张蕾

摘要：众所周知，“零缺陷”理念已在全世界得到广泛应用，并取得丰硕成果，其核心是“第一次就把事情做对”，办公室管理的公文、会议及后勤服务作为高效管理的重要内容，更需要在第一次就做对做好，才能深化管理质量提升。我结合三年来办公室工作经历及系统问卷调研，浅谈自己对会议、公文及后勤工作在助力行政效率提升上的感受及认识。

关键词：零缺陷;会议;公文;后勤;高质量发展

一、会议管理追求“高效率”，以更高效率深化管理质量提升

会议作为集思广益、信息交流、加强领导及协调问题的重要手段，对管道行业管线长、站队散的实际来说，更为需要也更加必要。当然，高效的会议在企业管理中发挥着举足轻重的作用，但如何做到呢？经过各类会议有效性调研评价及日常会议管理心得，我认为：一是会议安排必须“精”“简”。从各行各业调查结果来看，会议的通病就是会议多、成效差，进而为了扭转局面继续开会部署，这样一来就会出现“以会议落实会议”的恶性循环。反观分公司之前也存在各专业会议较多、会议内容交叉、参会范围大的情况，致使各科室及各作业区领导大部分时间在开会，影响投入安全生产工作的时间和精力。分公司领导经过深入调研后提出，将原科室长工作例会、管道例会、工程例会等专业性会议合并为生产经营例会，并对月度例会、党群工作例会、党委会及经理办公会进行了优化，经整合会议数量减少三分之二，且时长控制在一小时内，大大提高了效率，就拿生产经营例会来说，各专业负责人共同参加会议，相互之间需要协同解决的问题在会上统一协调、集中安排，解决问题的同时，又为执行落实省出了时间，真是一举两得。因时因势确定会议形式，疫情期间探索运用中油易联召开各类会议，实现“零接触”的同时确保各項工作进度不减。二是会议组织必须“细”“全”。通过调研得出，会议效率不高还表现在通知草率、与会人员准备不足、议程不能按时结束等，主要还是组织不够细致、不够全面，基于以上问题，我们每周五提前向各科室收集次周会议计划，详实到参会人员、会议时长、具体内容，于次周一领导班子碰头会上送审阅知，送领导审核把关，同时也告知领导当周重要会议，以便合理安排行程计划。特别是对于经理办公会及党委会，提前三个工作日下发通知，并向领导班子送阅议题材料，留足时间熟知具体内容，以免占用会议时间。会中更要做到灵活应变，每次会议均由牵头负责人和视频管理人员“双保险”跟会，对于需要控制时长的及时提醒，并随时处理视频辅流等问题，确保了会议全过程跟踪、全方位管理。同时，我们正积极探索手机APP会议管理软件开发，以实现自行填报、集中审批、云端提醒、实时更新，让会议效率和质量实现“质”的飞跃。三是会后跟踪必须“紧”“实”。会议组织要顾头，更要顾尾，抓实会议跟踪问效，就要跟在紧处、抓在实处。一方面，会议安排工作落实如何？常言道一分部署，九分落实，工作安排的再详实，没有反馈就如石沉大海，今年，我们已经实施了行动跟踪（督察督办）系统，通过线上实现工作安排到岗位、到人头，效果反馈至主管、至领导的直线、透明、高效的跟踪方式，实现了事事有回音、件件有落实的闭环管理。另一方面，会议整体效果如何？经过纸质问卷、手工整理的“蛮干”后，发现“问卷星”软件可大大提高会议评价和整理归纳效率，通过此软件对分公司所有28项会议统计分析，按照召开频次、主要内容将其划分为4类，针对性制定调查问卷，比如承包商入场教育类会议，因其人员不固定等因素，每次会后均开展有效性评价，将大家的“金点子”“好想法”收集起来;当然，对于像生产经营例会类的周例行会议，若半年评价一次，则达不到目的和效果，故实施每次会后口头评价、半年问卷调查相结合，确保会议问题及时收集、立即整改，此做法得到国际安全评级老师的认可和赞许，在评级中率先达到8级水平。

