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医院库存管理“零库存”模式的应用方法初探

2021-01-02

科教导刊·电子版 2021年1期
关键词:库房库存物资

唐 慧

(皖西卫生职业学院附属医院 安徽·六安 237008)

2009年新医改提出了医院物资零加成策略,随后各个医院都在实施医院物资的零加成管理,截止2017年9月各级公立医院已经全面实现了医院物资零加成。因而,如何提高医院物资周转率,降低医院物资的库存成本、管控成本以及资金占用成本成为各个医院亟待解决的重要课题。随着现代物流业的迅猛发展,各个医院都开始注意到医院物资零库存这一管理模式,以期利用该模式提升医院物资管理的科学化、规范化水平。

1 医院物资零库存管理模式简介

零库存管理模式原本是指在企业生产过程中要尽量降低原材料和半成品库存,通过科学合理的库存管控方式,降低企业库存量以及资金占用成本的管理模式。该模式最初起源于日本,在欧美各国也有着广泛应用,国内的很多企业也利用该模式来提升存货周转率,并取得了一定成绩。医院物资零加成的实施以及现代物流的发展,使得更多医院开始关注这一先进的管理模式。零库存管理不是简单指存货数量变为零,而是指利用科学合理的存货管控方式实现存货最小化。

通常来说,医院都会先大批量采购医院物资放入库房,然后再根据需求向各个部门进行配送。医院的零库存管理模式主要是通过医院物资快速流动来降低一级库房的库存,利用少量多次的流动来将医院物资存储降为零,以后的医院物资采购不需要再在库房进行存储,而可以直接配送到各部门。这样一来,医院物资存货量也可以保持在最优水平,医院就可以利用最少的占用成本实现最大化的经济效益。

2 医院库存管理“零库存”模式的应用意义

2.1 降低资金占用成本,最大化提升经济效益

医院物资是医院的必需品,每年医院物资的消耗量很大,因而,为了保证物资的及时供应率,很多医院都利用库房进行了大量物资的存储,占用了医院大量的资金,不仅使医院增加了资金成本,而且被占用的资金无法在短期内产生经济效益。而利用零库存的先进管理模式,医院可以利用库房存储一些特殊和紧缺的医院物资,这样既可以降低库房的库存量,也可以保证一周内的医院物资需求。因而,从医院经济效益提升角度来看,要最大程度降低物资资金占用成本,就要最大程度降低物资库存量,将医院物资周转率提升40%以上,实现资金利用率。

2.2 降低医院物资的存储成本以及管理成本

大批量的进行医院物资采购需要占用医院库房空间,这就需要医院持续增加投入成本。通常来看,医院物资的成本既包含物资存储空间使用成本、物资存放货架成本、运输成本、维护成本等在内的存储成本,还包含存储空间管理、物资管理所耗费的人力成本等管理成本。而医院物资零库存管理模式应用以后,医院大幅度降低了医院物资存储量,库房空间占用也更少,存储成本也自然得到压缩。除此之外,库房日常管理需要的人员也有所下降,医院物资的管理成本也更低。

2.3 有效降低医院物资过期损耗,减少不必要损失及浪费

作为特殊商品的医院物资不仅有效期限严格,而且更新换代速度极快,医院物资的经济损耗也会产生,这也是医院物资成本支出的主要构成部分。而医院物资零库存管理模式的应用可以加快医院物资流转速度,避免物资积压,有效降低医院物资过期的机率。这样一来,可以在保证医院物资供应率以及安全性能的基础上,最大程度降低医院物资过期或更新换代速度快带给医院的经济损失,避免不必要的浪费。

3 医院库存管理“零库存”模式的应用前提

医院库存管理零库存模式的顺利应用不仅需要科学的医院物资存货管理支持,还需要成熟的物流管理、充足的供应商、稳定的临床应用等先决条件。

3.1 完善的物流配送体系

医院物资的及时和准确配送可以加快物资流动速度,从而为医院物资零库存管理打下基础,如果物流配送体系不健全,物资配送速度无法保证,医院物资的零库存管理也就更不可能实现。这就对物流配送体系的成熟度提出了更高的要求,完善的物流配送体系才能提升零库存模式应用的可靠性。因而,医院在进行医院物资采购时一定要对供应商的物流配送能力进行考察,选择物流能力强的供应商合作,并在合同中就配送时间问题进行明确约定。同时,我国物流业近几年发展迅猛,统一招标配送已然成为医院物资普遍配送方式,这都在很大程度上保证了医院物资送达的及时性和准确性。

