致力寺院档案管理弘扬佛教传统文化

2020-12-23永智法师

档案与建设 2020年10期

永智法师

摘要：文章简述了寒山寺综合档案室建立与发展的历程，并将寒山寺档案管理的经验归纳为：1.大和尚重视与支持；2.寺院全体僧职人员积极参与配合；3.档案室工作人员敬业尽责。指出应通过转变档案管理理念，深化与社会融合，力争为用户提供更加优质的服务。

关键词：寒山寺；档案管理；佛教文化

寒山寺1983年被国务院批准为全国汉传佛教重点寺院，鉴于弘扬佛教传统文化的需要，寒山寺一直高度重视档案建设。1989年着手进行档案建设工作，1994年10月正式成立寒山寺综合档案室。经过20余年的不懈努力，档案室建设工作取得了长足进步，2015年被授予江苏省宗教五星级档案单位。回顾既往的发展历程，我们深切体会到档案工作既是寺院文化建设的重要内涵之一，也是展示寺院建设和弘扬佛教传统文化的重要窗口。本文旨在总结20余年来寒山寺档案建设与管理的经验，并提出今后发展的奋斗目标。

一、寒山寺综合档案室建设与发展历程

寒山寺大和尚于1989年提出要重视档案建设工作，1994年10月寒山寺综合档案室正式成立，并指定专人负责档案室管理，配备2名专职的档案员负责整理、建档与服务工作。为了保障档案建设与管理的规范与质量，建立了大和尚—监院—主管法师—档案员分级管理制度。同时，根据档案的内容与形式，建立了档案类别，目前已形成的类目为：文书档案、财务档案、声像档案、专门（名人类）档案、基建档案、设备档案、人事档案、商标档案、电子档案九大类。档案室根据收集到的档案文件，分门别类地进行存档，从而保证了文档管理的科学性及有序性，为档案查询与利用提供了方便。

随着档案卷宗的不断增加，大和尚根据档案管理的需要在经费紧张的情况下为档案室拨款购置现代化管理设备（电脑2台、服务器1台、高速扫描仪1台、平板扫描仪1台、惠普彩色激光一体机1台），使档案管理全面实现了计算机化。目前各类目与各载体的档案不仅实现了规范化有序化管理，而且进行了不同程度的数字化处理，建立了各类档案的案卷级目录数据库和文件级目录数据库，做到将文书档案全部扫描合并成PDF格式图像文件，将其与文件级目录实现挂接，将所有的照片档案、实物档案与电子文件目录实现挂接。由于档案资料完整且连续，寒山寺据此编制和出版了一批出版物，如《寒山寺大事记》《寒山寺听钟声活动》《寒山拾得造像图典》《励志铸魂——寒山寺大钟大碑建设工程散记》等，这些出版物以赠品方式赠予全国各地寺院、研究机构、国内外有关学者以及社会贤达与信众，对扩大寒山寺的社会影响和弘扬佛教传统文化起到了积极作用，受到了社会的广泛好评。

随着档案文件数量逐步增加以及存档范围的扩大（现包括下院白鹤寺的档案），在原有档案柜的基础上，档案室增设了密集档案库，存放15列密集架，保障了14000多卷档案文件有序存放。为了方便用户阅览，还设置了档案阅览室。

寒山寺综合档案室环境、设备逐年优化，管理工作规范化、标准化、科学化程度逐步提升，在近几年评审中获得了评审机构的认可与好评。1995年7月被评为苏州市三级先进机关档案管理单位；1996年9月被评为苏州市二级先进机关档案管理单位；1997年7月寒山寺建筑普明宝塔的塔院工程档案被评定为苏州市优秀工程竣工档案；1999年8月档案管理复查通过并被评为苏州市二级先进机关档案管理合格单位；2001年5月被评为苏州市一级先进机关档案管理单位；2003年9月被评为省一级档案管理工作单位。2015年12月被评为省五星级档案场所。

二、强化基础建设，争取各方支持，推动档案工作逐步提升

寒山寺档案工作20余年来之所以能取得长足进步，归纳起来有以下几点：

1.大和尚重视与支持

寒山寺自建立综合档案室以来，大和尚在场所、资金、人员、设备等方面给予了大力支持。目前，档案室面积达120平方米，除指定主管具体负责业务管理之外，配备2位专职档案员从事档案文件的分类、编目、归档、上架、整架、借阅管理以及档案文件的数字化处理工作。

为了实现档案管理制度化、规范化、科学化，根据大和尚的指示档案室制定了各项管理制度与规范，档案管理的各个流程严格按照制度与规范实施，从而保证了档案管理的科学化、有序化。

随着现代化信息技术发展与广泛应用，大和尚为档案室安装了互联网络，配备了计算机等现代技术设备，使档案室能够将收集到的档案文件进行数字化处理，形成电子文档和档案文件数据库。这些存储于数据库中数字化的档案文件，可以根据需要随时存取，并通过信息互联网络远距离地传输到用户的终端设备，方便了用户的使用。

