王业强

（岳西县医院，安徽 安庆）

0 引言

医院人事档案记录着医院全体医务人员的人事信息，其管理工作关乎着医院的正常运营和发展，随着医疗卫生事业的不断发展、医院的建立和规模的扩大，人事档案收集和管理工作负担愈发加重，目前，国内医院人事管理方式仍处于纸质档案向数字化档案过渡的阶段，其档案信息化程度仍有较大的上升空间，急需引进新的管理方法和技术[1]。数字信息化技术现已在各个社会领域中广泛应用，该项技术具备储存量大、操作简便以及记忆永久的特点，将数字化信息管理技术介入医院人事管理工作中，可将医院人事信息进行整合，实现院内人力资源的优化配置，提升人事档案管理工作的开展质量。笔者结合本院人事管理实际工作，分析数字化信息在医院人事档案管理中的应用情况和优化方案，现做如下报道。

1 数字化档案管理在人事管理工作中的重要性

医院人事档案管理工作是医院日常工作的重要组成部分，其在保证医院人员的人事档案、科研档案、文书档案、基建档案及各类光盘、照片等资料管理的安全性中发挥着重要价值[2-4]。人事档案管理在人力资源管理工作中起着奠基和决定性作用，随着医疗市场的进一步扩大，各大医院之间的竞争已经不再局限于技术水平上，提升医院综合管理水平和保证院内资料安全性和完整性也十分重要，人事管理工作的发展和优化也是医院发展战略的重要组成部分。目前，医院各项工作的开展都离不开信息化数字技术，将数字化信息技术应用于医院人事档案管理工作中，其重要性主要体现在下列几点：①数字化档案管理能够提升人事档案管理的安全性，传统档案主要通过纸质媒介进行记录和储存，随着时间推移，档案发生受潮、损坏的可能性较大，影响档案资料完整性，此外，储存不当和调用过程中受不可控因素的影响造成档案资料丢失和泄露的问题也并不鲜见，影响档案安全性，而利用数字化档案则能在较大程度上解决此类问题，将档案资料信息化后通过计算机进行加密处理，永久储存，大幅提升了档案资料管理的安全性和完整性[5]。②数字化档案管理能够提升工作效率，在传统纸质档案管理中，档案资料的查找、借阅、调出等工作十分繁琐，往往需要耗费较多时间，而将纸质档案转化为数字化模式能够利用计算机输入关键词即可完成一系列操作，在节省人力和物力的同时，大幅提升了工作效率。

2 人事管理工作目前存在的不足与弊端

2.1 档案管理工作的规范化程度不足

人事档案是个体的学习和工作经历、成绩、接受奖励和处罚、名誉等事项的记录载体，能够真实和全面地反映某个个体的现实情况，人事档案的编撰随着个体阶段性经历的变化而不断补充和改变，要让档案信息的来源具有真实性和客观性，就要保证档案信息录入制度的程序化和规范化，但在现实档案管理工作中，无论传统的纸质档案亦或数字信息化档案都未能很好地实现规范化管理，在实际工作中，人事档案信息涉及部门众多，信息来源具有不确定性[6-8]。此外，我国医疗事业处于高速发展时期，国家相关政策的深入及社会对人才需求的变动，使得社会人口流动加大，“人档分离”、档案资料内容缺乏准确性问题的现象较为普遍，为医院人事档案管理工作带来了较大负担，受到多方面影响，可能导致信息失真，信息的录入也存在盲目性和随意性。

2.2 档案管理工作受重视度有限

档案管理虽然十分重要，但在现实中工作中，其无法为医院带来直接的经济利益，因此长期以来也难以引起重视，甚至产生档案管理工作可有可无的错误认知。医院管理层对档案管理工作的重视程度不高，投入较少，也难以激发档案管理人员的工作热情，导致相关人员不重视档案管理工作，责任心不足，在一定程度上导致了档案管理工作的效率低下，从长远来看，可能对医院的发展形成阻碍[9]。

2.3 档案管理人员专业素养有限

当前，信息化办公已经深入各大医院的办公系统和日常运作过程，对员工操作计算机的能力也提出了相应要求。受到客观因素的影响，我国相当一部分医院的档案管理员都是工作年限较长的中老年员工，其具有思想政治素质过硬的优点，但同时也存在传统守旧的思想，突然引进计算机和数字化办公，可能引起其思想上的排斥，难以适应纸质档案向电子档案过渡模式，其仍然愿意选择传统的管理方式[10]。当然，这种情况仅是一部分原因，档案人员专业素质不足的情况主要体现在其对数字化办公系统的使用能力与日常维护能力尚待提升方面，数字化人事档案的管理要求相关人员掌握一定的机器语言能力和资料管理知识，同时要求管理人员具有相当强的责任心，以保证档案资料的真实性。

3 数字化人事档案应用优化措施

3.1 建立健全数字化档案管理系统

医院应当尽快建立健全数字化档案管理系统，引进具备相关管理能力高素质人才，将纸质化档案进行信息化处理，对于已经建立了档案管理系统的医院，则应当在原有的档案管理系统上进行优化升级，以信息数据库建设为基础，不断对档案信息进行更新与管理，对于新的档案资料要及时编入其档案中，保证档案信息的实时性，同时设置管理员权限，对于查阅、调出等工作严格管理，保证档案信息的安全性。

3.2 提升对档案工作的重视程度

医院管理层应当提升对档案管理工作的重视程度，加大对档案管理工作的投入，加强档案管理工作质量建设，此外，还应加强硬件设备的投入，全面实现人事档案管理工作的信息化，定期检查和更新设备与软件，保证档案管理工作的顺利开展。

3.3 提升管理人员素质

做好老员工的思想工作，帮助其转变思想，尽快接受并熟悉信息化办公系统，定期对档案管理员进行相关培训，提升其对计算机和相关软件的操作能力，同时注意培养其对相关硬件与软件的日常养护能力。此外，信息资源储备的安全问题日益严峻，因此需培养管理人员的安全操作意识，定期对计算机进行杀毒，做好资料的加密工作，保证档案资料安全性。

4 结语

人事档案数字化在较大程度上节省了人力与物力，大大提升了工作效率，但其安全性问题也受到了考验，在平时工作中，应当加强保密操作，保证档案资料的安全性。