张磊磊 叶茜红

【摘 要】差旅费支出在企业的日常经营开支中较为常见，如何有效地规范差旅费，降低费用支出，提升经营管理水平是一个值得研究的课题。本文以A公司的商旅平台应用实践为例，较为详细地分析了商旅平台对差旅费管理带来的业务流程、结算方式等方面的变化以及相关成效，并对进一步规范商旅平台应用提供了进一步思考建议。

【关键词】商旅平台；差旅费；差旅费管理

A公司一家非主业资产专业化经营平台，业务涵盖物业管理、酒店经营以及医疗服务，其所属成员单位分布在陕西、云南、辽宁等省市，随着经营业务的不断发展，商旅出差需求日益增多，差旅费支出在日常费用支出中占的比重也越来越多。

为规范差旅费管理，深挖潜力，降本增效，提升企业营运能力和经济效益，A公司引入了商旅平台，借助于互联网技术管理公司差旅费，将商旅平台的优势功能与其日常差旅费管理流程相结合，为员工们提供 “一站式服务”，精简报账工作程序，为审计工作提供合规保障，极大提高了A公司精益管理能力，有效丰富了内控管理措施。

一、传统差旅费管理中存在的问题

传统的差旅费管理要求由出差人员自行负担交通费，存在一些弊端。

一是员工垫付资金较大。员工在出差时需要垫付大量交通费和住宿费用，而且出差返回公司后可能存在不及时报销的现象，会导致票据积攒，甚至票据丢失的风险，不利于员工的及时报销，也就难以兼顾到员工的满意度。

二是未形成规模经济效应。A公司过去的差旅费用管理缺乏集中统一的管控平台支持，机票的提供商较为分散，难以发挥集中采购的规模效益，不利于成本费用的降低。

三是原始票据收集、整理、粘贴繁琐。出差期间，出差人员需要时刻提醒自己收集相关票据，而出差人自行粘贴的票据可能会不符合原始凭证整理规范，会给后续财务人员的审核和装订工作带来不便，并且逐一核对出差标准的工作效率也不高。

四是差旅数据对公司决策的支撑力度不够。由于过去差旅费缺乏统一的管理部门，属于各自为政的一种状态，差旅数据、信息集成度较低，数据统计的准确性也会大打折扣，这样对辅助公司经营决策就无从谈起了。

二、引入商旅平台的必要性

（一）贯彻落实上级单位商旅机票集中采购文件精神

2015年5月，上级单位下发相关文件，开启了全面推广子集团和直管单位商旅机票集采工作。随后又公布了一系列文件，对商旅机票集采工作以及组织模式作出了相应规范。根据上级单位文件精神，A公司运营处于2015年6月牵头组织落实，先后尝试引入中国航空服务有限公司、携程网商旅、华美逸达航空服务有限公司（以下简称华美逸达）三家服务商。目前A公司选定“华美逸达”作为合作商旅服务商，落实了上级单位的管控要求。

（二）顺应A公司经营发展的形势

A公司作为的服务类资源资产集中管理和经营的平台，业务广泛涉及医疗卫生、宾馆酒店、地产装饰物业等三个板块，合作单位及所属单位的地理位置较分散，公务出差频次较高。采取机票费用报销实行统一结算，可以有效融合资金收支管理流程，提升报销的收款效率，机票费用不占用个人资金，便捷了出差人员购票、报销结算环节，引入商旅平台更加合乎时宜。

（三）进一步规范采购行为及控制采购成本

通过对各大航空公司服务进行比质比价，在市场价格的基础上争取更优惠的专属商旅价格，充分发挥规模经济效益， 降低公司采购成本。集中采购规范了采购行为，有效规避“假票”（票面价与实际价不一致，积分兑换票等）和采购行为中的腐败行为，提升差旅费管理水平。

（四）提升精益管理水平的必然要求

商旅平台的引入对A公司提升精益管理能力也是大有裨益，会促进A公司各部门之间的协同一致、业务流程的进一步优化重塑，是一次自我管理、自我提升的过程；同时借助于互联网平台，提升了信息的集成性以及共享程度，提升决策管理能力。

三、引入商旅平台，简化差旅管理流程

引入商旅平台，机票的集中采购涉及订票、退票改签、报销结算等多个环节，需要各部门通力合作、各司其职，确保集采工作能够顺利推进。具体来说：

（一）及时进行宣传培训，推动商旅平台的快速应用

企业运用商旅管理的过程是业务流程重塑的过程，需要公司转变应对方式，包括管理人员以及员工理念的转变、以及各部门责权利的重新分配等。因此A公司运营权益处联合商旅服务提供商，多次组织综合处、财务处等各部门参加商旅平台使用宣传培训会，运营权益处对引入商旅服务提供商的背景、意义等进行宣传，商务服务提供商则重点介绍订票、退票改签等具体环节怎么操作。及时迅速的宣传培训，促使公司管理人员及员工转变工作理念，为有效引入商旅服务商打下了良好的基础。