为了便于档案文件收集，每年大和尚都召开一次甚至多次档案工作会议，并且要求各寮口（负责寺院每项业务工作的机构）负责人参加，组织学习与档案相关的法律法规以及政府文件。大和尚明确要求各寮口负责人将档案工作作为寮口的日常工作内容之一，强调寮口的工作记录是做好档案工作的基础，同時强调完整的档案记录不仅是今后研究寺院发展历程的必要资料，还是维护寺院合法权益的重要证据，因此，各寮口必须积极配合档案室做好档案资料的收集与整理工作。

大和尚不仅自己经常亲临档案室指导工作，而且要求分管寒山寺文化建设的监院时常到档案室监督检查，督促档案室工作人员严格将档案管理的制度、规范与标准落实到工作各个环节。

2.全寺僧职人员参与配合

寒山寺档案室的档案文件主要是全寺各寮口的工作文件或工作记录，这是档案室的基础性文件。这些文件或记录均由各寮口提供，然后由档案室进行整理、分编、归档和数字化处理。

寒山寺每年都会有各种业务活动，比如，大和尚的接待活动、寺院之间的交流活动、上级领导的视察、有关政府单位的检查、外事活动、元旦听钟声活动等，这些活动由不同的寮口负责，并形成大量的资料（包括文字资料、照片、录像等）。这些资料在活动结束之后由各寮口及时送交档案室存档。各寮口僧职人员的广泛参与和积极配合，保证了寒山寺档案的完整性与连续性。

自建立寒山寺综合档案室以来，由于各寮口对档案工作的广泛参与和密切配合，上述各项活动资料、寒山寺各项建筑工程资料，以及社会贤达的各项馈赠（如书法、绘画、雕制品等艺术品），送交档案室之后都逐一分类、编目、登记造册、归类存档，成为反映和研究寒山寺建设与发展的珍贵档案室藏。

3.档案室工作人员敬业尽责

档案文件收集到档案室之后，必须由档案管理人员按照规范的程序进行分类、编目、装订、归档，以及数字化处理，形成符合标准的卷宗或数据库。这不仅需要一定的专业知识与技能，还需要耐心细致、一丝不苟、尽职尽责的敬业精神。

为了使档案文件从“死档案”变为“活资源”，寒山寺档案室极其重视对档案文件的有效利用。几年来，利用档案室的室藏协助出版了一系列专著。为了使室藏档案资源发挥社会效益，档案室不仅为本寺编辑出版物和提供业务查询服务，而且也为社会用户提供查询服务。

目前，档案室加入了“档案一体化管理平台”，借助这一平台实现与社会的融合，社会用户可以利用平台自由查询，档案室根据用户的实际需求及时提供室藏档案文献，满足社会用户的信息服务。当前档案室利用信息平台向社会提供档案信息服务处于初步尝试阶段，未来将进一步发展，使室藏档案资源更大程度地“活起来”。

三、转变管理理念，深化社会融合，为社会提供优质档案信息服务

档案管理与服务模式正在发生变化，现代档案管理模式主要由超前管理、实体管理、信息管理和知识管理四大板块构成。

档案的超前管理是一种前端控制手段，指档案管理工作应在档案形成之前从源头开始对可能成为档案的文件进行质量控制，对全过程（文件的形成、积累、整理、归档）进行指导、协助、监督与检查，保证文件的质量符合档案管理的要求，实现文件形成与档案工作的一体化管理。为此，寒山寺档案室对文件的制定、收集、整理和归档都做了明确规定，落实档案前段管理的各个环节，确保档案的质量。

档案的实体管理是电子档案出现以前的整个档案管理工作，包括文件收集、整理、鉴定以及提供利用等，都是以档案实体为具体管理对象。实体管理的手段和方式相对单一，主要以手工管理为主。随着信息管理和知识管理的盛行，档案的实体管理逐渐弱化。但由于实体档案本身的重要性，档案实体管理将会长期存在。寒山寺档案室结合寺院的具体特点，将各寮口的相关文件搜集之后进行分类、编号、编目、装订、装盒等一系列处理，分门别类地归于文书档案、会计档案、照片档案、基建档案、设备档案、名人档案等类目之中。依序收藏至档案密集架中，供用户查询与利用。

档案信息管理指档案实体利用现代电子技术进行数字化处理之后形成数字信息档案。目前寒山寺档案室配备了数字化处理设备与数字化文档检索设备，寒山寺各项活动形成的大量文字与声像记录收集到档案室之后由档案室管理人员进行数字化处理与扫描处理，形成电子文件和PDF格式图像文件，从而形成便于查询与利用的电子文档数据库，根据用户的信息需求予以提供。比如，前述提及的《寒山寺大事记》等就是根据档案室存储的数字化文档和PDF格式文件编制而成的出版物。

档案知识管理是指对档案文件的信息内容进行深度挖掘和再加工，形成知识重组的档案信息，然后根据社会用户的需求有的放矢地提供服务。这是对档案信息服务更高层次的要求，也是未来档案信息服务的发展方向。目前，寒山寺档案室对这一深层次的档案信息服务尚处于摸索阶段。随着档案室数字档案资源的逐步增加和5G技术的广泛应用，我們将进一步转变管理理念，提高管理水平，逐步实现将目前档案阅览、复制及一般性文件传递服务提升到对档案信息进行再加工、再处理或重组而形成符合知识管理层次的档案信息服务。这既是未来档案信息服务的发展方向，也是寒山寺档案室今后档案管理与服务的奋斗目标。