齐春慧

(广东智能财税数据科技发展有限公司，广东 广州 510630)

伴随着我国企业集团等国际化程度不断攀升，积极加强信息化建设进程，逐渐扩大自身经营规模，在其财务管理的需求下财务共享模式应运而生，在其不断完善和应用下，成为众多大型跨国公司和国产集团企业关注和青睐的财务共享新体系[1]。而财务共享模式是将不同企业中重叠的财务工作全部抽取，继而将采集的工作集中到财务共享中心展开综合处置。2015年12月中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起正式施行，由此也给予了电子档案的法律效力[2-3]。通过将重复的财务汇总到财务共享中心可将财务报销、记录、归档以及销账等关键环节更加简洁和便捷，对于提高我国会计档案管理工作的质量和效率具有积极的促进作用，从而推动电子档案的线上使用人数。

一、财务共享的基本含义

财务管理是各企业正常运转不可或缺的重要环节之一，各企业在实际的发展进程中必须顺应社会的发展和市场经济发展的需求等不断提升自身综合竞争力，从而确保各企业不论是生产制造环节还是销售环节均能符合发展需求[4]。由此可见，企业财务管理不能单单依靠于传统的财务管理模式，而需要不断地进行创新和完善，企业在发展过程中所涉及的内容之宽泛，只有不断创新方可提高自身的财务管理水平，由此财务共享新模式衍生而出[5]。财务共享是将企业内部的财务信息更为科学、合理、规范的进行管理，从而将其中有效的信息资源进行连接和整合，从而结合企业发展方向不断融入到财务管理工作中。同时，财务共享模式的应用也代表着企业的全面提升和进步，对于企业财务管理工作的开展具有重要意义，使得经济换成本得到较好的控制，减少不必要的时间和精力投入。

二、财务共享模式下企业会计电子档案管理的特征

电子会计档案管理是集会计系统、影像系统、资源管理系统以及银企直系统为一体的管理方式，从而对信息资源进行全面、规范的采集、总结、分析和汇总，其主要表现在以下三点特征。

1.实效性

传统的会计档案管理模式无法真正意义上实现数据信息的实时更新，而当企业在财务共享应用下，可对原始的信息数据进行整合并上传至云平台中，从而在电子系统的操作和运作下形成不同类别的准确财务会计报表，其报表内容为企业重大决策提供了重要的参考依据。比如，在费用报销栏中，当企业职工在出差中信用卡所使用的所有费用会直接上传至云平台中。当企业职工根据不同的消费内容选择不同的报销模块，继而可通过不同消费内容的金额和内容等展开核查，其费用明细相同情况下，其信息数据则直接上传至银行服务系统中直接对费用进行支出，同时形成相应的电子凭证，保证企业电子会计档案的实效性[6]。

2.便捷性

各企业在财务管理工作中可利用影像系统对不同数据信息展开收集和整合，继而将收集的数据信息全部上传至财务共享系统中，在此过程中，企业财务可通过云平台控制会计信息系统(金蝶、SAP、用友等)对收集的多种信息数据进行科学、有效的扫描，同时对收集的原始数据和凭证等进行相应的处理进而生成电子会计凭证、不同类别财务报表(多栏式明细账单、明细表以及现金报表等)、利润表以及现金流量表等[7]。基于财务共享模式，各企业与银行之间的关系也呈现出质的转变，企业可直接从银行处获取电子回执单，并且将电子回执单生成电子凭证，从而为财务管理工作提供便捷。

3.高效性

企业在应用财务共享体系下可更多直接的收集电子档案，并且对收集的信心数据进行合理、科学的总结和分析，具备实效性和便捷性。 传统的会计档案管理工作中，需要企业投入极大的精力和时间，从而导致人力成本增加，工作质量和效率显著下滑[8]。而为了实现财务档案管理一体化，可积极引进财务共享体系进行管理，从而使得企业各部门之间紧密联系、相互制衡，真正意义上实现财务信息共享。

三、会计档案环境的变化

1.电子会计档案

随着财务共享模式的衍生和应用，使得我国各企业财务体制从经营实体的属地化管理模式逐渐转变为异地财务共享中心管理模式。在此种转变情况下，财务管理人员也从传统的工作模式逐渐依靠于影像系统所传递的影像数据展开相应的管理工作，从而减少了纸质档案管理的误差性，增加了档案管理的便捷度和有效性[9]。