（二）明确职能部门职责分工，提供组织支撑

机票集采实行归口管理、分工负责。A公司的机票集采由运营处牵头组织，对内负责与上级单位相关部门的沟通，协调A公司各部门采购工作，对外负责选定机票服务提供商以及商旅平台的培训宣传工作；综合管理处负责A公司领导人员的机票采买、机票信息的总体核对以及报销等工作；各部门负责本部门人员的机票采买，并核对出差情况的真实准确性；财务金融处作为结算部门，主要做好最后的审核把关，根据审核无误的单据向商旅服务商结算机票款项和服务费。

（三）进一步完善机票结算方式

A公司总部机票对账及结算将采用统一对账、统一后付按月结算的方式，即日常报销时将除机票以外的其它差旅发票实报实销，机票以航程信息单（由机票服务商系统打印生成）的形式作为报销凭证，经核对无误后作挂账处理。每月初对上一自然月发生的全部机票款进行统一对账，对账无误后与服务商统一結算，月末最后一个工作日前完成支付。

四、应用商旅平台系统取得的成效

（一）简化了报销流程

一是通过移动交互方式提升员工机票预订及报销的便利性，最大限度简化原有差旅费用预借、报销、审批、记账、 统计等工作流程。二是实现一定程度的无纸化办公，减少在差旅费用管理方面的人力物力投入，由系统管理员统一打印机票行程单，提高了工作效率，规范了报销凭证。

（二）提升差旅费管理的合规性

一是将机票购买从分散购买转为统一管理，实现机票预订、费用报销、批量对账、财务结算全流程自动贯通。二是商旅平台系统采用垫付、月结、大发票模式的设计，实现了员工出差免垫付、免发票、无需占用员工资金，一定程度上提升了资金的使用效率。

（三）为决策提供支持

商旅平台在便捷公司员工出行的同时，也集成了大量的差旅数据、信息等，这种数据、信息在公司内部共享程度高，统计分析也较为便捷。因此系统在满足常规差旅费用统计分析报表需求的同时，还保存了大量真实可靠的商旅数据，便于实时管控业务数据，加强商旅数据分析，为降本增效提供支撑。

（四）便捷出行，节约时间成本

旅服务商的引入，改变了差旅管理的业务流程，差旅人员自主选择预定、退票改签等转变为由专职人员从事这一工作；财务报销也由原来各部门独立报销转变为独立的部门承担这一工作，这些转变大大便捷了公司员工的差旅出行，既节约时间成本，也提升了员工的满意度。

五、规范商旅平台的进一步思考

机票集中采购以来，整体工作进展顺利，也取得了一定的成效，但在实际运用中也存在一些不足之处：一是对账责任部门不明确，对账的准确性不够，给财务的核算付款工作带来诸多不便；二是退改签发生时服务商会收取一定服务费，但经办人员有时忽略相关退改签服务费的明细结算单，致使财务核算挂账时会漏记该笔费用，造成实际发生费用与结算付款的不一致，时间越久，差异越大。因此在未来的应用过程需要有针对性地加以完善，促使这一工作做得更好。

隨着信息化时代发展，运用成熟的商旅平台可以对单位的差旅数据进行多维度的分析，并且可以对单位下一年度的总体差旅需求进行预测。还可以结合差旅费数据对出差人员的行为分析，用好、用活差旅经费。总之通过引入商旅平台可实现差旅费更优质化的管理，还可以提高财务工作效率和简化审计监督手续，值得我们在实践中不断推广。

（1.北方朗悦酒店，北京 100000；2.北方置业集团有限公司，北京 100089）

参考文献：

[1]陈小鹏，杨占坡，谭阳波.基于商旅管理系统的差旅管理变化与应对[J].财会月刊，2015（9）.

[2]陈小鹏，陈小珍.基于商旅管理系统的差旅管理变化与应对-以Z公司为例[J].财务与会计（理财版），2011（7）.

[3]刘智勋，杨晓兰.浅析信息化环境下的内部控制体系建设[J].时代经贸，2019（35）.

作者简介：

张磊磊（1985—），男，河南许昌人，中国注册会计师，研究方向：财务会计理论与实务。叶茜红（1989—），女，江西上饶人，经济师，研究方向：宏观经济运行与调控。