二、公文管理实现“零差错”，以更高质量深化管理效率提升

公文管理主要包含文稿的起草及流转，不仅要高标准、高质量完成公文的起草工作，更是要高效率将其流转“运送”至阅知办结者，各环节都要“零差错”。一是搜集准备要“面面俱到”。文字材料是体现管理思路、落实决策部署、传达指示精神的有效载体，在企业管理中的作用和地位举足轻重，至关重要。写材料其实就是写思路写想法，能写出思想的必须自己有思想，这就需要秘书人天天关注身边大事、时时掌握公司动态，坚决杜绝“闭门造车”。因此，我们每天提前半小时到岗，查阅主流媒体、集团内外网及公司《每日参阅》等掌握上情，做到与上级党委同频共振。以信息收集、站队周报及通讯报道第一时间掌握基层动态来把握实情，做到与基层站队同步共进。在横向沟通科室部门，了解相关工作推进时注入感情，做到与平级部门携手共进。同时，充分借助“学习强国”“管院在线”及秘书工作等APP、公众号随时随地学习，提升业务能力，及时摘录素材形成个人锦囊，认真领会不同类型讲话稿写法，为办公室业务提质、提效、提素夯实基础，蓄积力量。二是文稿起草要“咬文嚼字”。对于文件起草来说，要符合上级指示精神、切合单位实际，更要兼顾领导意图和风格，况且不同类型稿件的方式和侧重各有不同，比如纪要需准确及时，调研报告要翔实深入等，这些都需要逐章逐段揣摩，逐字逐句推敲。因此，我们把文稿起草作为辅助领导决策、服务企业发展的重要途径，坚持以领导满意度、基层认同感和工作指导性为原则，在材料起草上践行“出精品、出思想”，做到每接到一篇出稿任务时，至少要从三个维度查阅资料、收集素材;每一次校样，至少要有起草人、审核人、把关人三层级十个校次，每一个成品，至少要有五人单读、合读审读校核的高标准。今年共计起草迎检汇报22篇，上报材料75篇，文风朴实，篇幅得当，不仅为各级领导研判形势、把握大局、科学决策提供了必要参考，而且在谋划思路、部署工作、统一思想的过程中发挥了重要作用，真正做到“文经我手不出错、事交我办请放心”。三是公文流转要“锱铢必较”。公文是管理精华和智慧的重要体现，在流转“最后一公里”上不能掉链子，我们全面应用OA电子公文系统，大力推进无纸化办公。一方面严把“格式关”，利用业务培训、日常沟通不厌其烦明确格式要求，并建立模板教程下发学习，通过“问题稿件”手把手教学掌握，保证了公文模版、审核制发、运行的规范性和统一。另一方面严把“校核关”，严格按照公文流转程序逐级审查、逐字逐句校核，对于“次品”在退回的同时，重点强调如何修改及注意事项，不断精益求精，保证了公文的合规性和可行性。更重要的是严把“时效关”，收文发文尽快分流、按时催办，对于领导出差、基层调研外出等特殊情况，及时提醒通过手机APP办理，办结率100%。对于外部收件，第一时间送审领导批阅办结，及时归档整理，确保公文标准化管理。今年来，高效办理收文825个，发文237个，无差错、无拖延，发文数量逐年下降，基层减负十三条措施成效良好，不仅减少了领导批阅文件量，而且方便了领导掌握公文办理运行情况，促进了批示要求的落实反馈，保证了公文的严谨规范运行。

三、后勤保障实现“好效果”，以更优服务深化管理效果提升

俗话说，兵马未动，粮草先行，这充分说明了作为“先行官”的后勤工作的重要性，战时后勤保障可靠与否往往决定着战争的胜负，古往今来，概莫能外。对于管道行业来说，基层作业区、站（队）均处在高原、荒漠、戈壁滩，食堂和车辆保障更是员工工作和生活的必需，因此办公室一直以来践行“及时高效保障”理念，特别在吃、行等基础服务工作上用功夫、下力气。一是食堂管理要即合规又有料。食堂其实可以说是一个管“嘴”的地方，又牵扯到对外采购等，合规是第一要务，必须实施账务公开，每周张贴公示采购价格及数量，以供员工查阅监督，特别是对于食材价格有较大浮动的，实施多家对比并文字说明，机关、基层食堂专职管理人员严格从采购到出锅全过程管理，确保透明合规。其次要确保员工吃好吃滿意，所辖食堂全部实行4D标准化管理，生熟食物分开清洗、分类储存，充分考虑员工们干体力活多、身体消耗较大的实际，科学合理制定每周菜谱，确保荤素搭配、营养健康外，面点、川菜、湘菜等菜系合理搭配，即迎合了西北人的口味，又兼顾其他地区员工。为提升厨艺水平，组织基层和机关厨师轮岗交流学习、“一人一周一新菜”等活动，大家从食材采购、加工水平、服务质量各方面开展问卷调查评价，不定期召开伙食委员会，为进一步提高食堂管理协调问题、吸纳意见。注重健康饮食、拒绝浪费，积极开展“一粥一米来之不易，爱粮节粮人人有责”活动，基于分公司人员主要投入在安全生产各项工作中，出差学习、站队检查、迎检迎审、管道巡检等事务较多，每餐前准确统计就餐人员，实施按需采购、按量烹煮，用餐时实行分餐分盘、按需盛拿，用规范的制度和良好的行为践行爱粮节粮人人有责。二是车辆管理要既安全又舒畅，安全不管是在哪个行业都是放在第一位的，必须要制定切合企业生产实际的车辆管理制度。比如我单位基层全部在野外，车辆运行风险点多、隐患大，除了定期开展车辆运行安全教育，出车前须提前向办公室、安全科及主管副经理提交申请单，明确事由和行车路线，提前掌握管道线路天气及道路通畅情况，认真分析研判备用方案。车辆运行中，由用车人兼本乘次安全员，监督和提醒行车安全的同时，确保车辆不偏离报备路线，节假日期间除留足应急车辆外，其余全部实行“三交一封”制度，坚决杜绝公车私用。车辆调派注重安全的同时，还要兼顾舒畅，一方面确保驾驶人员舒畅，车辆全部安装GPS系统，管理人员时时均衡各司机行车时长及公里数，避免疲劳驾驶和工作量偏差太大引起矛盾问题。另一方面确保乘车员工舒畅，机关、基层各业务工作繁杂，每天到线路上检查、调研等人员较多，经统筹考虑后安排车辆，避免一人一车的资源浪费，也杜绝超载的不安全行为发生，就是这样事无巨细的统筹谋划和孜孜不倦的落实执行，确保了车辆安全运行无事故，员工乘坐舒畅又满意。

为者常成，行者常至。虽然在公文、会议及后勤服务工作上摸索了一些经验，取得了一些成绩，但对标高标准、高质量的管理要求还有不少差距，我们继续在办公室业务上以“零缺陷”为最高标准，坚决做到“不接收缺陷、不制造缺陷、不传递缺陷”，以更高质量、更高标准管理好公文和会议，做好服务保障工作，为助推企业高效率运营、高质量发展贡献办公室力量！

参考文献

[1]严家明.把工作做到零缺陷[M].北京：人民邮电出版社，2013：.