2.会计形成过程

会计形成的过程相对较长从而也导致会计档案管理工作时间链条不断延长，上述我们提出了现阶段基于财务共享模式的应用，我国各企业财务体制从经营实体的属地化管理模式逐渐转变为异地财务共享中心管理模式，以上整个过程也极为繁复且漫长[10]。在此转变的期间，也会有不同的角色和内容掺杂其中，由此出现了交叉现象导致会计档案管理工作更加得复杂和多样。

四、基于财务共享模式的会计档案管理

1.会计档案管理模式的转变

电子会计档案具有便捷易于保存的特点，因此也逐渐成为档案管理的必然趋势，对于会计行业的从业者来说将纸质化的档案管理模式转变为电子档案管理更为适宜。在异地财务共享中心管理模式的应用下，其收集的信息数据等应当确保其合法性、科学性和有效性并符合相关标准，针对部分和原始处理不同的会计档案等应当根据实际情况制定新标准以及风险防控措施，从而确保财务共享中心的会计档案管理工作的实效性。

2.流程化和标准化

基于财务共享模式的广泛应用，对于会计档案管理工作的标准化和流程化不断提高，当会计档案管理工作转换为异地财务共享中心管理模式前，其工作流程和标准应当严格按照规章制度开展。同时为了有效地规避会计档案整理工作中发生风险的几率，在会计档案管理中出现问题或者差错时应当及时进行优化和完善，确保档案信息的准确性。

3.集中化管理

各企业在会计档案的实际管理工作中，首先需要就内部会计档案管理质量和外部环境风险等问题进行预估并制定相应的解决措施。针对于此，企业可将全部的档案展开集中化管理，在提高档案管理质量和流程的同时可显著提升财务工作的服务质量。在此过程中，会计档案在进行信息整合时需要注重资料的分类，确保其符合不同类型工作的实际需求，提高工作效率。

五、会计档案管理的优化策略

针对会计档案管理人员来说，若要提高会计档案管理的质量和效率不仅需要加强企业内部控制措施，还需要企业结合实际情况制定相应的管理制度和约束机制，与此同时加强企业管理人员的工作责任感，提高财务档案管理人员的专业技能和综合素养。并且我国有关部门应当加强企业财务管理的监管力度，在政府权力监督的主体责任下充分发挥会计人员和会计师事务所的真正效能，从而提高会计档案管理工作的质量和效率。

1.会计档案科学分类

在进行会计档案管理的过程中，企业应当结合实际情况在注重会计档案管理的保护工作的同时对会计档案进行分门别类管理。针对于企业应当具备合理分类的相关意识，从而减少差错率提高财务管理工作质量。其分类体系应当合理、科学，且联系紧密的档案应当放置于邻近位置从而确保会计档案的关联性。

2.强化内部质量管理职能

各企业在加强内部管理的过程中应当更加重视会计档案管理工作，加强对会计档案管理工作的监管力度，从而提高会计档案管理的质量和效率。现阶段，电子会计档案和纸质档案相互依存，且两者之间需要保持一致性，在相关部门肯定和许可下，电子会计档案逐渐成为首选，而将纸质会计档案作为其补充说明进行使用。

3.加强会计档案管理人员的综合素养

对于企业会计档案管理工作质量来说，其管理人员的综合素质与其质量有着直接的联系。作为会计档案管理人员应当明法律法规，做好档案的保密工作，在日常的工作中应当严格遵循相关的规章制度，遵法守法。企业定期为会计档案管理人员展开相关培训，其内容主要针对于会计档案管理人员的专业技能提升，每次培训后均接受考核，并将考核成绩纳入到绩效考核中，激发工作人员的工作积极性和责任感，提高工作质量减少失误发生率。

六、基于财务共享模式下电子会计档案管理的现实意义

1.档案明确分类，提高管理精准化

会计传统的对单据的手工记账模式无法适应当下社会发展的需求，而财务共享模式的应用下电子会计档案管理更为便捷、直观。在财务共享模式下，票据以及发票等均可扫描上传至财务共享中心，继而由系统自动对单据和发票等进行分类，从而减少了因人工所造成的误差，不仅提高会计管理的效率也确保了其质量。

