摘 要 随着国家对科研工作的重视，科研单位的视频会议和线下会议也越来越多，进一步做好会议室的信息化管理及维护工作为推动科研单位业务的快速发展提供了有力保障，本文基于科研单位会议室管理过程中遇到的一些问题的分析基础上，提出了一些可行性的会议室信息化管理建议，希望能为会议室管理和维护提供一些有用的借鉴。

关键词 会议室;设施设备;信息化管理

前言

会议室是科研单位讨论问题、接待客人、专题报告及大型活动等举办的重要场所。科研单位会议数量逐年增多，会议室的使用频率较为频繁，对会议室的使用要求也越来越高，这就要求会议室添置信息化设备，加强信息化管理，同时管理人员要具备较强的责任心，需要熟悉会议室各种设备的操作方法、会议室设备故障的排除及维护保养等工作，在会议中途突发故障情况下，能够及时解决问题，确保会议的正常召开[1]。

1存在的问题

1.1 会议室使用频率高，会议室使用分配不合理

目前科研单位科研任务多、来访人员交流多、项目总结及验收多，同时由于2020年疫情的影响，视频会议也逐渐流行使用，多功能会议室的设施齐全、环境舒适，很多行政及课题组都喜欢使用多功能会议室，这样就容易造成會议室使用紧张，会议室的设备使用过于频繁，容易出现故障。

1.2 会议室管理缺乏信息化管理团队

随着会议室设备技术的不断更新，现在会议室在用的一些设备逐渐需要淘汰，会议室再根据需求添置新信息化设备，这些新设备涉及的产家和型号等不用，与老设备存在兼容问题提，这样容易造成会议室的设备使用和维护各不相同。

同时，目前大多数科研单位的会议室都是有办公室或者后勤部门管理，由于科研单位办公室或后勤部门工作任务繁重，会议室往往安排人兼职管理，不会安排专人管理会议室，而传统上会议预定，使用部门喜欢电话预约，在会议多的情况下，会议室管理人员登记会议时容易出错，同时也加大了会议室设备的管理和维护难度。

1.3 缺乏专业技术培训，操作不规范

在日常会议室管理中，使用人员不按照规范操作会议室设备也是常见的问题，在使用会议室设备时，使用人员由于缺乏操作会议室多媒体设备如投影、电子显示屏、音响、网络等的技术培训，对设备操作步骤不了解，违反操作流程，乱插乱拔电源，容易造成投影仪无法正常开关、电子屏模块容易损坏、音响设备容易啸叫、不能上网等故障。同时，也存在使用人员使用会议室后不关会议室设备电源等情况，使会议室设备一直处于开机状态，严重损害了会议室设备的寿命[2]。

2会议信息化管理的改进措施

2.1 加强会议室的信息化分配使用

为了更加合理使用会议室，每个课题或者部门使用会议室前必须通过OA系统提交申请，填写会议时间、会议需求及参会人数等要求，依据谁先申请，谁先使用的原则，经过会议室管理人员审批后方可使用，同时别的课题组或部门在OA系统上能看到会议室的预约情况，通过这样的方式，可以有效地避免会议室使用时间上的冲突，提高会议室有效使用率。若临时遇到所里重大会议与申请人的会议时间有冲突时候，由管理人员协调安排，如预约发生变更，申请人应及时通知管理人员，便于进行相应的安排。

2.2 购买信息化设备及加强设备使用培训

会议室的设备较复杂，更新快，这就要求会议室设备管理员需要及时更新一些会议室信息化控制设备，如采用触摸屏面板控制投影画面的切换、话筒音量大小的调整、会议室灯具的开关等，会议室设备管理人员也要及时掌握会议室这些设备的操作流程。此外，为确保会议室设备的管理质量，可以通过请进来和走出去相结合的方式，加强会议室设备专业管理团队的培养，定期邀请仪器维修人员到单位对会议室管理和使用人员开展技术培训，讲解不同型号设备的使用方法及出现简单故障的解决办法，减少设备的故障概率。科研单位也可以选派会议室管理人员去社会培训机构进行进修，提升管理人员的技术水平和综合素质，确保会议室的有序使用。

2.3 做好会前调试、会中保障工作

在会议开始前，会议室管理人员需要和使用会议室人员进行充分沟通，了解对方的需求，根据对方的要求做好会前调试工作，重点的调试项目包括：空调使用是否正常、投影仪是否正常、电子显示屏是否正常、音响话筒是否正常、网络是否正常、茶杯清洗及消毒情况、桌子椅子的卫生情况等等，在遇到重要会议时，会议室管理员需要亲自在会议室现场负责会议室设备，并提前做好应急预案，在会议室设备出现故障等紧急情况时，有应急措施进行补救，确保会议的正常开展。

2.4 做好设备的维护保养工作

会议室设施设备的维护保养工作涉及面较广，为延长设备的寿命，应认真做好设备维护工作：科研单位需要寻找一家维修技术过硬，服务好的企业作为会议室设备的维保单位，负责会议室设备的维保工作;会议室管理员在日常管理中应该树立设备维保意识，在设备使用前后，管理人员应及时对设备进行检查，保障会议的正常举行;建立会议室设备的管理台账，对需要更换的设备零部件及时进行更换，确保设备的正常使用[3]。

3结束语

会议室管理是一份看上去简单却又复杂烦琐的工作，如何有效管理使用好会议室是一项重要而复杂的工作。会议室管理员需要及时和会议组织者进行沟通，会前根据会议要求运用信息化的手段，做好会议室等登记及分配工作，引入信息化的设备并做好调试设备工作，会中能够及时处理突发事件，会后认真检查设备并对出现的问题加以总结，这样才能做好会议室的管理工作，确保每次会议的顺利进行。

参考文献

[1] 史清华，汤伟，郎钥.高校会议室多媒体设备的管理与维护[J].产业与科技论坛，2018，17（12）：239-240.

[2] 史清华，汤伟，王福刚.如何做好高校会议室的管理与维护工作[J].办公室业务，2018（12）：104.

[3] 谭书旺.怎样做好会议室管理工作[J].秘书之友，2009（6）：17-18.

作者简介

李德高（1982-），男，浙江温州人;毕业院校：浙江工业大学，专业：控制理论与控制工程，学历：硕士，职称：工程师，现就职单位：中国水稻研究所，研究方向：会议室等方面的管理。