捷度。数据库是数字化档案管理的重要工具，随着档案管理进入信息化时代，通过加密技术提高档案管理的安全性，因此计算机在档案管理中发挥着重要作用。

（二）信息化技术在档案管理中应用具有自动控制的功能

街道办事处中的档案管理工作涉及范围较广，档案管理流程也比较复杂。通过自动化管理手段的应用，不仅节约了档案管理的时间，也简化了档案管理流程，从而节省了档案管理的精力和时间，有效提高档案管理质量，也提高了档案管理的效率。进行档案借出以及档案统计工作的时候，通过数字化档案管理系统能够做好信息的登记、统计等工作，信息化系统能够针对多个用户的借阅资格进行审核，掌握档案的阅览情况，从而提高档案信息的统计效果。街道办事处中的档案管理工作中，通过应用自动管理书评，则可实现档案的自动归档，实施计算机技术，与数字化档案信息后台数据和档案分配情况，能够实现档案架位的分配，提高档案应用效率。

（三）能够提高档案数据的真实性

数字化档案管理应用后，能够提高数据的真实性。在开展电子文件整理的是需要按照一定流程实施操作，将同类型文件统一归纳处理，保持档案本文格式一致，以此来提高档案数据的应用效率。客观选择储存介质，做好档案的备份。要提高档案的兼容性，保证信息能够使用不同的储存环境。为了实现街道办事处动态化档案管理，不仅要加强对现有资料的管理，还需要对以往档案进行分析，从而保证档案内容的完整性。档案内容记录了是历史内容，只有保证内容的真实性才能对未来发展奠定基础。

（四）信息化档案的安全管理

电子文件的保存较为简便，与纸质文档的保存有很大不同，电子文件在街道办事处的档案管理信息化建设中储存与特定介质中，不过却很容易受到外部因素的影响，若是不能针对电子文档管理作出有效指导，则无法保证电子档案的安全性，不利于电子文件的质量，严重的还会出现数据丢失。因此在管理的时候，电子档案调取的时候不可直接读取，归纳的时候需要采用相关软件作为辅助，及时发现问题制定相应的管理对策。

四、促进档案管理信息化建设的对策

（一）针对工作实施完善统一规划

档案管理信息化建设中，由于信息化系统较为复杂，管理部门的领导需要对其有全面的了解和掌控，明确档案管理工作中各个员工的职责。档案信息化建设工作中，街道办事处要构建档案管理小组，领导作为小组的组长，针对档案信息化建设的责任划分作为规定，从而提高了档案管理信息化水平发展水平[3]。

（二）加强对人员的培训

不管是任何的工作，要提高工作质量和效率，都必须提高工作人员的专业水平，规范工作人员的工作责任心，让工作人员保持积极的心态，档案管理工作的流程较为复杂，因此要求工作人员具备充足的耐心和责任心，才能提高管理效果。在日常工作中，档案管理信息化建设需要街道办事处的宣传部门提高宣传水平，档案管理人员要积极转变传统的档案管理思维，树立正确的信息化管理认知，组织档案管理人员加强对档案管理信息化管理措施的学习。

（三）制定合理的档案管理规范标准

对街道办事处来说，信息化档案管理系统的建设还不够成熟，尚处于初期发展阶段，要提高管理水平就要针对街道办事处的实际情况制定管理机制和操作规范准则，从而提高档案管理流程的合理性。

五、小结

街道办事处要提高档案管理水平和质量，就要顺应时代的发展，将信息技术和网络技术应用到档案管理工作中。管理部门不仅要统一规划档案管理工作流程，制定合理的管理机制，保证档案管理信息化建设流程的有序进行，提高信息化档案管理工作效率。