◎孟翔鹏 王茜 段云云

如今信息化技术发展迅猛，基于信息化系统的电子文件资料管理逐步替代了传统纸质资料的管理方式，电子化资料保管、传阅快速便捷，安全性好，可长期保存不丢失。随着各类信息化管理辅助工具的应运而生，电子文件资料管理模式逐步普及和发展，管理流程高效率和便捷性是其显著的特点。作为存放大量文件资料的场所，资料室过去采用的手工明细、台帐记录，实物保存纸质档案的管理模式，已经远远无法适应当今科技飞速发展和资料管理的需求，为此，基于信息化管理系统的资料电子化管理改进已经刻不容缓。

一、传统资料管理方式的不足

首先，传统资料档案的管理过程复杂，需要较多的人力资源进行资料录入、摆放、清点、查找等工作，特别是资料的替换、相应台帐的更新及新资料的传阅工作，过程非常繁琐，效率低下。不同人员负责不同机型、不同类型的资料管理，如民机图纸、军机资料、胶板等，每天主要工作是将档案馆新发资料进行替换更新，新资料替换后，旧资料需要打包并放置到专门位置待处理，资料替换后还需手动登记更新台帐，完成以上工作后就是资料的传阅工作，由各级传阅人员签字确认后交给下一个传阅人，最后回到资料室进行归档，有时传阅人临时不在，则纸质资料一直在传阅人处流转，可能造成资料丢失。

其次，传统资料档案依靠纸质媒介进行信息存储和交换，很难长期完好保存，且使用不便。……