吕明磊

【摘  要】论文对材料采购过程中的几点问题作了梳理，从公司内部的管理角度对采购部门的工作执行进行了分析，将基层人员在过程中的素质、职能的问题影响作了阐述，把管理流程和采购计划等方面出现的内部问题作了解释，提出了控制采购过程的几大措施，将业务数据的处理、变更计划的实施作了管理分析，把执行管理的材料采购以及材料管理进行了具体阐述。

【Abstract】This paper combs some problems in the process of material purchasing， analyzes the work execution of purchasing department from the perspective of internal management of the company， expounds the influence of the quality and function of grass-roots personnel in the process， explains the internal problems appeared in management process and purchasing plan， puts forward some measures to control the purchasing process， analyzes the processing of business data and the implementation of change plan， and expounds the material purchasing and material management of execution management.

【关键词】化工材料;材料采购过程;控制

【Keywords】chemical materials; material purchasing process; control

【中图分类号】F253.2                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）07-0127-02

1 引言

材料采购是影响供销工作的重要环节，针对采购过程进行管理等方面的整体要求，使公司经手的原材料能够满足对外供应、对内加工的经营标准。结合具体过程将过程中存在的问题进行控制处理，依据公司对材料采购的财务管理进行对应工作流程的管理，将公司在执行管理、采购材料等方面的工作进行分析，使公司的材料问题能基于管理制度得到控制。

2 采购过程中存在的问题

2.1 流程管理方面的不规范

公司对于采购的管理通常与财务挂钩，根据资金条件进行需求材料的采买，主要依靠员工的采买经验和对材料的熟悉程度，保证采购质量以及数量、价位的合理性。员工在采购过程中通常会选择较为熟悉的合作商，使实地考察、签订合同等重要的工作内容得到简化。当公司内部出现材料问题，也会优先与合作商进行材料质检内容的及时沟通。部分公司确实存在对流程管理的不重视，使不规范的流程影响了员工在采购过程中的判断，使员工的工作过于依赖某些环节，不能对采购材料的使用和管理尽到义务。

2.2 采购部门的员工职能混乱

公司业务往来较多时，员工需要承担相对多的工作任务，将与任务相关的数据内容进行核对。实质上财务数据是公司较为机密的核心内容，包含了公司平日的流水数据和材料数据，应当由专人进行数据的核对、上传等方面工作，使管理人员得到的数据结论相对准确。而员工的职能混乱使原本负责采购的基层人员，能够接触到与财会相关的数据工作，增加了采购部门原本的工作量以及工作细节，也使财务工作者需要对所属的工作内容进行二次核查，严重影响了材料采购的严谨性和安全性。

2.3 采购计划的多次变动

公司制定的采购计划都是结合上季度的财务报告，和目前的客户数量所制定。在实施计划的过程中，很可能由于临时的材料需求，需要对采购计划进行多次变动。这样的变动会诱发公司账面资金的流动问题，使公司在执行管理方面出现员工难以控制的资金缺口，导致员工洽淡的项目合作不能及时得到财务支持[1]。合作商会因为公司采购计划的变动，对公司完成合作订单、供应材料的基本能力产生疑虑。而公司会由于不能满足最新的客户需求，错失一部分合作机会。

2.4 材料管理人员的素质偏低

公司的材料管理主要是对物料进行管理，需要将物料的种类、数量、存放位置等细节进行了解，使材料的采购能基于管理环境进行数量、质量等方面的确认，确保材料在公司的存放和使用能够符合合作标准。材料管理的方式会直接影响采购材料的存放质量，对应人员的素质偏低则会导致材料采购出现一系列问题，不能得到现有库存、材料位置等存放条件的准确信息，使采购过程不能根据公司材料的实际状况，进行最接近公司供销条件的客户洽谈。

3 材料采购过程的控制措施

3.1 优化公司内部的流程管理

将材料采购进行计划制定、人员结构、实施计划、修正计划等重要流程的优化管理，使采购过程能够在公司的监督和指挥下运行，使員工执行管理的具体流程存在一定的规范作用。将采购部门进行管理人员和基层人员的结构设置，使结构中的管理人员能够依据对人员的管理，了解到员工日常生活中的执行问题，并通过处理员工问题达到管理采购过程的效果，使基层人员能够通过对材料的管理，将管理意见落实到采购过程的各个细节中，在遇到资金、质量等影响合作的具体问题时，能请示上级或者以沟通形式满足客户需求，使公司能从内部管理找到影响业务发展的各方面因素[2]。根据员工与合作商之间的洽谈条件，对采购过程进行员工工作内容的流程要求，使员工处理材料问题能够依照公司内部的管理模式，避免将公司的内部信息和质检标准全部外漏，也减少员工对合作人员的依赖性、问题判断的不准确性。