2.实时更新数据

传统会计档案属于静态管理，其档案制定后无法进行更改，而电子会计档案管理刚好弥补了这一缺陷。电子会计档案其保存方式便捷，且可独立存在并与其相关的信息数据不断连接，同时可通过云平台将收集的信息数据进行整合生成不同类别的报表，为企业的发展决策提供参考。在电子档案管理中，任一数据的更新将会将其相关联的数据进行更新，确保了信息数据的时效性和有效性。

3.云端处理信息数据

伴随着我国信息技术的广泛应用，在大数据时代的影响下使得电子档案会计的优势得以更好地发挥，尤其以云平台数据处理技术最为优质，从而大幅减少纸质档案的使用频率，同时在电子会计档案下使得信息数据的检索更为便捷，由此提高电子会计档案管理工作的质量。

4.降低企业信息传递成本

在财务共享模式下电子会计档案的长远发展可显著减少对企业信息的传递成本，显著提高了信息储存的保密性和安全性。传统会计档案管理主要以纸质档案为主，因此要传递信息时，可将档案进行复印，不仅增加了传递成本也不利于档案信息保密性。在电子会计档案的管理下进行信息传递时可直接通过互联网上传至云平台，不受外界因素的影响，更加利于保存；然而电子会计档案的保存也存在着一定的安全问题，因此，企业应当做好档案的备份工作，请专业人员设立防火墙，避免病毒侵入导致会计档案流失或者受损。

七、基于财务共享模式下电子会计档案管理的思考

针对于电子会计档案的整理需要结合其类别进行分类，从而更加符合电子会计档案工作规范化、精细化的相关标准。受大数据时代的影响，各企业未来发展的方向大多与共享密不可分，企业财务工作极为繁杂，若实现共享可显著降低人力成本，减少不必要的时间和精力。传统的会计档案管理主要以人工进行完成，而会计档案管理人员在内外部因素的影响下极易出现不良情绪，如压力大、工作时间长、工作效率低下等，由此导致会计档案管理工作失误屡见不鲜。而应用电子会计档案管理模式可在其高效性、实效性和便捷性特点下提高工作质量和效率。在实际的管理过程中需要结合实际情况对信息数据进行录入、处理和分析等，从而对录入的信息数据进行整理和归档，当新建文件夹中同时出现多个子文件夹时，可根据其中的数据和信息将其进行相应的排序，生成编号码后更容易区分，虽然当下信息技术等已非常成熟，但电子会计档案管理人员也不可完全依赖于智能化进行管理，也应当对其进行相应的检查和核对。与此同时也应当做好会计电子档案的安全性管理，对于计算机系统做好常规防火、防水、防震、防盗工作，同时对日常办公区域做好巡查和锁禁工作。继而确保计算机系统、会计核算系统以电子档案管理系统的科学性和安全性，其需要具备完善对电子会计资料读取作用、输出符合国家相关标准的资料归档格式，同时建立电子档案的长期保存要求以及设立电子会计档案和其相关联的纸质档案之间的有效检索关系，在提高工作效率的同时保证工作质量，减少差错发生率。

八、结语

近年来，伴随着我国经济社会的发展，信息技术的应用，给人们的生活、工作和学习带来了极大的便捷，同时也对企业会计档案环境造成了一定程度的影响。对此企业应当重视会计档案管理的内外部环境变化情况，顺应时代发展需求将纸质档案管理转化为电子会计档案管理，并做好风险预估工作，制定相应的防控措施，真正意义上实现企业会计档案管理信息化和标准化。与此同时，财务共享模式的出现使得企业在财务管理工作中的时间和精力投入有效减少，因此电子会计档案管理模式需要与财务共享的工作标准相符合。而电子会计档案管理系统的更新和完善也可通过ERP系统、互联网运用以及大数据分析等多元化方式展开，从而达到企业价值管理的目的。

总而言之，受到大数据时代的影响，财务共享模式的应用必然成为企业财务工作发展方向的必然趋势。因此，国家相关部门也应当不断完善相应的法律法规，从而确保电子会计档案管理的长远健康发展得，提高企业财务管理工作的质量和效率，为促进企业健康可持续发展奠定坚实的基础。