摘要：现如今的社会是一个电子时代的社会，方方面面离不开电子信息技术的支持，在这种大的社会环境下，各行各业都离不开大型数据库的助力。档案管理是一项工作量庞大的社会性工作，随着人口的不断增长，档案数量也随之增加，针对这种现状就不得不改变传统的档案管理方法，用云端数据库来帮助档案管理人员进行档案管理，这对于提高效率和归档正确性是十分有效果的。本文对如何用数据库进行档案管理进行策略分析。

关键词：档案管理;数据库;运营策略

引言：

档案管理是整个社会最为重要也是最为复杂的一项工作，其中包含着大量的个人信息，稍出差错就可能会对一个人造成很大的影响。在以前电子技术还没有普及的时代，档案的归纳和整理通常是由人工来完成的，在人工完成的情况下，往往效率缓慢而且也会容易出现很多差错，丢失档案或档案错误的情况时有发生。对于这种情况，我国的相关专家也是积极的出台相关政策来减少这种问题的发生，近些年来随着第三次科技革命的不断发展，电子技术不断进入社会，档案行业也开始使用电子数据中的数据库的相关信息来进行档案管理。经过这些年的观察，使用数据库来进行档案管理能够有效地减少档案错误或丢失的情况，而且由于大数据互联网相互连接，使得查询档案也方便了很多。本文就针对如何使用数据库来进行档案管理进行策略分析。

一、数据库的产生及作用

（一）数据库的产生及发展

数据库一词首先产生于上个世纪六十年代的美国，在那个时候，全球的计算机技术刚刚从美国起步，在那个时候，计算机也还是一个大型机器，所以对于数据库的界定也只是一个模糊的定义，到二十世纪八十年代，计算机技术开始普遍全球，相关数据库也开始在商业范围内使用，数据库的定义也开始逐渐清晰明了[1]。20世纪90年代计算机正式进入中国，随之一起传入的还有相关定义，在那个时候数据库这个新名词开始为中国人所熟知，经过这么多年，中国人民凭借其强大的学习能力，将数据库的定义灵活的改变，使其衍生出了很多的相关定义，不仅如此，中国人民及政府还将数据库运用到了各行各业当中，现如今无论是商业、农业还是第三产业，都可以看到数据库的相关应用。

（二）数据库的作用和主要特点

1.实现数据共享

所谓数据共享，就是指在这一整个数据库中包涵的所有资源，对于互联网上的用户来说都是可以共享的。同时用户从数据库中获取到数据的方式也并不是单一的。多样化的获取信息方式最大程度上的为用户进行使用方面的便捷，在用户不会使用互联网查询自己的相关档案信息时，也可以到相关的部门的人工平台进行办理，有专业的工作人员从数据库中查找当档案信息，最大程度方便居民的需求。

2.减少数据的冗余度

与传统档案管理方式相比，数据库能够更好的进行文件整理，不会出现错档或重复档的现象，减少数据的冗余度，保证了文件信息的统一性。

3.数据的独立性

数据库与传统的文章整合系统相比更加具有独立性，传统的文件整合系统因为存储量小，系统范围有限导致在查询相关信息的时候会出现连带信息现象，这很有可能导致信息泄露。但是数据库就不会出现这种问题，数据库存储量很大但是其所有数据信息都是相互独立的，不会存在信息泄露的问题。

4.数据一致性和可维护性

数据库相比较其他的云端保存系统更加具有可靠性和安全性。

二、在档案管理当中数据库的优点

（一）档案保存与利用的矛盾得以缓解

档案以具体内容反映其形成的过程，具有较强的记录性。档案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，这也是档案宝贵的原因之一。档案的利用率在不断提高，档案的破损率也在加快，档案的“保存”与“利用”的矛盾一直困扰着档案界。如果把档案全文数字化，存入数据库它不仅解决了“保存”与利用的矛盾而且还大大提高了检查速度。

（二）利于集中保存，提高工作效率

数据库技术可以使档案文件以电子文件的形式集中保存，不仅有助于实现实时掌握档案文件的情况和及时纠正错误，还有助于集成文件归档前后的管理行为以及节省归档的周期和手续，从而提高工作效率。

（三）档案的查询速度，准确性有很大提高

采用数据库管理，不仅改变了传统目录单点线形的检索模式，实现同一页面的多次跳转，也支持了模糊关键词检索。因为有些人往往无法准确的说出自己想要查找的东西，有了模糊关键词检索，这种情况所带来的困境就迎刃而解了。数据库的便捷提高了检索速度，正确率也大有提升。

（四）数据库安全可靠性

档案数据库的安全可靠性，档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作不断进步的一种标志，数据库在档案管理上的应用标志档案管理工作进入现代化[2]。它能使档案室能够更好地提高服务质量和工作效率，但档案数据库的网络化应用也为其带来了安全性问题。档案信息系统的安全涉及很多，防病毒、建立网络防火墙、数据备份以及档案人员的安全意识缺一不可。对于此种现象，要求上级政府对于从事档案管理的每个工作人员进行相关专业知识的培训，并且保证不断完善数据库的系统，减少数据库系统的漏洞，安排专业的计算机工作人员定期为数据库系统进行病毒查杀，保证数据库系统的正常运行。

三、结束语

通过使用计算机技术，运用大数据客户端来进行档案管理是适应社会发展，时代所趋。这一改变要求当代大社会情况下，要求进行档案管理的人员要积极掌握相关大数据库的相关技能知识，运用数据库使得档案管理的相关性更加好，实现全网互联。管理者要积极发现具有计算机高科技技术型人才，不断的培养具有高科技人才。做好传统与新时代相关技术的衔接，使得新时代、新技术、新方法成功的做好档案管理工作。

参考文献

[1]高寒， 喻金科. 基于档案管理系统的数据库安全与防范策略研究[J]. 无线互联科技， 2018.

[2]罗俊梅. 登记档案管理中的隐私权保护策略分析[J]. 智富时代， 2019， 000（007）：P.1-1.

作者简介：余飞，1983.8 ，男，汉，湖北黄冈，职务/职称：助理馆员，学歷：本科，研究方向：档案管理。