3.2 将员工职能进行细致分化

通过了解员工主要负责的业务工作，将员工职能进行采购过程中的结构分化，为财务数据和材料数据的处理分别配置专业人员，使材料采购的具体数据能够得到专业分析，公司的财务情况能在采购业务中得到体现，减少业务数量变动对员工工作的影响。针对基层人员与财务工作的接触内容，将财务部门分为考勤统计、数据处理、财务管理等几大职位，让基层人员始终受财务部门的细致管理，并使业务数据始终服务于材料采购的各个阶段。明确基层人员在采购过程中起到的积极作用，了解他们对公司管理的想法和建议，结合业务需求而不是通过员工互相分担压力的方式，来处理职能混乱所诱发的采购相关问题。以员工职能进行工作责任的细致划分，避免员工对采购过程的消极态度和推诿现象，使员工能基于采购计划执行管理，将自身业务能力的展示与公司未来的长远发展进行联系。结合采购过程中的数据产生，对材料的采购计划进行合理性调查，对不能完成的计划内容进行原因、流程等方面说明，使材料采购能够考虑到现实问题。

3.3 认真对待采购计划的实施

员工对于采购计划的完成，是基于对材料质量和数量的具体要求，是在服从公司管理和执行管理条件的前提下。公司要认真对待采购计划从指定到实施的阶段内容，使计划的实施能够有利于公司今后业务的发展，保证材料采购能有规定内容、标准文件的管理约束，及时向上反映比较强烈的客户需求，使采购计划的实施过程能够贴近用户市场。结合计划变动对公司采购产生的具体影响，将采购计划进行材料数量、价位等方面的细致要求，使员工在实施过程中能将具体的变动内容进行详细记录，通过对变动数据的分析进行采购计划的具体变动[3]，使员工能基于不同时间的计划内容，将采购过程的对应工作能够进行任务量、准确数据的一一核对，通过既定流程申请资金完成超出计划的客户需求。要求员工在采购过程中认真对待各项工作，根据采购计划的制定材料和供应数据，将实施计划的具体任务量进行数据记录，方便员工在核对工作中了解业务需求，将变动数据进行颜色、字体等方面的特殊标记。针对采购过程中的计划实施，进行具体进度的每日上报和认真核对，将公司库存中的材料內容进行点查，使计划外的变更需求能得到公司内部的物质支持。

3.4 提升材料管理的人员素质

材料采购需要考虑到对整体过程的管理，依据供销工作对材料管理的真实需求，将对材料的管理进行必要的人员素质要求。公司应当根据合作商对于材料的具体需求，将重点材料的采购与管理材料的种类进行分析，引进化工专业或材料专业的管理人才，培养员工的管理意识和对材料性能的敏感程度，使人员能基于专业素养进行材料管理相关的工作，对材料采购进行质量、性能等方面的专业建议。不定期对人员进行日常标准的工作考核，在材料存放于公司仓库或合作阶段作为样本展示时，实行对采购人员的专业知识培训，把材料管理作为采购过程中的重要内容，协调管理材料和执行管理方面的员工职能，使采购过程中的相关人员具备良好的职业素质。根据人员对采购材料的识别和熟悉过程，将对人员的培训进行公司内部所有范围的实行，使公司的人员素质能基于工作协同得到提升。

4 结语

材料采购要基于与外界的合作进行内部管理，针对存在问题开展对员工工作的要求、对材料存放的管理，使供销工作的开展得到资金、数据等条件的支持。根据流程、职能等方面的问题对公司内部进行分析，将职位、结构等方面影响员工工作的因素进行调节，进行全过程的采购管理和执行要求，依据合作商对公司业务的具体看法，将采购过程进行计划实施、人员素质等方面处理。

【参考文献】

【1】张剑，申志峰，于喜志.试探石化行业物资采购管理存在的问题及建议[J].环球市场信息导报，2018（9）：15.

【2】姜振新.浅谈石油化工企业物资采购过程质量控制节点存在问题及改进措施[J].化工管理，2018（30）：10-11.

【3】刘作华.制造企业境外原材料采购存在的问题及对策[J].会计师，2018（01）：71-72.