崔 宁

（青岛酒店管理职业技术学院，山东青岛 266100）

当前世界经济贸易活动越来越活跃，随着我国改革开放，我国与世界各国的经济交流越来越多，对外贸易规模也与日俱增，对于商务英语的需求也在飞速增长[2]。商务英语与日常英语相比有着很大的不同，具体表现在其应用领域和具体要求上。日常英语主要用来人际交流，达到顺畅、流利地表达想法和内容的目的就足够，但是商务英语的应用更专业，要求也更加严格。它不单单是用于人际交往，更重要是用于正式的商务活动中，特别是商务信函中，要求信息准确明确，因为它关系着贸易活动的顺利开展，错误的英语表达和使用不仅会影响业务，更可能造成经济损失。

茶叶是中国对外商贸的名片之一，无论是在古代还是近现代，茶叶就已在对外贸易发展历史上留下了独特印记，也一直深受海外人士的喜爱，颇有人气。因此，随着茶叶外贸业务的不断扩张，商务英语发挥着越来越重要的作用，已然成为茶叶对外交流的一座桥梁。

1 商务英语信函特色

经济全球化不断加深，世界各国合作日益紧密。中国加入世界贸易组织（WTO）标志着中国与世界经济成功接轨，中国与各国贸易合作也步入新时期。得益于此，中国茶叶对外贸易也迅速扩张，迈出了其发展历史上的重要一步。英语在国际交流合作中发挥着不可或缺的作用，国际贸易双方从洽谈合作、建立商贸关系到达成贸易协议、履行商务合同都离不开商务英语信函，商务英语信函的撰写也因此变得尤为重要。

1.1 商务英语信函的构成

商务英语信函作为外贸业务开展的一座桥梁，有利于加强公司之间的沟通交流，促进商业合作洽谈，建立稳固的商业关系。因此，它直接关系到合作双方对彼此的认识和评价，从某种程度上来说，商务英语信函代表着公司的形象，规范、严谨的信函能为公司创造良好的企业形象。按照国际惯例，商务英语信函的主要部分一般包括信头、日期、、地址、称呼、正文、结尾、签名等部分，根据各公司的要求和习惯，还可增加编号、附件、抄送等部分内容，特殊事项的补充说明则视特定情况而定。

1.2 商务英语信函的原则

茶有茶道，商务英语信函在写作过程中也有其需要遵守的规则。商务英语信函写作讲究“7C”原则，即Clearness（清楚原则）、Conciseness（简介原则）、Correctness（准确原则）、Concreteness（具体原则）、Courtesy（礼貌原则）、Consideration（考虑原则）、Completeness（完整原则）。在“7C”原则中，清楚原则是第一要义，要求写信人明确目的，条理清晰，语言恰当，表达准确，让对方能马上了解到你所传递的信息，要避免模棱两可、含混不清的表达，以防对方产生误解。简洁原则是第二要义，它要求写信人在保证内容完整性的情况下，用通俗易懂、简明扼要的语言，礼貌地表达自己的目的。祈使句的运用降低了商务英语信函理解难度，使得合作双方的交流更加明白晓畅，有利于达成合作共识。只有充分遵守写作规则，才能写出一封优秀的商务英语信函。

2 提高茶叶外贸商务英语信函写作及翻译水平策略

2.1 重视文化差异

迥异的历史文化和历史发展轨迹，使得东西方茶文化存在固然差异。面对这种差异，我们不能视而不见，相反，我们应该引起足够的重视。这就要求在茶叶外贸业务的商务英语信函写作中，在保留自身茶文化时，也要尊重对方的茶文化，求同存异，通过交流和了解，不断丰富自身茶文化。另一方面，我们也要注意中西方表达方式的不同，多了解一些语法使用以及语言习惯的背景，可以避免产生对英语表达的误解。

2.2 注重人员培养

商务英语信函对内容表达清楚性以及简要性的高要求，需要相关商务人员除了掌握英语基础内容，还应具备高专业能力，强大的专业知识储备才能保证专业语言的自如切换。除此之外，商务人员还应掌握并熟练使用茶叶行业的专业词汇。培养优秀人才需要高校、茶叶企业以及商务英语相关从业人员的共同努力。高校需要对理论知识进行研究更新，归纳总结专业教学中出现的问题，调整教学方针，提高教学质量[3]。茶叶企业则应该为商务英语人才提供实习就业机会，在实践中运用所学知识，及时查漏补缺，提高自身的商务英语信函的写作及翻译能力。