3.2 充足的医院物资市场供应

医院物资零库存管理实现需要依靠充足的医院物资市场随时进行医院物资供应,这就要求医院一方面要对供应商的医院物资供应能力进行充分评估,选择物资源充足的供应商合作,一方面要增加供应商合作数量,降低供应风险。一些市场紧缺、采购困难的医院物资如果中断供应,就会直接影响到临床应用需求,降低服务质量。因而,为了保证医院物资供应率,要对这部分采购困难的医院物资进行一定数量存储。

3.3 清楚临床应用实际情况

由于医院物资零库存模式下医院物资存量都相对有限,为了不影响临床物资供应,库管部门必须要与临床部门保持密切沟通,随时掌握物资需求,以便制定合理的物资采购计划。为了保证物资供应及时率,医院要充分利用信息化系统快速传递医院物资需求信息,尤其是医院患者需求激增时,更需要利用信息系统将需求信息传递给库管部门,便于其及时调整需求物资的库存。

4 医院库存管理“零库存”模式的应用方法

4.1 通过医院物资分类选择相适用的物资种类

医院物资零库存管理模式并不适用于所有种类的医院物资,因而,我们首先要根据医院物资特性、供应情况、存储条件等因素进行物资分类,以选择出适用零库存管理模式的物资种类。对于市场紧缺、采购困难的物资以及特殊物资等不适用于零库存管理模式。而那些市场供应及时、充足物资更适用于零库存管理模式。

4.2 利用信息管理系统精准掌握医院物资数量

零库存管理模式的应用使得库存物资数量变得相对有限,这就对物资数量掌握的精准性提出了很高的要求,因为一旦物资数量存在差异就会对物资管理效率产生很大影响。信息管理系统的广泛应用为医院物资零库存管理打下了基础,更便于医院掌握物资数据准确性。医院的医院物资管理人员可以利用信息管理系统精准统计各类医院物资的数量,对医院物资的进货量、出货量及库存量等进行实时监控,并在此基础上计算出近期各类医院物资的平均日用量,为各类物资采购上下限确定提供数据依据。

4.3 科学合理确定各类医院物资库存上下限

零库存管理模式下的医院物资库存量需要根据物资实际使用需求和物流配送效率进行确定。如果物流配送效率高,医院物资采购量和库存上下限都可以降低,通常来说,医院物资库存量上限可定为7天使用量,下限可定为3天使用量。当信息管理系统检测到某类物资库存量低于下限时会自动报警,提醒医院物资管理人员补货。需要注意的是,医院物资需求量也会受疾病高发期、临床患者就诊量等因素影响,因而医院物资管理人员要掌握最新的医院物资需求及时进行库存量上下限调整。

4.4 实行医院物资效期管理

医院物资由于大多适用于临床,因而时效性要求更加严格。物资失效会造成物资损耗,因而实行物资养护管理和效期管理,也成为实现物资零库存的重要举措。以前医院缺乏科学合理的物资采购计划,总是盲目备货,造成物资囤积,同一种物资多个批次都会存在,大量物资会同时处于近效期或者到期状态。再加上医院日常管理工作较为繁琐、专门的物资管理人员短缺,导致物资管理不及时、不到位,医疗隐患倍增。而利用零库存管理模式开展物资效期管理之后,物资管理人员可以通过制定科学合理的物资采购计划,来降低物资采购量,减少物资的存储时间,避免储存过量带来的物资损失。同时,物资管理人员要采用先进先出的原则进行物资管理,根据物资的入库时间和效期进行合理分类,保证先入库的物资优先被领用,这样就可以确保物资的质量,通过统筹应用来提高物资实际价值。

4.5 提升医院物资流转速度和周转率

医院物资采购人员要根据物资库存变化情况及时制定物资采购计划,并与供应商做好沟通工作,保证医院物资流转速度,以满足实际工作需求。医院物资零库存管理采用的是少量多次的医院物资采购方式,这就对医院物资周转效率提出了更高要求。医院物资流转到院后,不用入库房,而是直接配送到各部门,库房仅用于存放一些特殊医院物资或紧缺医院物资,这就可以降低库房的存货,提升医院物资周转率,助力“零库存”管理目标实现。

5 小结

综上所述,医院物资零库存管理模式应用,具有降低医院物资管理成本、提升医院经济效益等积极作用,利用该管理模式进行医院物资管理已经成为未来发展趋势,但是,我们也应该认识到,零库存管理模式要在保证医院正常运行基础上进行应用,否则就会本末倒置。同时,医院物资零库存管理模式在医院实际应用仍处于探索阶段,各个医院要根据应用过程中遇到的问题不断创新和改革零库存管理模式,找到适合医院实际的应用方法,真正实现医院物资的“零库存”。

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