3 茶叶外贸商务英语信函的写作及翻译技巧

每一封商务英语信函除了表达商务合作意向等信息之外，商务英语信函写作水平的高低还传递着公司的形象，在一定程度上，彰显着公司的业务水平和实力。而对方也会根据商务英语信函来了解和判断其所包含的合作意向诚恳程度等信息，因此，商务英语信函写作在对外贸易业务中变得尤为重要，关系着公司的专业性能力以及合作沟通的有效性，在业务往来中拥有不可忽视的地位。所以，外贸商务人员必须学会商务英语信函的写作及翻译。

商务英语信函的强实用性要求商务英语信函写作有着统一的格式和严格的规范。专业规范的商务英语用语能展现公司业务专业性以及实力，为贸易合作的成功奠定基础。商务英语信函的写作及翻译要遵循英语语法，按照英语思维方式以及文化习惯，将中文想法正确翻译以及准确表达，避免用汉语思维模式和语言习惯来进行信函写作及翻译，杜绝汉化英语的表达，造成对方的阅读障碍，阻碍贸易合作的开展。在商务英语信函写作及翻译中还需要注意信函对象、遣词、造句、分段，信函的外观等因素[4]，树立以人为本的思想，在文字表达方面进行优化提炼，提高商务英语信函的可阅读性，使其在外贸业务开展中发挥其价值。

3.1 明确信函对象

商务英语信函写作及翻译最基础也是最关键的一步，就是明确信函对象。只有保证信函对象准确无误，才能确保外贸沟通的顺利进行。信函写作及翻译要尊重信函对象文化和习惯，按照对象的要求和规定进行写作，方便信函对象理解信函内容，把握信函中心思想，提高沟通交流的效率。

3.2 注意遣词，表达清楚

商务英语信函写作的一个目标是要用最少的词表达最丰富的内容。所以词汇的选择和运用发挥着重要作用。简单准确的用词是效果最佳的。相关阅读理解的研究调查表明，当文章难度稍低于读者的正常理解水平时，读者能更好更快地理解。在外贸商务英语信函中，不能因生词而让信函对象花时间和精力去查询，而是应该选择短小精悍的简单词汇，确保信函对象能迅速准确地理解信函内容。这样既展现了专业态度，也降低了产生误解的可能性，提高了沟通的有效性。专业用语和行业术语的使用更加需要注重表达的准确性。

3.3 注意造句，突出重点

商务英语写作不同于一般英语写作，不追求句式的多样性和结构的复杂性。因此在造句是不应加大语句的复杂程度，相反应该追求语句简短精炼。商务英语信函语句的长度一般是15-18个单词。如果语句过长，读者可能会跳过部分内容，导致理解错误，解决这一问题的方法是拆分句子，将一个长句变成由几个短句结合而成的句子。长句太多让人无从下手，太多短句则让人阅读起来过于琐碎，因此，长短句交错是商务英语信函的最佳表达方式，也具有最大吸引力。除以之外，一句话在表达上要有重点，一般情况下，句首、句尾的内容应该得到突出。如果将重要信息放在语句的中间部分，可能会被读者忽略。重要信息要运用造句技巧，强调其特殊性，利于信函对象在阅读过程中把握重要内容。。

3.4 注意分段，方便阅读

商务英语信函在内容排版上要注意分段，起始段落与结尾段落的长度最好控制在3-4行，而其他中间段落也应该控制在8行以内。如果段落过于冗长，容易导致信函对象没有时间进行详细阅读。如果段落过于短小，则难以准确有效地传递足够多的信息和内容。作为起着总结陈述的作用的结尾段落，也应该讲究简短扼要，直击要害。信函内容表达得越清楚准确，目的达成的可能性越大，也越能取得期待的成果。

3.5 确保信函格式规范，外观漂亮

除了信函内容的简练准确外，信函的外观同样至关重要。一个人干净整洁的外观能给别人留下美好的印象。同样，一封信函的外观整洁与否也关系着信函对象对公司印象好坏，甚至决定是否决定了对方是否愿意与你开展合作。选择合适的字体和字号能够方便阅读。字体要统一，不要同时使用多种字体，以及字体要正式，不可潦草随意，不利于辨认。字号在适宜阅读的标准下，应大小合适，慎重选择。太小或太大都不利于读者的影响信函阅读。虽然大写、粗体、斜体、下划线等可以突出内容，强调重点，但这些功能的滥用反而增加了阅读难度，使它们丧失了原本正常的功能。所以，我们在信函中要合理控制应用这些功能，才能保障作用的发挥。

4 结束语

我国作为茶叶大国，具有有悠长的茶叶历史和包容的茶文化，越来越多的茶叶企业想要进入国际化市场，首先就是要学会商务英语信函的写作及翻译，只有行之有效的商务信函才能打开交流合作的大门，从而打开国际化市场。在此基础上，掌握好商务英语信函写作及翻译的技巧，并将它们灵活地运用在实际商务信函中，才能让外贸业务更加顺畅地展开。